1為充分了解工程項目信息化現(xiàn)狀
2008年筆者對某市建管中心11個5000萬元以上的工程項目進行了調(diào)研。調(diào)研對象根據(jù)合同額大小進行劃分，涵蓋房建項目3個、市政道路及橋梁7個，圍海造地項目1個。由于此次調(diào)研的項目都已完工，主要對項目從立項直至竣工決算的批文、合約、招標文件、結(jié)算資料進行查看，其中絕大多數(shù)檔案文件都為紙質(zhì)材料，雖有專門檔案室進行管理，但查閱工作量異常繁重。調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，11個項目的財務(wù)決算都未完成，其中2個項目的施工結(jié)算超過合同價的5%，4個項目的用地審批未完成，3個項目的7個各類結(jié)算未完成。而這些項目的管理者對存在的以上問題并不了解，這樣表現(xiàn)的結(jié)果就是項目的管理混亂，條理不清晰，容易產(chǎn)生“爛尾”工程。
2項目信息化管理的解決方案
在了解了我國建設(shè)工程信息化管理的現(xiàn)狀后，應(yīng)該能夠清晰的認識到目前現(xiàn)狀的不足。筆者有幸參與了某市建管中心的信息化管理系統(tǒng)軟件的研發(fā)和使用，該軟件簡稱(GovPM)，該軟件針對目前信息化管理的不足，提出了以下解決方案。
(1)其系統(tǒng)分四大部分組成:門戶網(wǎng)站、業(yè)務(wù)門戶(聯(lián)合辦公系統(tǒng))、工程項目管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)。其中以工程項目管理系統(tǒng)為主，主要分為以下幾個模塊:前期管理、招投標管理、合同管理、造價管理、計量支付、財務(wù)管理、現(xiàn)場管理、后期管理、文檔管理和協(xié)同辦公。以上模塊通過對工程項目從立項直至竣工投產(chǎn)進行全過程管理，通過采用先進的技術(shù)體系和管理思想，形成統(tǒng)一的標準和規(guī)范，實時監(jiān)控工程項目執(zhí)行過程中的問題，減少不必要管理環(huán)節(jié)，大大提高了工程管理的效率。
(2)實現(xiàn)工程文檔的電子化管理。
(3)實現(xiàn)工程招標文件、預(yù)結(jié)算、合約、方案設(shè)計、計劃、工程款網(wǎng)上審批。
(4)對每一個合同的工程款支付進行監(jiān)控，對超付情況有提醒。
(5)以項目為中心，建立健全項目的前期計劃報建報批數(shù)據(jù)庫、施工階段進度數(shù)據(jù)庫、項目后期竣工驗收移交數(shù)據(jù)庫，方便主管領(lǐng)導(dǎo)查閱、對比。(6)項目按需求和重要性實行遠程監(jiān)控。
(7)使上級主管部門對項目進展情況了如指掌。
(8)進度計劃實施情況的提醒功能。
(9)智能手機移動辦公平臺。以上解決方案從一定程度上反映了項目管理人員普遍反應(yīng)日常工作中各種報表繁多，部門之間數(shù)據(jù)經(jīng)常無法統(tǒng)一，重復(fù)工作量大，同樣的數(shù)據(jù)需要加工多次分別報送不同的部門。同時改進了對項目做到即時監(jiān)控和動態(tài)管理，尤其是投資成本方面。
3項目信息化管理的實際效果
根據(jù)某市建管中心使用了(GovPM)信息化管理后，分析了使用信息化系統(tǒng)的管理軟件前后實際情況對比。
(1)人力資源節(jié)省。實施了信息化管理后三年，某市建管中心的工程管理人員從50多個減少至38個，檔案室從4個人減少至2人，人力成本減少了25%。
(2)文檔查閱方便可靠。實施了信息化管理后，每個項目完整文檔的查閱從2～3小時縮短至3分鐘，極大的減少了查閱資料的時間。
(3)規(guī)范管理，增加項目管理的透明度。實施了信息化管理后，項目的每個審批程序、過程文件清晰無疑，責任主體清晰，減少了腐敗的發(fā)生。
(4)聯(lián)合辦公，信息共享，提高效率。實施信息化管理前，建設(shè)單位與施工單位簽訂合同，需經(jīng)過擬稿、核稿、談判、簽章至少需要5～7個工作日，而采用了信息化管理后，時間大大縮短，時間僅需3～5天時間。且通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，各參建單位可迅速查閱工程的相關(guān)資料。
(5)掌握資金動態(tài)，加強投資控制。實施信息化管理前，上級主管部門了解某個項目的投資情況和資金使用情況，需要工程人員和財務(wù)人員共同編制若干表格進行比對說明。而采用了信息化管理后，系統(tǒng)自動生成的項目資金使用表可以清晰的說明項目立項資金、投資估算、概算、預(yù)算、結(jié)算、決算的具體情況，避免了超立項、工程款超付的情況發(fā)生。
(6)足不出戶也能對現(xiàn)場情況了如指掌。實施了信息化管理后，通過互聯(lián)網(wǎng)、遠程監(jiān)控系統(tǒng)可隨時對工程進展情況進行檢查跟進。
4結(jié)束語
筆者所在單位由于較早使用了信息化管理，在近幾年的突擊審計和專項檢查中都被作為示范單位提供給其他單位學習和推廣。隨著建筑市場的進一步國際化和規(guī)范化，以及中央對建設(shè)領(lǐng)域突出問題治理的力度的強化，這將為工程項目信息化的開展提供強有力的支持，工程項目信息化管理也必將得到更廣泛的應(yīng)用。
