摘要：水利工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目全過程的記錄，是實(shí)體工程與無(wú)形工程關(guān)系，是項(xiàng)目建設(shè)的管理工具和支柱，關(guān)系到質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等。文章就項(xiàng)目法人檔案管理實(shí)施過程中的范圍、現(xiàn)狀，項(xiàng)目法人檔案管理工作的措施，檔案組卷歸檔移交等方面進(jìn)行了探討分析，并結(jié)合自己的工作實(shí)踐提出了具體的措施和建議。

關(guān)鍵詞：水利工程；項(xiàng)目法人；檔案管理資料；現(xiàn)狀；問題及措施

新的發(fā)展時(shí)期中國(guó)特別注重水利事業(yè)的發(fā)展，隨著國(guó)家投資增加，各類水利工程建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多。項(xiàng)目法人做為工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施主體，是以建設(shè)項(xiàng)目為目的，從事項(xiàng)目管理的最高權(quán)力組織，對(duì)檔案的收集、整理、督促、審核等工作的開展尤為總要。水利工程建設(shè)關(guān)系民生，水利工程檔案是對(duì)工程實(shí)體及建設(shè)程序的記錄，為水利行業(yè)的發(fā)展提供可利用數(shù)據(jù)，為建設(shè)管理決策提供依據(jù)，因此檔案管理有著特殊的重要意義。

1項(xiàng)目法人檔案管理范圍及現(xiàn)狀分析

1.1項(xiàng)目法人管理檔案范圍

水利工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施、建成、投產(chǎn)運(yùn)行的全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲象材料等多種形式的材料。水利工程檔案可分為項(xiàng)目前期資料、項(xiàng)目實(shí)施過程資料和項(xiàng)目竣工驗(yàn)階段資料及后期評(píng)價(jià)階段資料。項(xiàng)目前期文件指項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)階段，在報(bào)批過程中形成的全部資料，一般由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。項(xiàng)目實(shí)施過程文件指施工準(zhǔn)備階段、建設(shè)實(shí)施階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段，在建設(shè)管理過程中形成的資料。項(xiàng)目竣工階段資料指驗(yàn)收主持單位對(duì)具備驗(yàn)收條件的工程項(xiàng)目，通過驗(yàn)收后最終出具的竣工驗(yàn)收鑒定書等資料。項(xiàng)目法人應(yīng)提供的反映施工過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的核定性文件。主要包括施工單位檔案、竣工圖、監(jiān)理、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、檢測(cè)、設(shè)備制造單位提供的資料，法人驗(yàn)收資料、階段驗(yàn)收資料、專項(xiàng)驗(yàn)收（檔案、環(huán)保、移民驗(yàn)收等）及審計(jì)報(bào)告等。

1.2項(xiàng)目法人檔案管理現(xiàn)狀分析

一是，項(xiàng)目法人是為工程項(xiàng)目設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，隨著工程項(xiàng)目的增多，各類項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)也逐漸增多。這就存在著項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)人員臨時(shí)拼湊，缺乏專業(yè)檔案人員，不能全過程的跟隨項(xiàng)目，不能全心全意投入到管理中去。水利工程建設(shè)周期長(zhǎng)人員經(jīng)常有變動(dòng)、參建各方管理水平和方法習(xí)慣不一樣，這就增加了檔案管理的難度。二是，項(xiàng)目法人在檔案管理過程中處于中心地位，與審批各部門及參建各方之間文件接口關(guān)系多，文件控制復(fù)雜，形成應(yīng)該保存材料數(shù)量大。主要體現(xiàn)在，時(shí)下項(xiàng)目法人成立相對(duì)滯后，項(xiàng)目前期工作一般由建設(shè)單位負(fù)責(zé)報(bào)批，水利工程審批的時(shí)限長(zhǎng)，涉及到的審批部門多，為了保證資料的全面、系統(tǒng)、完整，項(xiàng)目法人應(yīng)及時(shí)收集水行政主管部門及其他部門的報(bào)建及審批過程中形成的資料。保存材料數(shù)量大，體現(xiàn)在項(xiàng)目法人收集的材料涉及各行業(yè)參建單位形成的資料，竣工驗(yàn)收資料等，涵蓋整個(gè)建設(shè)過程中形成的資料。三是，檔案管理涉及專業(yè)跨度大、文檔載體多種多樣。專業(yè)跨度大，主要體現(xiàn)在水利工程項(xiàng)目涉及到房屋建筑、園林綠化、交通、電力等專業(yè)。在實(shí)施階段項(xiàng)目法人應(yīng)提供滿足施工開工的條件，就需要辦理多部門的審批手續(xù)。文檔載體多種多樣，體現(xiàn)在工程實(shí)施過程中形成的文檔、圖像、圖表、坐標(biāo)數(shù)據(jù)、影像資料等。

2項(xiàng)目法人檔案管理工作的措施

2.1增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

項(xiàng)目法人組建時(shí)，應(yīng)注重對(duì)檔案形成過程的管理。在與各參加單位簽訂合同時(shí)明確對(duì)檔案的管理要求，配備滿足建設(shè)要求的專職檔員。由領(lǐng)導(dǎo)牽頭以會(huì)議或培訓(xùn)的形式宣貫檔案管理的重要性。各參建單位，都要按照法律法規(guī)或相關(guān)規(guī)范來(lái)收集、整理、移交檔案，確保檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.2強(qiáng)化組織體系明確制度項(xiàng)目法人單位應(yīng)明確由法人代表負(fù)總責(zé)，各參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別對(duì)本單位資料負(fù)責(zé)的原則。建立以項(xiàng)目法人檔案管理成員為核心，各參建單位專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的工作體系。依據(jù)檔案工作的法律法規(guī)和各專業(yè)的規(guī)范，制定檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度及辦法并以文件的形式發(fā)給各參建單位。主要包括適用法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)范、文件材料歸檔笵圍和保管期限表、檔案分類規(guī)則、聲像檔案管理辦法、竣工圖編制規(guī)定、檔案移交接收要求、電子文件管理辦法、檔案保管及利用等制度。將建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目管理工作計(jì)劃。將文件形成、積累、歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目各參建單位的工作職責(zé)，對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門、參建單位有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。

2.3注重檔案管理人才培養(yǎng)

水利工程在建項(xiàng)目參建人員均實(shí)行質(zhì)量責(zé)任終身制，為保證實(shí)體工程滿足設(shè)計(jì)要求發(fā)揮效益，保障項(xiàng)目參建領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員安全，應(yīng)做到各個(gè)環(huán)節(jié)管理留痕。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平尤為重要。檔案管理人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，全過程參與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程，對(duì)建設(shè)過程中形成的圖、文、聲響等資料積累整理。項(xiàng)目法人機(jī)構(gòu)配備的專職檔案管理人員，應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)和項(xiàng)目管理知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案工作人員的綜合素質(zhì)決定檔案工作的水平，建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容豐富，歸檔的文件材料涵蓋多種專業(yè)，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一是很難勝任這一角色的。通過定期的開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，宣貫國(guó)家法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人與的業(yè)務(wù)水平豐富專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員不只是建設(shè)過程的記錄者同是也是建設(shè)過程的管理者，應(yīng)賦予檔案管理人員知情權(quán)、參與權(quán)、話語(yǔ)權(quán)。組織、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建單位各方檔案積累、整理、收集。項(xiàng)目法人檔案管理人員，做好自身形成材料的收集、整理、移交，對(duì)參建各方的檔案定期進(jìn)行檢查把關(guān)。

2.4加大檔案管理投入

大中型水利工程檔案保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期為16-50年、短期為15a以下。長(zhǎng)期保管的檔案實(shí)際保管期限不得低于工程項(xiàng)目的實(shí)際壽命，短期保管的檔案在工程竣工前應(yīng)予保存且實(shí)際保管期限不得低于10a。這就涉及到檔案安全是非常重要的。為確保檔案保存能夠滿足規(guī)定保存期限，項(xiàng)目法人應(yīng)設(shè)立專門檔案室并配備設(shè)備及相關(guān)的器材，滿足防火、防潮、防盜等相關(guān)要求。同時(shí)檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)，安全問題是時(shí)時(shí)存在的。為確保形成檔案的安全，需要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，提供必要的資金是必不可少的。檔案的質(zhì)量管理，主要是提高各方業(yè)務(wù)人員的管理水平，這就需要對(duì)業(yè)務(wù)人員開展經(jīng)常性的培訓(xùn)，邀請(qǐng)省、市專家對(duì)參建人員進(jìn)行講解，必要時(shí)在社會(huì)公開招聘專業(yè)人員。

3檔案組卷歸檔移交

3.1組卷原則

水利工程檔案組卷遵循資料形成規(guī)律，遵循建設(shè)程序，形成文件的先后順序，確保文件材料真實(shí)、全面、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

3.2組卷要求

案卷內(nèi)組卷應(yīng)滿足：按階段或分年度組卷，尊重原有分類體系。應(yīng)做到分類統(tǒng)一，組卷滿足要求，便于查找，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)、及時(shí)。形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備。參照《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22；《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822—2008；歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》GB/T10609.3-2009）要求統(tǒng)一折疊執(zhí)行。

3.3建立電子檔案數(shù)據(jù)管理

項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。現(xiàn)存檔案資料載體多元化，只有結(jié)合現(xiàn)代信息化管理來(lái)管理水利工程檔案，才能發(fā)揮檔案管理的最大價(jià)值。電子檔案具有加快分析速度，利于各參建機(jī)構(gòu)傳輸管理，使檔案管理記錄形式更加靈活，各單位同步參與提供有效平臺(tái)，對(duì)管理部門和參建單位對(duì)檔案管理提供共享需求。將紙質(zhì)檔案同步電子檔案，才能更有效的和多單位，多平臺(tái)對(duì)接。檔案管理人員通過技術(shù)手段，將已形成的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中去，通過建立電子目錄形式，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，統(tǒng)一項(xiàng)目編碼、統(tǒng)一分類，科學(xué)索引等手段，逐步完善檔案管理，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值�？蓞⒄铡峨娮游募�歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

3.4檔案移交

參建各方向項(xiàng)目法人移交：項(xiàng)目法人結(jié)合工程實(shí)際制定工程檔案分類編號(hào)、歸檔范圍及保管期限等有關(guān)要求，各參建單位提供檔案應(yīng)滿足檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要求。確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)到要求后，向工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組織單位報(bào)送工程檔案自檢報(bào)告，并提出工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。待工程檔案通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，和各參建單位辦理移交手續(xù)。項(xiàng)目法人向建設(shè)單位移交檔案：項(xiàng)目法人在竣工驗(yàn)收后應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門辦理移交檔案。提出移交申請(qǐng)，由建設(shè)單位檔案管理人員和項(xiàng)目法人檔案管理人員辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

4結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案是建設(shè)管理的重要組成部分，在質(zhì)量終生責(zé)任制的今天，對(duì)于事后責(zé)任分析、工程管理、后期運(yùn)行、儲(chǔ)備知識(shí)，都有十分重要的意義。只有提高檔案管理意思，注重人才培養(yǎng)，注重過程管理，通過努力學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新方法、完善機(jī)制，才能把項(xiàng)目法人檔案管理工作做的更好。

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