如何在工程建設(shè)總承包合同實(shí)施的過程中做好合同管理?

一、建立合同實(shí)施的保證體系

　　建立合同實(shí)施的保證體系，是為了保證合同實(shí)施過程中的日常事務(wù)性工作有序地進(jìn)行，使工程項(xiàng)目的全部合同事件處于受控狀態(tài)，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　首先要作合同交底，分解合同責(zé)任，實(shí)行目標(biāo)管理。在總承包合同簽訂后，具體的執(zhí)行者是項(xiàng)目部人員。項(xiàng)目部從項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目班子成員、項(xiàng)目中層到項(xiàng)目各部門管理人員，都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)合同各條款，對合同進(jìn)行分析、分解。項(xiàng)目經(jīng)理、主管經(jīng)理要向項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行“合同交底”，對合同的主要內(nèi)容及存在的風(fēng)險(xiǎn)作出解釋和說明，項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人要向本部門管理人員進(jìn)行較詳細(xì)的“合同交底”，實(shí)行目標(biāo)管理。使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序，了解作為總承包商的合同責(zé)任、工程范圍以及法律責(zé)任。在傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目管理中，人們往往十分注重“圖紙交底”工作，忽略“合同交底”工作。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中，合同交底更為重要，只有“按合同施工”才能在執(zhí)行合同時(shí)不出或少出偏差。

　　第二，要建立合同管理的工作程序。在工程實(shí)施過程中，合同管理的日常事務(wù)性工作很多。要協(xié)調(diào)好個(gè)方面關(guān)系，使總承包合同的實(shí)施工作程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進(jìn)行工作。一方面建立定期或不定期的協(xié)調(diào)會制度，另一方面，對于一些經(jīng)常性的工作應(yīng)訂立工作程序，按質(zhì)量保證體系進(jìn)行工作，使管理人員有章可循，也就不必進(jìn)行經(jīng)常性的解釋和指導(dǎo)。

　　第三，要建立文檔系統(tǒng)。項(xiàng)目上要設(shè)專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。這些工作非常繁瑣，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。工程的原始資料都是在合同實(shí)施的過程中產(chǎn)生的，是由業(yè)主、分包商及項(xiàng)目的管理人員提供的。建立這些文檔與對這些文檔進(jìn)行管理對日后工程的索賠與反索賠有著重要的意義。

　　第四，建立報(bào)告和行文制度。總承包商和業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的溝通都應(yīng)該以書面形式進(jìn)行，或以書面形式為最終依據(jù)。這既是合同的要求，也是經(jīng)濟(jì)法律的要求，更是工程管理的需要。這些內(nèi)容包括：定期的工程實(shí)施報(bào)告，如每月的工作量報(bào)表;在工程過程中發(fā)生的特殊情況及其處理的書面文件，如工程環(huán)境的突然變化、不可預(yù)測的地質(zhì)條件以及其他情況等等，這些都必須有監(jiān)理工程師及總承包方的簽署和認(rèn)可。對在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見、請示、指示都應(yīng)落實(shí)在紙上。使工程活動(dòng)有依有據(jù)。

二、加強(qiáng)合同實(shí)施過程控制

　　合同實(shí)施控制是合同實(shí)施過程中對合同實(shí)行控制的重要環(huán)節(jié)。

　　第一，對工程目標(biāo)進(jìn)行強(qiáng)有力的控制�？偝邪�合同定義整個(gè)工程建設(shè)的總目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)經(jīng)分解后落實(shí)到各個(gè)分包商等，這樣就形成了目標(biāo)體系。分解后的目標(biāo)是圍繞總目標(biāo)進(jìn)行的，分解后的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否及其落實(shí)的質(zhì)量，直接關(guān)系到總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否及其質(zhì)量，這就是它們的辯證關(guān)系�？刂七@些目標(biāo)就是為了保證工程實(shí)施按預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行，順利地實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。工程實(shí)施控制的主要內(nèi)容包括：合同控制、質(zhì)量控制、安全控制、進(jìn)度控制和成本費(fèi)用控制。

　　合同控制有著它的特殊性，其最大的特點(diǎn)是動(dòng)態(tài)性，一方面在合同的實(shí)施過程經(jīng)常會受到外界的干擾，是呈波動(dòng)狀向合同目標(biāo)靠攏，這就需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并加以調(diào)整。另一方面，合同本身也在不斷變化，絕對不變的合同是不存在的，尤其像電源建設(shè)工程這種龐大而復(fù)雜的工程。作為總承包商的合同控制，不僅是針對與業(yè)主之間的總承包合同，而且包括與總承包合同相關(guān)的其他合同，如分包合同、采購合同等等，也包括這些合同間的協(xié)調(diào)控制。尤其在目前的總承包模式不盡完善的情況下，溝通和協(xié)調(diào)這之間關(guān)系變得尤為重要。

　　第二，對合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。在工程進(jìn)行的過程中，由于實(shí)際情況千變?nèi)f化，導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離，這就需要對合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤，要不斷找出偏差，調(diào)整合同實(shí)施。

　　作為總承包商對分包合同以及采購合同的實(shí)施要進(jìn)行有效的控制，要對其進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，以保證總承包合同的實(shí)施。此外，作為總承包商有責(zé)任對分包商的工程和工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，以保證總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　第三，對合同實(shí)施過程加強(qiáng)信息管理。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程難度與質(zhì)量要求不斷提高，而利潤含量卻不斷降低，工程管理的復(fù)雜程度和難度也越來越大。因此信息量也不斷擴(kuò)大，信息交流的頻度與速度也在增加，相應(yīng)地工程管理對信息管理的要求也越來越高。信息化管理是給工程項(xiàng)目管理提供了一種先進(jìn)的管理手段。目前在工程管理中對信息的處理還基于紙介質(zhì)進(jìn)行，信息的流速并不快。對總承包商來說，一方面這是由于項(xiàng)目自身的管理水準(zhǔn)的高低，另一方面也受到分包企業(yè)自身的管理水平的影響。