采購管理的重要性

工程行業(yè)的采購，狹義的采購是指建筑工程材料、工程設備的采購；廣義上還包括工程（建設）項目實施單位的采購、工程項目服務等的采購。

目前很多管理規(guī)范的企業(yè)都設置了專業(yè)的采購管理部門，有些企業(yè)的采購管理部門既做狹義的采購、也做廣義的采購。有些企業(yè)將工程（建設）項目實施單位的采購、工程項目服務等放在工程（項目）管理部門里面。不管其采購的組織機構如何設置，其管理的職能是一樣的。

本文站在廣義的工程采購的視角，和大家探討有關工程采購。采購是工程項目成本控制的源頭，工程項目大部分的成本是在采購階段確定和實際消耗掉的。

采購的方式

一般來說，所有的采購都采取公開招標、邀請招標的方式確定。為什么采購要以招投標的方式進行呢？而不是直接指定對應的單位呢？

首先，這是基于我國的建筑市場法制化、規(guī)范化管理的要求。

最新的《中華人民共和國招標投標法》（2017年12月28日起施行）第三條明確規(guī)定：

在中華人民共和國境內進行下列工程建設項目包括項目的勘察、設計、施工、監(jiān)理以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購，必須進行招標：

（一）大型基礎設施、公用事業(yè)等關系社會公共利益、公眾安全的項目；

（二）全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目；

（三）使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目。

前款所列項目的具體范圍和規(guī)模標準，由國務院發(fā)展改革部門會同國務院有關部門制訂，報國務院批準。

法律或者國務院對必須進行招標的其他項目的范圍有規(guī)定的，依照其規(guī)定。

其次，通過招標，可以使工程造價更加趨于合理、便于發(fā)包方有效控制；

第三，從發(fā)包方視角看，可以選擇到合適的或自己想要的合作單位；

第四，招投標制有利于規(guī)范價格行為，遵循公開、公平、公正的原則，有利于采購從業(yè)人員的廉政廉潔，可以有效遏制建筑領域中的腐敗現象。 

業(yè)主在選擇對工程項目進行發(fā)包的時候，一般采取公開招標的方式；工程總承包方在選擇工程分包單位時（施工單位、設備材料供應商），一般采取邀請招標的形式。當然還有些特定的具有唯一性、專利性的供應商采購還可采取單一來源采購等方式確定分包單位。 

采購的管理

采購的管理分兩個層面：一是公司管理層面，二是實施操作層面。

1、公司管理層面

（1）首先要建立采購管理體系，作為指導采購工作的規(guī)范性文件，其中涉及到采購的流程、職責分工、合格供應商庫（長名單）的建立、短名單的確定、招投標程序等內容。

（2）企業(yè)層面要需要構建合格供應商庫，也即俗稱的“長名單”。

為什么要建立采購“長名單”？“長名單”的建立是工程采購管理的基礎性工作，是為了保證采購行為的合法、合理性。以工程總承包項目采購為例，在實際操作中，大多會選擇邀請招標的方式。我國《招標投標法》第十七條規(guī)定：招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。

而在選擇投標方的時候，為了避免暗箱操作、符合國家的相關審計要求，同時也為了保障發(fā)包方的利益。在選擇的時候，需要對投標方的制造能力、裝備、人力、業(yè)績、信譽等進行審核，而這些工作可以通過建立采購“長名單”解決，從而提高快速選擇合適、合格供應商的工作效率。

合格供應商庫的建立，必須嚴格進行資格預審、考察等，如遇發(fā)包方指定的和/或首次合作的，也要嚴格進行資格預審、考察，審核合格的方可納入。合格供應商的管理是動態(tài)的，有配套的淘汰機制，在業(yè)務活動實踐中發(fā)現有新的適宜的合格供應商，應及時補充，每個工程項目結束后，要對施工單位、設備材料供應商進行評價；發(fā)現有信譽、能力下降的原合格供應商，應從合格供應商名單中刪除。

（3）邀請招標的對象，也即俗稱的“短名單”，必須來源于“長名單”。

通過以上合格供應商庫的管理，可以減少不必要的支出和采購管理部門的工作量，提高采購效率。

（4）招標的程序一定要合法。在采購過程中公司的招投標委員會、紀委等還需要全過程參與監(jiān)督，以保證整個招投標過程的合法性，同時也規(guī)避了公司的風險。該走的程序、該有的資料，必須要有對應的文字記錄，避免低級錯誤的出現，這也是審計規(guī)范的需要。

2、實施操作層面

2.1 設備材料采購

（1）在采購工作實施過程中，采購人員除了要熟悉整個招投標流程外，還要適當的了解設備材料規(guī)格、技術要求、行業(yè)規(guī)范等等，否則他很難將技術要求傳達給供應商。

（2）對于重大設備材料，采購人員還要做好現場的監(jiān)造及檢查工作，以保證質量、到貨期。

（3）材料到場后，要做好四方（分別是業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方、分包方）簽證交接等工作。

（4）關鍵設備的安裝、調試。采購人員與技術人員要做好與設備廠家的溝通問題，必要時應要求設備廠家免費上門指導維護；過程中，現場施工經理要配合做好設備的復核及監(jiān)督工作。

2.2 施工分包采購

（1）重點做好分包招標標底價的編制。工程經濟人員要熟悉和了解項目所在地的工程建設標準定額。工程分包招標標底屬于公司機密，要做好保密工作。

（2）招標文件編制完成后，必須組織進行評審，以便于準確的把握相關技術和商務招標條件，避免錯漏項。筆者參加過很多項目的招標、評標工作，很多招標文件漏洞百出，導致分包方報價不均衡、不合理，也不利于準確的通過評標選擇合適的分包商。

（3）確定合適的合同計價方式。是采用固定總價、固定單價還是混合計價方式等。需要根據自身的管控能力以及項目的特點來選擇。

采購合同的管理

比較成熟的公司，都會形成標準化的合同文本，一般按照標準合同文本來進行合同的簽約。

1、合同談判要注意分技術談判和商務談判，要注意雙贏、合理的工期、合理的費用等原則。

2、合同評審要注意各個部門都要參與，市場經營、工程（項目）管理、技術、質量安全、財務、法務等，都應該站在各自的視角進行評審，并提出意見。

3、合同實施要注意變更、簽證和索賠管理。所有的變更、簽證一定要走公司的審批流程；合同索賠分為工期索賠、款項索賠，索賠也有很多技巧，有句話叫“索而不賠”，后續(xù)有機會再和大家深入探討。

4、注意在合同中約定進度里程碑節(jié)點，根據節(jié)點付款。同時設立對分包商獎罰的條款，一般獎罰對等，如提前一天獎勵多少、延遲一天處罰多少，最多多少金額封頂。在實施過程中項目部要注意文檔資料的收集整理，為獎罰做好資料準備。

5、還要注意在合同中對QHSE條款進行約定，做好現場的防護措施及文明施工的管理要求；以及對現場人員的違章處罰措施等，都需要在合同中約定，否則現場總包方對施工分包方人員違章處罰沒有依據。 

以上是筆者在工程采購、分包及合同管理的實際工作中的一些感悟，希望對大家的工作有所幫助。