二、收文及資料管理
收到文件和資料立即填寫(xiě)收文登記本（附表1）并分類(lèi)填寫(xiě)收文清單（附表2）按規(guī)定傳閱并妥善分類(lèi)存放、歸檔。
受控文件和資料必須填寫(xiě)受控文件清單（附表3）。
定期檢查文件和資料的現(xiàn)行狀態(tài)，清理過(guò)期文件和資料。
1、發(fā)文及資料管理
對(duì)外發(fā)文必須經(jīng)經(jīng)理或總工審批，由質(zhì)保部統(tǒng)一編號(hào)，采用A-27通用表格（附表4），文件內(nèi)容可增加附頁(yè)。
2、對(duì)內(nèi)發(fā)文
（1）對(duì)內(nèi)發(fā)文及資料采用統(tǒng)一（附表5）格式，發(fā)文須署名起草人，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
�。�2）發(fā)文必須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式EHRQ-WZ-類(lèi)-年-月-日（ ）
�。�3）發(fā)文手續(xù)完備后，填寫(xiě)發(fā)文登記本（附表6），并要求收文人簽字。
�。�4）原件一式三份，分發(fā)本部門(mén)、質(zhì)保部、主辦部門(mén)，其他部門(mén)相關(guān)發(fā)復(fù)印件。
�。�5）按類(lèi)別歸檔所發(fā)文件和資料并填寫(xiě)發(fā)文清單（附表7）。
3、材質(zhì)書(shū)、報(bào)表管理
（1）收到材質(zhì)書(shū)時(shí)必須在材料驗(yàn)收記錄臺(tái)帳上注明。
�。�2）發(fā)放材質(zhì)書(shū)時(shí)必須填寫(xiě)質(zhì)量證明書(shū)登記及交接記錄臺(tái)帳（附表8）。
�。�3）材質(zhì)書(shū)原件交質(zhì)保部存檔，復(fù)印件及記錄每季交物資部歸檔。
4、報(bào)表一式三份、必須有填報(bào)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，一份交財(cái)務(wù)或成本考核部門(mén)或外報(bào)（外報(bào)報(bào)表須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理審批），一份交物資部歸檔，另一份制表人留存。
5、建立文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單（附表9），掌握文件和資料的現(xiàn)行狀態(tài)。
