摘要:信息化管理是近些年來提升企業(yè)工作效率的有效的管理模式,標志著企業(yè)走進了新的數據時代。本文主要從工程監(jiān)理企業(yè)信息化建設的視角,通過信息化平臺建設的四個階段:即準備階段、實施階段、反饋階段、總結階段來解析其建設過程,并就監(jiān)理企業(yè)信息化在如今的大數據時代的發(fā)展給予期待。
關鍵詞:工程監(jiān)理企業(yè);信息化管理;信息化建設
1監(jiān)理企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀
自20世紀90年代起,隨著監(jiān)理行業(yè)日益激烈的競爭,信息化水平的提高、工作效率的提高成為了企業(yè)競爭力的核心。但是在“大同小異”的工作制度面前,所有提升工作效率的手段都略顯卑微,直到“信息化管理”的概念進入了工程監(jiān)理的視野。從早期的局域網辦公,到如今的信息化系統(tǒng)管理,都是以數據資源共享為基礎,以合理化辦公流程為前提,以節(jié)省工作資源為目的,逐步實現(xiàn)企業(yè)工作流程由繁至簡的轉變,從而有效的提高企業(yè)的競爭力。然而,信息化管理并不能被所有企業(yè)所認可,導致該現(xiàn)狀的原因也有很多:其一是我國缺乏統(tǒng)一的數據標準和適用的數據庫,集成度不高,不利于信息技術的推廣。這就涉及到我國數據標準體系的建立,及統(tǒng)一軟件數據接口,當數據接口統(tǒng)一,所有軟件可以形成數據互通,信息化管理將進入一個新的時代;其二是企業(yè)對信息化的認識不夠,對職員的普及、推廣存在問題。很多企業(yè)不愿在信息化管理軟件中投入更多的資金,原因是短時間內不會為企業(yè)帶來效益,反而會增加負擔;另外信息化管理軟件的使用深度及范圍也是參差不齊,信息化管理軟件所帶來的效益,更多需要根據企業(yè)實際狀況選擇使用一個能與企業(yè)實際相融合的軟件,這是目前大部分企業(yè)應首先著手解決的問題。
2監(jiān)理企業(yè)信息化平臺的建設研究
2.1準備階段
準備階段,即企業(yè)在信息化平臺建設初期,所需要做的準備工作。該階段應涵蓋以下內容:1)調研收集:好的開始是成功的一半,對于信息化平臺的建設也是如此。好的開始,即為根據網絡、同行業(yè)、以及實地調查了解將得到的信息進行分析,企業(yè)為信息化項目投入的資金,以及企業(yè)管理體制等多方面的因素,為企業(yè)挑選,甚至于量身打造最為合適的信息化管理系統(tǒng),并縮小軟件開發(fā)商的選擇范圍。2)過程梳理:在通過招標確定軟件開發(fā)商并簽訂合同后,邀請開發(fā)商制定企業(yè)信息化工作計劃及實施內容。同時通知企業(yè)各部門推選出一位對本部門工作流程了解詳盡的人員,準備好隨時配合流程梳理工作。信息化平臺的運行,是以提高工作效率為前提的,而保證工作效率提高的基礎則是合理的工作流程,工作流程順暢,信息化管理才有了保障。在過程梳理中,除了流程梳理之外,第二項重要的工作則是工作模塊及模板的梳理。各部門需要將各自模塊內的功能需求予以提出。例如:行政工作日常工作中需要負責管理公司用印,則按具體分類,配置公章用印流程等,并具體至文件名稱,更便于員工申請。并且是否需要電子印章,有哪些文件可使用電子印章,都需要作出具體說明。在提出功能需求時,文件模板可以一并提供。文件的數據獲取可以為多種形式,人工輸入、鏈接位置獲取都可以,但是生成的文件一定要符合工作需求以及規(guī)范,即為文件模板。該環(huán)節(jié)也是不可或缺的。3)交流協(xié)調:“滴水穿石,非一日之功”,準備階段后期,則需要信息化建設參與各方更多的交流溝通,建立工作群組,將每日的工作動態(tài)及時的進行發(fā)布。交流協(xié)調過程即是提出問題及解決問題的過程。企業(yè)及開發(fā)單位可建立工作記錄及問題提出、修改檔案,其中可對提出的問題以文字以及圖片等方式進行回復?筛鶕䦟嶋H狀況,調整交流周期。
2.2實施階段
實施階段即為信息化平臺建設階段。該階段工作應涵蓋一下四點工作內容:1)主體結構:與軟件開發(fā)方確定信息化平臺的主體結構形式,并要求開發(fā)方于開始具體內部功能開發(fā)前對主題結構進行交底。工程監(jiān)理企業(yè)需組織人員對主體結構進行考察、提問,并給出意見及修改建議。2)功能設置:在對信息化平臺主體結構進行商定后,進入模塊開發(fā)階段。在此階段各個部門需緊密配合開發(fā)工作,提出對模塊的功能需求,包括添加、刪除、上傳、下載、是否要相關流程進行設定、數據表達方式等都需要根據模塊的不同進行選擇。3)及時溝通:工程監(jiān)理企業(yè)應將重點放在與開發(fā)方的階段性交流上,例如每隔一周進行一次信息化平臺建設展示及交流,并在展示過程中總結工程監(jiān)理方所需要提出的問題,整理成文,并在交流過程中向開發(fā)方提出。此項工作能更有效的減少在開發(fā)實施階段中,因開發(fā)方對工程監(jiān)理行業(yè)的需求不了解而在平臺建設中產生的邏輯性錯誤及誤解。4)組織培訓:在實施階段后期,在信息化平臺的雛形已經建成的情況下,需邀請開發(fā)方組織人員對工程監(jiān)理企業(yè)員工進行交流培訓,讓員工充分的理解信息化平臺建設的意義及優(yōu)勢,減少員工對新運行模式的抵觸。與此同時,培訓可以讓員工對信息化平臺有一個更深入的理解,并且熟悉平臺操作,提升在未來正式使用的工作效率。
2.3反饋階段
反饋階段,即是信息化平臺在開發(fā)工作完成后,使用企業(yè)對平臺進行試運行測試并將使用中存在的問題予以反饋。1)角色試運行:監(jiān)理企業(yè)組織人員按角色分配對信息化平臺中所有模塊、流程進行測試,以保證模塊功能完整,且工作流程符合企業(yè)程序文件。將發(fā)現(xiàn)問題及時的進行反饋。2)整體試運行:監(jiān)理企業(yè)下發(fā)信息化平臺整體試運行通知,所有員工參與測試。完善員工個人資料、項目工程資料、日常工作實行信息化平臺及原工作流兩步走。基礎資料完善后,對信息化平臺基于基礎資料的流程進行測試,并收集問題進行反饋。同時,對于平臺中的其他工作流程進行進一步、高頻率的測試,并收集問題進行反饋。3)二次開發(fā):在開發(fā)方將企業(yè)反饋問題處理完成后,根據企業(yè)需求,考慮是否需要在平臺中添加新功能。并將所需新添加項整理成文,邀請設計方參加研討會,細化功能需求。
2.4總結階段
1)信息化平臺規(guī)范化管理。編制《信息化平臺管理實施方案》及《監(jiān)理項目信息化管理辦法》增強對信息化平臺中的操作及數據的管控,規(guī)范化信息化平臺的使用。2)信息化平臺運行狀況。對信息化平臺的使用狀況進行統(tǒng)計,包括登錄統(tǒng)計、流程使用統(tǒng)計、資料上傳統(tǒng)計等,反映出信息化平臺的使用情況。同時,對使用中容易產生錯誤的操作予以統(tǒng)計,并編制《信息化平臺使用手冊》對企業(yè)員工信息化平臺操作進行指導。3)信息化管理的優(yōu)勢及價值。(1)有利于提高公司對項目監(jiān)理機構的整體管理水平和監(jiān)控能力,規(guī)范和優(yōu)化項目監(jiān)理業(yè)務流程,督促項目監(jiān)理機構落實監(jiān)理責任。(2)規(guī)范公司內部管理,優(yōu)化業(yè)務流程,有利于提升公司的核心競爭力。(3)便于知識的積累和共享,有利于創(chuàng)建學習型企業(yè)。(4)創(chuàng)新管理模式,為公司順應監(jiān)理企業(yè)發(fā)展的趨勢,逐步向項目管理公司轉變夯實基礎。(5)豐富和發(fā)展監(jiān)理企業(yè)信息化管理的相關理論,為其他監(jiān)理企業(yè)的相關研究提供借鑒。
3信息化平臺多元化數據接軌
3.1與大數據接軌
如今,“信息化”與“大數據”等詞匯正充斥著我們的生活,兩者的關系也是如膠似漆。大數據是將種類多、數量大的數據信息收集整理,形成數據資源,而數據資源的傳輸載體則是由信息技術來充當?梢哉f信息技術為大數據的前行掃平主要障礙,傳感、存儲、傳輸以及處理技術的發(fā)展,都是大數據賴以生存、發(fā)展的前提。企業(yè)信息化,可以認為是大數據中的末梢神經,通過信息化進行數據的監(jiān)理企業(yè)信息化管理獲取、交換,提升企業(yè)競爭力。
3.2與五方責任主體接軌
工程項目中,五方責任主體的溝通是冗雜的,每一方面及時的信息交流尤為重要。信息化的建設,是化解此問題的必經之路。通過信息化將五方責任主體緊密聯(lián)系在一起,每一方都可以將信息及時共享在信息化平臺中,而其他各方也可以及時根據得到的信息給與回饋,從而大大減少了由于信息交流不暢所引發(fā)的各類問題,實現(xiàn)共贏。
4結論
信息化的發(fā)展是現(xiàn)今企業(yè)的必經之路,是與外界信息接軌的源頭。大數據時代的來臨,更將企業(yè)競爭推到了不進則退的境地,信息化則成為了企業(yè)競爭力中的重中之重。企業(yè)信息化的建設,則需要符合公司工作需求、工作流程。成功的信息化建設,則會為企業(yè)創(chuàng)造辦公管理效率和水平的提升、優(yōu)化業(yè)務流程、創(chuàng)新管理模式等新的企業(yè)競爭力。為企業(yè)的發(fā)展融入新血液,推進企業(yè)攀上更高的頂峰。正所謂“不積跬步無以至千里”,信息化的建設也不是一朝一夕就可以完成的,它需要所有人員的不懈努力,“取其精華,去其糟粕”,才能走出一條符合企業(yè)規(guī)劃的獨特路線,最終使企業(yè)達到質的飛越,走向強者之巔。