監(jiān)理資料對于監(jiān)理工作的重要性眾所周知,做好監(jiān)理資料管理也是需要一定的方法和技巧的。
一、完善制度、嚴格管理
監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜,專業(yè)各異,不論是總監(jiān)理工程師,還是專職資料員,僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點,制定“誰監(jiān)理、驗收,誰負責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部必須明確分工,劃分監(jiān)理工作范圍,建立內(nèi)部責(zé)任制。監(jiān)理工作范圍清楚了,監(jiān)理資料的責(zé)任也就明確了。
專業(yè)監(jiān)理工程師負責(zé)本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關(guān)監(jiān)理資料(含附件)的收集匯總及整理,分部工程驗收完畢,即應(yīng)將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責(zé)監(jiān)理資料的驗收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進行,項目監(jiān)理機構(gòu)還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度,確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度,保證崗位不缺人,工作有人做,資料有人管,監(jiān)理日記有人記,確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。
監(jiān)理人員匯報監(jiān)理工作時,應(yīng)同時匯報監(jiān)理資料的情況?偙O(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時,也應(yīng)同時檢查其負責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。
二、高度重視,詳實準確
監(jiān)理資料管理要做到及時、真實、有序,在施工監(jiān)理的全過程中,還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄,是每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上,對工程實體進行檢查,以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求,則工程實體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起,同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項、分部工程做起。細分目標,步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要的工作內(nèi)容。
施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視,在第一次工地例會上就要強調(diào)施工資料的重要性,要交代有關(guān)施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準備階段一定要嚴格把關(guān),堅持報驗必須資料先行,各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申,并爭取獲得業(yè)主的理解和支持。
三、加強溝通,牢固基礎(chǔ)
監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強與業(yè)主的溝通,爭取業(yè)主的理解和支持,監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等,都由業(yè)主提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持,否則工作很難開展,監(jiān)理資料的管理工作就難以落實。
四、講究方法,提升效率
監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動的重要資料,內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位,時間的連續(xù)性強,它是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索。
總監(jiān)應(yīng)每天簽閱監(jiān)理日記,這樣既檢查了監(jiān)理人員的工作,又熟悉了監(jiān)理情況。對于監(jiān)理日記的檢查,總監(jiān)理工程師可根據(jù)監(jiān)理人員的職責(zé)和施工進度,檢查監(jiān)理日記是否有漏記部分,例如:工程施工已到基礎(chǔ)驗收階段、工程項目某單元的土建。專業(yè)的監(jiān)理日記中應(yīng)有該單元的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎(chǔ)隱蔽工程報驗等事項;如期間內(nèi)有召開工程例會、質(zhì)量問題處理等事項也應(yīng)有記錄。以這些記錄為依據(jù),可再進一步檢查該監(jiān)理人員負責(zé)的監(jiān)理資料是否完整、及時、分類有序。如監(jiān)理日記中記載水泥進場報驗,可核查當(dāng)天有無水泥報驗單,并檢查所附的水泥合格證、準用證等質(zhì)量證明資料是否齊全、有效;如當(dāng)天有測量放線報驗記錄,可檢查當(dāng)天是否有測量放線報驗單,并檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監(jiān)理復(fù)測記錄等。還可以根據(jù)有關(guān)監(jiān)理資料來核查監(jiān)理日記。如:根據(jù)某一份原材料報驗單的日期,檢查該天的監(jiān)理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業(yè)監(jiān)理工程師所負責(zé)的監(jiān)理資料,也同時檢查了監(jiān)理工作的質(zhì)量。監(jiān)理日記審閱后,總監(jiān)理工程師應(yīng)簽字留下記錄。目前有的監(jiān)理日記記錄過于簡單,內(nèi)容不完整;有的記錄內(nèi)容不準確,只記錄施工形象進度,監(jiān)理工作內(nèi)容卻未認真記錄,有的記錄日期與施工資料不相吻合等。對于監(jiān)理日記的缺陷,總監(jiān)理工程師應(yīng)及時檢查,督促改正。這樣,總監(jiān)理工程師通過監(jiān)理日記的核查,既能掌握每個監(jiān)理人員的工作情況,同時也可以督促監(jiān)理人員按規(guī)范要求做好監(jiān)理工作。
實踐證明,要做好監(jiān)理資料的管理,應(yīng)在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上,總監(jiān)理工程師應(yīng)予重視,完善制度,落實責(zé)任,勤于檢查督促。這樣,工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。