1.嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度

要按照項目所屬關(guān)系，把工程項目檔案管理工作納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制內(nèi)進行監(jiān)督考核，將工程項目文件的收集、積累和管理納入工程項目建設(shè)工程計劃，納入各有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，加強檢查和考核，獎罰分明。

2.增強檔案工作者的使命感和責(zé)任意識

各項檔案制度均依靠檔案管理人員才能貫徹落實，要增強檔案管理人員的使命感和責(zé)任意識，使之敬重并熱愛自己的工作，忠于職守，盡心盡責(zé)，從而在實際工作中自覺地做好檔案管理工作。

3.加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前一些工程項目都配備了相應(yīng)的資料員從事工程項目檔案的收集整理工作，他們具有檔案收集、歸檔、整理工作的相關(guān)知識，但工程施工方面的專業(yè)知識較少，基本不懂工程施工有哪些工藝，對于需要收集哪些文件材料，文件材料的填寫是否規(guī)范，與工程實體部位是否一致等問題不熟悉，對于文件材料歸檔、整理的相關(guān)規(guī)定也缺少必要的認(rèn)識；而工程專業(yè)技術(shù)人員缺乏檔案管理知識和管理經(jīng)驗，不熟悉檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，這都是造成施工過程中產(chǎn)生的工程原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題的重要原因。針對公路工程項目的施工特點，應(yīng)該有針對性地采取不同的培訓(xùn)形式，對施工項目經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)進行工程項目檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，對專兼職檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)及工程知識培訓(xùn)，對施工技術(shù)人員進行工程項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。要采取“請進來，走出去”的辦法，定期邀請上級檔案部門人員到項目部開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)咨詢和召開檔案工作座談會等，也可委派項目部檔案管理人員參加國家檔案局、市檔案局、交通部舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織項目部檔案管理人員到檔案工作先進單位學(xué)習(xí)，實地跟班參與培訓(xùn)，通過各種渠道提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。

4.嚴(yán)格區(qū)別原件與正本，保證歸檔文件的有效性

公路工程項目檔案是直接反映公路工程建設(shè)項目檔案管理工作質(zhì)量和工程質(zhì)量的重要載體，檔案原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)和憑證，因此保存公路工程項目檔案原件的重要性不言而喻。原件，是指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)印件的原始文件(帶有文件編制人與各方檢查人親筆簽名特征的文件)；正本，是有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本(符合規(guī)定格式的，蓋有責(zé)任單位公章的文件)。項目審批等合法性文件為復(fù)印件時，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存檔處，并由原件存檔單位蓋章以示證明。原材料質(zhì)量證明文件為復(fù)印件時，復(fù)印件上應(yīng)蓋有供應(yīng)商的確認(rèn)章，物資部門應(yīng)蓋驗貨(入庫)檢驗章。

5.重視公路工程項目檔案的完整性、真實性

公路工程項目檔案文件材料的形成積累和檢查要與工程建設(shè)的每一個階段、每一個環(huán)節(jié)的工作同步進行，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，確保文件材料在轉(zhuǎn)化為檔案時符合質(zhì)量要求。同步檢查，即要求檔案檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工竣工驗收階段等。文件材料的質(zhì)量檢查可以單獨進行，也可以與工程質(zhì)量、進度檢查一并進行。每一次檢查都要注重實效，避免走過場，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。由于地理因素使公路線形復(fù)雜，沿線大橋、隧道很多，因此涉及工程質(zhì)量的重大事件、重要部位、關(guān)鍵節(jié)點的照片檔案因其形式簡單、直觀，記錄真實、迅速，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性，其價值是文字材料無法替代的。記錄公路工程項目的重大事件、事故必須有完整的文字和照片等載體材料，因此照片的收集應(yīng)成為公路工程項目檔案管理的重要內(nèi)容之一。為此，聲像、光盤檔案的收集必須提到議事日程上來。光盤的歸檔要按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》的要求執(zhí)行，照片檔案的收集、整理、歸檔要按照《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

6.重視竣工圖的整理

竣工圖是工程項目建設(shè)的實際反映，是公路工程項目檔案的重要內(nèi)容，竣工圖的質(zhì)量是檔案驗收的重點核心部分。項目經(jīng)理部工程技術(shù)人員、檔案管理人員一定要熟悉竣工圖的編制要求，竣工圖要完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，做到圖實相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠�？⒐�圖以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)由設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核確認(rèn)的“設(shè)計變更單”、“工程聯(lián)系單”等與設(shè)計更改有關(guān)的文件以及現(xiàn)場驗收記錄、調(diào)試記錄編制竣工圖，確保竣工圖的準(zhǔn)確性。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽。

7.認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)公路工程項目檔案管理辦法，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證案卷質(zhì)量

檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公路工程竣工文件歸檔管理辦法》、《公路工程項目竣（交）工驗收辦法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等文件。公路工程項目檔案的整理應(yīng)遵循組卷合理、分類科學(xué)、保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系的原則；做到法律性文件手續(xù)齊備，文字書寫工整，字跡、線條清楚，紙張便于長期保管，符合公路工程項目檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證公路工程項目檔案的案卷質(zhì)量。