［摘要］合同管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，也是管理鏈中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)要把握前期采購(gòu)、合同談判、合同簽訂和合同履行“四個(gè)不”思維，即采購(gòu)不誤時(shí)間、談判不流形式、簽訂不留死角、履行不留余地，加強(qiáng)過(guò)程管理，做細(xì)工作，形成規(guī)范。

［關(guān)鍵詞］合同管理；合同履行；規(guī)范

1采購(gòu)不誤時(shí)間

無(wú)論是招標(biāo)還是非招標(biāo)（詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源、競(jìng)爭(zhēng)性談判）等方式進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)需求部門(mén)都要認(rèn)真把好技術(shù)文件編制關(guān)，準(zhǔn)確定位采購(gòu)方式（詢(xún)價(jià)與單一來(lái)源）之間的差異，同時(shí)要區(qū)分是物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)或其他類(lèi)型，準(zhǔn)確上報(bào)計(jì)劃，按照相應(yīng)的范本編寫(xiě)文件。采購(gòu)需求設(shè)置要合規(guī)、合法、完整、明確，要體現(xiàn)公正合理的要求，不得附加任何歧視性條款，不能有指向性、傾向性等不合格現(xiàn)象，要準(zhǔn)確無(wú)誤地表明要求以及想要達(dá)到的目的，使采購(gòu)項(xiàng)目能按時(shí)正常走流程完成掛網(wǎng)招標(biāo)。同時(shí)，歸口合同管理的計(jì)劃部門(mén)要跟進(jìn)項(xiàng)目采購(gòu)文件，適時(shí)適用“三項(xiàng)制度”，把好商務(wù)審查關(guān)，使項(xiàng)目能順利完成開(kāi)標(biāo)等程序。

1.1適時(shí)適用最高（低）報(bào)價(jià)制度。無(wú)標(biāo)底招標(biāo)對(duì)價(jià)格控制較為困難，從以往招標(biāo)情況看，都在不同程度上碰到圍標(biāo)造成的哄抬標(biāo)價(jià)以及低價(jià)搶標(biāo)現(xiàn)象。按照不同的項(xiàng)目，在制定招標(biāo)文件時(shí)要合理設(shè)置最高（低）價(jià)格，可以促進(jìn)順利完成項(xiàng)目招標(biāo)工作。一般情況下，對(duì)低價(jià)中標(biāo)的采購(gòu)活動(dòng)要設(shè)立最高報(bào)價(jià)約束，防止超預(yù)算使采購(gòu)活動(dòng)流標(biāo)現(xiàn)象反復(fù)發(fā)生。對(duì)于副產(chǎn)品銷(xiāo)售等高價(jià)中標(biāo)的采購(gòu)活動(dòng)設(shè)立最低報(bào)價(jià)約束，防止中標(biāo)價(jià)格低于市場(chǎng)普遍價(jià)格。

1.2適時(shí)適用投標(biāo)保證金制度。投標(biāo)保證金制度是避免投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)隨意撤回、撤銷(xiāo)投標(biāo)或中標(biāo)后不能提交履約保證金和簽署合同等行為而給公司造成損失、特別是時(shí)間損失的有力手段。要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)一些門(mén)檻不高、難度不大的項(xiàng)目以及副產(chǎn)品銷(xiāo)售等招標(biāo)設(shè)立保證金，提高采購(gòu)質(zhì)量，避免第一中標(biāo)人爽約，避免出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)現(xiàn)象。投標(biāo)保證金是現(xiàn)代工程招投標(biāo)工作中的重要環(huán)節(jié)，其能夠極好地約束招投標(biāo)參與者的個(gè)人行為，并維護(hù)他人的合法權(quán)益，也避免了出現(xiàn)圍標(biāo)情況。但在實(shí)際操作中，要注意防范風(fēng)險(xiǎn)，比如采用支票形式繳納保證金，方便了投標(biāo)人，但是招標(biāo)人很難判斷資金的真實(shí)性，只能從形式上檢查支票是否符合要求，從而會(huì)給招標(biāo)人帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3適時(shí)適用履約保證金制度。所謂合同履約保證金，是為了防止各種不確定性風(fēng)險(xiǎn)以及考察中標(biāo)單位有沒(méi)有實(shí)力完成此采購(gòu)項(xiàng)目的一種程序，具有控制合同有效執(zhí)行與防范風(fēng)險(xiǎn)的功能。對(duì)非階段性、短期內(nèi)不能完成的項(xiàng)目尤其是承包項(xiàng)目、運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目以及副產(chǎn)品銷(xiāo)售等設(shè)立履約保證金，可以有效保障生產(chǎn)有序、連續(xù)進(jìn)行。在商務(wù)審查中，要嚴(yán)格勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、調(diào)試、承裝（修/試）、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、特種設(shè)備和壓力管道等項(xiàng)目的資質(zhì)管理規(guī)定、資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，確保完全符合國(guó)家法律法規(guī)管理規(guī)定。同時(shí)，在業(yè)績(jī)規(guī)定上，保持適度穩(wěn)定；在合同和用戶(hù)證明上，和最終用戶(hù)簽的合同，由最終用戶(hù)出具證明；對(duì)于設(shè)備供應(yīng)，要求兩個(gè)工程投運(yùn)三年及以上；對(duì)設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位，要求5年內(nèi)兩個(gè)投運(yùn)業(yè)績(jī)，并把握母公司可以用子公司的業(yè)績(jī)，子公司不能用母公司的業(yè)績(jī)。通過(guò)以上幾個(gè)方面的把關(guān)，保障中標(biāo)單位的合適性。對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)方式，原則上采用詢(xún)價(jià)方式進(jìn)行采購(gòu)，應(yīng)滿(mǎn)足如下條件：一是采購(gòu)金額低于集團(tuán)公司規(guī)定的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)限額；二是采購(gòu)標(biāo)的市場(chǎng)供應(yīng)充足，滿(mǎn)足條件的潛在的供應(yīng)商有3家以上，能夠形成充分的競(jìng)爭(zhēng)；三是采購(gòu)標(biāo)的價(jià)格要相對(duì)穩(wěn)定、透明，在一定時(shí)期內(nèi)波動(dòng)幅度不大。采用單一來(lái)源以及競(jìng)爭(zhēng)性談判方式進(jìn)行采購(gòu)，也要滿(mǎn)足相應(yīng)的條件。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式應(yīng)符合以下條件之一：一是采用不可替代專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)或者其他特殊原因，只能從唯一的供應(yīng)商處采購(gòu)；二是原采購(gòu)的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或擴(kuò)充，必須向原供應(yīng)商采購(gòu)；三是因必須保證與原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套要求繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)的；四是因樣件試制、樣機(jī)試用、小批量質(zhì)量穩(wěn)定性驗(yàn)證需要而從新開(kāi)發(fā)供應(yīng)商處采購(gòu)的，以及因新技術(shù)聯(lián)合開(kāi)發(fā)等需要從特定供應(yīng)商處采購(gòu)的；五是緊急采購(gòu)；六是詢(xún)價(jià)失敗后，經(jīng)批準(zhǔn)可以進(jìn)行合同談判的。采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，應(yīng)符合下列條件之一：一是技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；二是滿(mǎn)足條件的潛在供應(yīng)商較少，不能形成充分競(jìng)爭(zhēng)；三是不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。

2談判不流于形式

明確由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織合同談判。合同談判前，承辦部門(mén)要做好相關(guān)的信息收集工作，并組織相關(guān)部門(mén)（計(jì)劃、監(jiān)察、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門(mén)）人員召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，討論有關(guān)事項(xiàng)，并對(duì)后續(xù)談判評(píng)估最高及最低的期望值。工程（物資）合同，沒(méi)有經(jīng)過(guò)比價(jià)項(xiàng)目，事先由承包方負(fù)責(zé)提供工程預(yù)算書(shū)（或物資報(bào)價(jià)單）等資料，經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)審核工程量后，計(jì)劃部門(mén)負(fù)責(zé)審核預(yù)算（物資部門(mén)負(fù)責(zé)審核物資價(jià)格）合理性，監(jiān)審部門(mén)負(fù)責(zé)最終預(yù)算（價(jià)格）審計(jì)后簽訂合同。談判資料、人員不全時(shí)，談判人員不能談判。合同談判一般分為技術(shù)談判和商務(wù)談判，談判時(shí)，技術(shù)條款談妥后，方可進(jìn)行商務(wù)談判。合同談判全過(guò)程要保持談判人員穩(wěn)定，無(wú)特殊情況，不得更換。談判的過(guò)程和結(jié)果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認(rèn)，然后根據(jù)談判結(jié)果來(lái)編寫(xiě)合同文本，并由公司的職能部門(mén)審核，主要審核合同是否合法，內(nèi)容是否嚴(yán)密和可行。企業(yè)要對(duì)合同進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，在限額的范圍內(nèi)可以批準(zhǔn)簽訂合同，超過(guò)限額的合同，要有管理權(quán)限的上級(jí)審核通過(guò)后才可以授權(quán)公司對(duì)外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號(hào)然后歸到檔案部門(mén)管理，有關(guān)財(cái)務(wù)收支的要留一份原件給財(cái)務(wù)部門(mén)記賬所用。談判人員要履行好崗位職責(zé)，做好談判的本職工作，為企業(yè)爭(zhēng)取更大的利益。談判人員要增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在合同管理中，沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)的合同是絕對(duì)不存在的，要學(xué)會(huì)界定合同潛在的風(fēng)險(xiǎn)，有超前的防范意識(shí)，化解、轉(zhuǎn)移自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，控制對(duì)方有意轉(zhuǎn)嫁的風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避不應(yīng)由自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。

3簽訂不留死角

訂立合同時(shí)要采用各類(lèi)合同的示范文本。在合同通用條款的基礎(chǔ)上，修改適合本項(xiàng)目且用詞恰當(dāng)、條款清晰、責(zé)任分明、約束條件完善的專(zhuān)用條款，嚴(yán)格落實(shí)合同評(píng)審及審批制度，從而規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)、使合同的準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、合法性、有效性、可行性得到充分體現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)良好收益。合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明是否包含本數(shù)。除當(dāng)事人情況、履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等基本要素要逐項(xiàng)寫(xiě)明、不得漏項(xiàng)，標(biāo)的要十分準(zhǔn)確。特別要注意的是，對(duì)運(yùn)行維護(hù)及類(lèi)似項(xiàng)目（由設(shè)備管理部確定）、承包項(xiàng)目，要特別明確合同到期的時(shí)間，合同單位必須做好交接工作，直至新的合同單位完全到位。同時(shí)，在合同到期時(shí)，如出現(xiàn)新的合同單位尚未確定的情況，合同單位必須按原合同繼續(xù)履行，直至新的合同單位到位，以保持生產(chǎn)過(guò)程的穩(wěn)定性和持續(xù)性，避免不必要的糾紛。對(duì)改造類(lèi)工程合同在確保施工安全、質(zhì)量的前提下，對(duì)施工工期也要作明確要求，在合同中要有工期延誤考核條款，可按天給予一定金額的處罰，確保施工工期可控，避免因工期延誤造成電量的考核損失，影響企業(yè)效益。

4履行不留余地

合同生效后，當(dāng)事人必須嚴(yán)格按照合同條款約定的權(quán)利和義務(wù)全面履行合同，責(zé)任部門(mén)要嚴(yán)密實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的履行狀況，把合同責(zé)任分解到各個(gè)相關(guān)部門(mén)做好工作之間的銜接，做到“四嚴(yán)”。

4.1合同標(biāo)驗(yàn)收嚴(yán)格。在訂立合同時(shí)要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將標(biāo)準(zhǔn)明確化，可計(jì)算化。要認(rèn)真地審查所制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否能夠滿(mǎn)足需求，同時(shí)要?jiǎng)澏ó愖h期限，在期限內(nèi)有權(quán)要求對(duì)方更換不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)品。履行完畢后，由承辦部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)，及時(shí)按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在標(biāo)的物驗(yàn)收過(guò)程中，承辦部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定收集與合同有關(guān)的全部技術(shù)資料，對(duì)技術(shù)資料移交不全的，由承辦部門(mén)追究對(duì)方的責(zé)任。例如，在物資采購(gòu)的過(guò)程中，對(duì)到場(chǎng)的貨物要及時(shí)開(kāi)箱驗(yàn)收，確認(rèn)貨物的品牌、性能參數(shù)、數(shù)量、合格證等是否符合要求，對(duì)不符合要求的拒絕在驗(yàn)收單上簽字，保留相關(guān)的證據(jù)資料，由供應(yīng)商重新發(fā)貨或補(bǔ)充發(fā)貨，造成經(jīng)濟(jì)損失的由采購(gòu)部門(mén)與承辦部門(mén)負(fù)責(zé)追究對(duì)方責(zé)任。

4.2合同價(jià)款結(jié)算嚴(yán)謹(jǐn)。由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)，結(jié)算手續(xù)必須符合財(cái)務(wù)管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)手續(xù)不全、計(jì)算有誤、資料不合規(guī)定、與合同條款不符的，財(cái)務(wù)部門(mén)不予結(jié)算。但同時(shí)也要注意，對(duì)于工程類(lèi)合同，在工程竣工后，具備驗(yàn)收條件的要控制好時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)收集好相關(guān)資料，盡快辦理驗(yàn)收手續(xù)，到財(cái)務(wù)完成工程結(jié)算，避免固定成本進(jìn)賬滯后。合同結(jié)算時(shí)，應(yīng)按照合同規(guī)定扣除質(zhì)保金。質(zhì)保期滿(mǎn)，由生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)對(duì)合同項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行技術(shù)評(píng)審，合同承辦部門(mén)辦理付款證明，財(cái)務(wù)部門(mén)方可支付質(zhì)保金。

4.3合同的定金、預(yù)付款、進(jìn)度款支付嚴(yán)密。企業(yè)要嚴(yán)格按照合同訂立時(shí)明確約定的付款方式、交付時(shí)間、定金額度、違約責(zé)任等條款執(zhí)行（合同支付比例嚴(yán)格按照集團(tuán)公司、江西公司管理辦法執(zhí)行），不給對(duì)方任何鉆條款空子的機(jī)會(huì)。由承辦部門(mén)按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定辦理手續(xù)，財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)所有資料（工程款支付審批表、工程階段驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、材料領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表、領(lǐng)料單、工程簽證單、設(shè)計(jì)變更單和扣款單）、已支付工程款合計(jì)、總支付節(jié)點(diǎn)和比例及應(yīng)扣款項(xiàng)（水電費(fèi)、稅金等）查實(shí)確認(rèn)。對(duì)手續(xù)不齊全，不符合條件的，財(cái)務(wù)部不予支付。

4.4合同的變更、解除與糾紛處理嚴(yán)肅。合同變更不超過(guò)原合同額的10%且不超過(guò)2萬(wàn)元的工程按《工程管理標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。合同的變更或解除，應(yīng)按法定或合同約定的條件與程序辦理。變更或解除合同使企業(yè)遭受損失時(shí)，除依法可以免除責(zé)任外，合同承辦人負(fù)責(zé)向?qū)Ψ阶穬斢纱嗽斐傻慕?jīng)濟(jì)損失。

5結(jié)語(yǔ)

合同管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)格的工作，一點(diǎn)小失誤都可能釀成大錯(cuò)，給企業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失和難以估量的不良影響。企業(yè)在實(shí)踐中要不斷完善管理，充實(shí)內(nèi)容，積累經(jīng)驗(yàn)，防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。