1.構(gòu)建完善的檔案管理制度

在電力建設(shè)項(xiàng)目中,由于施工單位較多,存在項(xiàng)目檔案管理的工作量逐漸加大,而且各施工單位對(duì)檔案歸檔的要求及做法大不相同,因此促使檔案管理的本質(zhì)要求主要發(fā)展至規(guī)范化。為了確保檔案管理工作的順利實(shí)施,構(gòu)建一套具有科學(xué)、合理、適用且操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度是有必要的,管理制度主要將組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等內(nèi)容包含在內(nèi),還應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行區(qū)別,從形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔、竣工文件編制及交接驗(yàn)收等工作進(jìn)行詳細(xì)要求。因此在電力工程建設(shè)初期,檔案管理部門應(yīng)對(duì)施工單位分發(fā)相關(guān)規(guī)范、要求及該企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔說明,確保在對(duì)資料的收集及對(duì)竣工資料編制時(shí)標(biāo)準(zhǔn)相同且職責(zé)分明。通過對(duì)檔案管理行為的規(guī)范來促使參建企業(yè)檔案管理逐漸趨于規(guī)范化,提升檔案管理的歸檔質(zhì)量。

2.項(xiàng)目工程檔案建設(shè)及工程管理的方法

電力企業(yè)項(xiàng)目工程具有參建單位多、施工工期長(zhǎng)的特點(diǎn),因此,工程檔案數(shù)量會(huì)逐漸加大,且內(nèi)容繁多。單項(xiàng)工程完工時(shí)間也大不相同,對(duì)項(xiàng)目工程檔案收集帶來一定的困難,隨著項(xiàng)目工程建設(shè)的開始,檔案管理工作逐漸形成。當(dāng)工程竣工以后,檔案逐漸趨于完整及準(zhǔn)確。要想使檔案的客觀性得到保持及維護(hù),關(guān)鍵在于從工程項(xiàng)目初期進(jìn)行控制,對(duì)工程檔案管理工作主要從以下三方面進(jìn)行落實(shí):第一,工程建設(shè)與檔案管理同時(shí)進(jìn)行。第二,在工程建設(shè)過程中,應(yīng)對(duì)竣工材料進(jìn)行積累、爭(zhēng)辯及審定。第三,在工程竣工及驗(yàn)收階段,要確保有一套合格完善的竣工驗(yàn)收檔案。為了使電力工程檔案逐漸趨于完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng),應(yīng)通過在平時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集及積累,逐漸將事后控制轉(zhuǎn)化為事前控制,將項(xiàng)目檔案管理逐漸由末端向前沿轉(zhuǎn)移,促使后續(xù)工作逐漸轉(zhuǎn)化為前置條件,促使項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同樣在程序管理中應(yīng)用,進(jìn)一步將工程檔案管理在工程項(xiàng)目籌劃、開工直至竣工驗(yàn)收都進(jìn)行有效控制。

3.提升檔案收集的完整性及準(zhǔn)確性

在電力建設(shè)工程中,施工單位工程竣工檔案發(fā)揮著非常重要的作用,輸變電工程建設(shè)中的項(xiàng)目檔案對(duì)方方面面的工作都有所涉及,在整個(gè)工程建設(shè)得到應(yīng)用,因此,工程建設(shè)檔案的收集不僅僅是檔案人員的責(zé)任及義務(wù),為了使工程項(xiàng)目檔案逐漸朝完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)化的方向發(fā)展,是需要參與建設(shè)的所有人員共同努力來實(shí)現(xiàn)的。在工程項(xiàng)目中,對(duì)整個(gè)情況作為了解的則是工程的管理者、技術(shù)人員及施工單位,大多數(shù)檔案主要是從他們手中產(chǎn)生,也是日后運(yùn)用檔案的主體,工程技術(shù)人員主要對(duì)檔案的真實(shí)性及準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),而檔案人員則是對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化進(jìn)行檢驗(yàn)。為了確保施工單位工程檔案能夠移交順利,在工程立項(xiàng)之后應(yīng)立即對(duì)檔案進(jìn)行交底:(l)在工程立項(xiàng)以后,項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理部門進(jìn)行交底。(2)在工程開工以后,項(xiàng)目建設(shè)單位及項(xiàng)目管理部門應(yīng)對(duì)參見單位進(jìn)行交底。(3)在工程開工之后,項(xiàng)目參建單位檔案管理部門應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目管理部門進(jìn)行那個(gè)交底。通過召開會(huì)議、在施工單位現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)的方式,加大檔案管理人員與施工單位的溝通,針對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、組卷整理、編制竣工圖及交接驗(yàn)收等方面的檔案要求問題來向?qū)�業(yè)資料人員進(jìn)行提出,通過對(duì)項(xiàng)目檔案管理政策法規(guī)的學(xué)習(xí),促使檔案人員的思想、認(rèn)識(shí)及做法得到有效統(tǒng)一,進(jìn)一步對(duì)檔案質(zhì)量得到控制,避免由于意見不同而出現(xiàn)返工現(xiàn)象發(fā)生。

4.電力建設(shè)工程檔案管理的信息化

電力建設(shè)工程檔案管理信息化主要是指在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中相互融入,促使檔案的利用效率得到有效提升,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。其次,通過將重要的資料輸入電腦,不僅便于管理人員的查找,而且在后期進(jìn)行查閱時(shí)也較為方便。因此,通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,促使工作效率得到有效的提升。隨著大量電子文件的出現(xiàn)及應(yīng)用,檔案逐漸向數(shù)字化發(fā)展發(fā)展。不僅將檔案室逐漸朝數(shù)字化發(fā)展,使檔案信息管理中注入新穎的方法,而且還能將歷史數(shù)據(jù)通過文、圖、影、像的方式逐漸表現(xiàn)出來�，F(xiàn)如今,檔案管理中運(yùn)用的模式主要包括:工程設(shè)計(jì)工作電子化、檔案管理工作人工化的方式,主要對(duì)檔案的收集、接收、整理、保管及利用等。在對(duì)電子檔案保管的同時(shí),應(yīng)結(jié)合國(guó)家相關(guān)規(guī)定,對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行手工整理及歸檔�，F(xiàn)如今的電子工程設(shè)計(jì)檔案中主要的存儲(chǔ)介質(zhì)則是紙張,在根本上對(duì)檔案的利用率造成阻礙。加大對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件的手機(jī)、歸檔、儲(chǔ)存及管理,在對(duì)電子檔案的歸檔管理中,運(yùn)用數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),促使紙質(zhì)載體逐漸向數(shù)字載體轉(zhuǎn)化,并在網(wǎng)絡(luò)中得到傳輸,促使檔案管理逐漸趨于信息化。通過檔案集中存儲(chǔ)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進(jìn)行整合,促使檔案建設(shè)逐漸信息化,促使原有不同的檔案資源載體逐漸朝數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化,對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)、照片及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,有效的向企業(yè)提供網(wǎng)絡(luò)化檔案信息。構(gòu)建科學(xué)合理的文件歸檔,通過對(duì)管理系統(tǒng)的保管及利用,促使檔案建設(shè)的信息化與企業(yè)建設(shè)的信息化逐漸同步發(fā)展。

5.結(jié)語

綜上所述,在電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理中,真實(shí)完整的工程檔案作為一項(xiàng)較為寶貴的資源,對(duì)工程的全過程進(jìn)行反映。作為基礎(chǔ)性工作,工程檔案的收集應(yīng)從點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起,運(yùn)用求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度,促使檔案管理工作得到有效的控制,并能在電力企業(yè)建設(shè)工程中得到有效利用。