1工地監(jiān)理例會及其存在的必要性
工地監(jiān)理例會是經(jīng)監(jiān)理與業(yè)主代表、施工單位項目經(jīng)理協(xié)商一致，定期召開的由總監(jiān)主持的項目會議。與會人員監(jiān)理方面有總監(jiān)理工程師(包括總監(jiān)代表)、專業(yè)監(jiān)理工程師；承包商方面有項目經(jīng)理、技術(shù)負責人及安全管理人員；業(yè)主方面有項目經(jīng)理及業(yè)主代表、業(yè)主各職能部門管理人員及設(shè)計方的設(shè)計代表。必要時還可邀請分包商和材料供應(yīng)商參加。
工地監(jiān)理例會的目的有兩個：一是協(xié)調(diào)施工組織，解決施工問題，發(fā)布施工指令；二是通過建設(shè)各方的相互溝通，達到相互理解、相互配合和相互支持。會議的任務(wù)是：對建設(shè)項目實施“四控二管一協(xié)調(diào)”(質(zhì)量、安全、進度、費用“四控制”，合同、信息“二管理”，協(xié)調(diào)各方關(guān)系和解決問題)，從而確保工程目標的實現(xiàn)。
根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB50319—2000)的要求，工地監(jiān)理例會應(yīng)包括以下主要工作內(nèi)容：檢查上次例會議上所定事項的落實情況，分析某些事項未完成的原因；檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進措施；檢查工程量核定及工程款支付情況；解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項；其他有關(guān)事宜。由此可見，工地監(jiān)理例會是關(guān)系到工程施工安全、進度、質(zhì)量和費用投入是否偏離目標，以及參建各方能否圍繞目標協(xié)調(diào)一致，并實現(xiàn)有效合作的一個極其重要的項目會議。
2工地監(jiān)理例會存在的主要問題和原因分析
2．1主要問題
工地監(jiān)理例會往往難以達到預期的目的。通過調(diào)查分析，主要是由以下幾種原因。
(1)隨意缺席，溝通不暢。一些承包商的與會人員往往以種種理由缺席，或者委托其他人員充數(shù)代為參加，有時到會的僅項目經(jīng)理一人甚至僅派一名輔助人員與會，使工地監(jiān)理例會的質(zhì)量大打折扣，難以達到溝通及提出問題、解決問題的目的。
(2)規(guī)避問題。施工單位在匯報時，往往對質(zhì)量和進度中存在的問題避重就輕，不反映實際情況。
(3)決策寡斷。優(yōu)柔寡斷，久拖不決。同樣的問題，在會議上多次提出卻得不到及時解決，導致目標值嚴重偏離。
2．2原因分析
2．2．1對召開工地監(jiān)理例會的目的意義認識不足主要表現(xiàn)在施工單位的項目部管理人員缺乏全局觀念，有的甚至認為只要業(yè)主滿意就行，監(jiān)理滿意不滿意無所謂，對監(jiān)理的意見不予重視，甚至是置若罔聞，故而直接導致會議的質(zhì)量下降，達不到預期效果。這種現(xiàn)象若得不到及時糾正，長此以往，與會者勢必對會議召開感到厭倦疲沓，結(jié)果造成惡性循環(huán)。
2．2．2利益驅(qū)動，不顧全局出于自身利益的考慮，一些施工單位或其他參建方常常不肯真實地反映施工中出現(xiàn)的某些問題，致使信息失真，決策失誤。
2．2．3素質(zhì)參差不齊事先對會議程序和匯報內(nèi)容不明確，導致與會人員匯報無主題，匯報內(nèi)容不全面、不具體、不系統(tǒng)，片面性、隨意性很大，或只講自己一方關(guān)心的事項，忽視其它；或只報流水帳，抓不住要領(lǐng)，重點不突出；或只講表面工作，不談實質(zhì)問題等，致使會議主持者不能正確而全面地掌握施工進展情況，更不能果斷和準確地作出決策。
2．2．4會前準備不足，主持人心中無數(shù)，議題漫無邊際對前段施工情況無講評、無檢查，只能由與會人員在會上信口開河；對下階段工作無安排、無要求，即使提要求也只是泛泛而談，不明確、不具體。會議主持者猶豫不決，少有主見，這是同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時協(xié)調(diào)解決的主要原因。
2．2．5建設(shè)單位(業(yè)主)代表越俎代庖在正常情況下，明智的業(yè)主—般都會將工程中的進度、質(zhì)量、費用及安全等“四控二管一協(xié)調(diào)”的工作委托給監(jiān)理，這樣做，業(yè)主就無須建立龐大的管理機構(gòu)，可把精力集中于本單位的主要工作上。然而，有的業(yè)主單位花錢請了監(jiān)理，卻不注意發(fā)揮監(jiān)理的作用，仍然習慣于原有陳舊的老套數(shù)、老辦法，自己操辦并主持會議。在工程的具體管理上，又以自我為中心，把監(jiān)理擱于難以開展工作的地位。這樣做，失去了聘請監(jiān)理的意義，發(fā)揮不了監(jiān)理在工程管理上的專業(yè)特長作用。
3提高工地監(jiān)理例會效率和效果的對策
3．1高度認識開好工地監(jiān)理例會的重要性
為開好工地監(jiān)理例會，監(jiān)理工程師應(yīng)對業(yè)主召開的第一次工地會議作充分準備，即對以后召開的工地監(jiān)理例會的目的、作用、意義及重要性向與會人員表達清楚，統(tǒng)一大家對開好會議的思想認識，并強調(diào)會議的嚴肅性，以共同促進會議效率和會議質(zhì)量的提高。只有在認識一致、目標一致的前提下，與會各方才可做到步調(diào)一致，動作協(xié)調(diào)。這不僅能提高會議質(zhì)量和效果，而且工程的進度、質(zhì)量和費用控制及安全監(jiān)督管理也能得到保證。
3。2建設(shè)單位應(yīng)熟悉工程監(jiān)理工作的有關(guān)規(guī)定，支持監(jiān)理在業(yè)主的授權(quán)下行使權(quán)力并履行職責
從根本上來講，支持監(jiān)理的工作亦是支持建設(shè)單位自己。有的業(yè)主代表在項目過程管理中常常越俎代庖，超過監(jiān)理直接指揮現(xiàn)場，而在召開工地監(jiān)理例會時，又把工程中產(chǎn)生的進度和質(zhì)量及安全問題一味地推給監(jiān)理，使監(jiān)理人員在會上相當被動。因此，建設(shè)單位有必要在工程項目實施之前，組織項目主管及工程管理人員，尤其是工程主要負責人，學習、熟悉工程監(jiān)理方面的有關(guān)知識和規(guī)定，了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、權(quán)利和義務(wù)及應(yīng)承擔的責任。
當然，建設(shè)單位同時也具有對監(jiān)理工作進行檢查監(jiān)督的責任。當發(fā)現(xiàn)監(jiān)理機構(gòu)在實施工程監(jiān)理過程中存在問題，如工程建設(shè)協(xié)調(diào)不到位，進度、質(zhì)量、安全及施工費用嚴重偏離目標而不能及時糾正，或者與有關(guān)單位串通，損害業(yè)主方利益，降低工程質(zhì)量等，業(yè)主有權(quán)提出整改意見，或向監(jiān)理單位提出更換監(jiān)理人員的要求。
3．3監(jiān)理人員應(yīng)該在會前了解掌握情況，做到心中有數(shù)
為了開好工地監(jiān)理例會，總監(jiān)和各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)當十分熟悉工程建設(shè)的施工過程，全面掌握項目各方面的工作情況。
(1)充分熟悉工程合同條款(包括委托監(jiān)理合同和施工承包合同)。要搞清楚施工進度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求以及各項工作接口，搞清楚業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方的責任、權(quán)利和義務(wù)。
(2)充分了解施工現(xiàn)場情況，對現(xiàn)場巡視不漏項、不留空。各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)按照自己的職責，深入現(xiàn)場，逐項巡查。對日進度、施工質(zhì)量與安全、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應(yīng)，以及上次現(xiàn)場會議決定的執(zhí)行情況和整改通知書發(fā)出后的整改情況等，都必須全面了解。
(3)充分做好與各方的會前溝通工作。首先，要制定會議程序；其次，要明確與會各方必須向會議匯報的內(nèi)容，包括資料準備、工程進展、存在問題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項及下一步將采取的具體措施等；第三，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、施工單位(包括分包單位)等各方對工程施工進度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。經(jīng)與會各方一起討論同意后，形成文件，共同加以實施。
(4)充分思考，認真分析，理清和確定召開每次工地監(jiān)理例會的總體思路。因為隨著工程建設(shè)的深入，時間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都會發(fā)生變化，施工現(xiàn)場每天都有新的進展，施工組織、現(xiàn)場工作形式、涉及的工作情況、出現(xiàn)的實際問題也不同于以往，所以每次工地監(jiān)理例會都會有新的內(nèi)容和議題，召開會議的思路和方法自然也不能干篇一律。為開好每次工地監(jiān)理例會，監(jiān)理人員在會議召開之前，應(yīng)在總監(jiān)的主持下召開現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)部會議。各專業(yè)監(jiān)理工程師之間應(yīng)詳細交流已了解和掌握的信息，并在認真思考分析的基礎(chǔ)上，就如何開好工地監(jiān)理例會提出意見和建議。然后，由會議主持者歸納匯總，明確提出召開工地監(jiān)理例會的總體思路和將要解決的實際問題，以及解決問題的措施或設(shè)想。只有準備充分，監(jiān)理才有可能在召開工地監(jiān)理例會時占據(jù)主動地位，發(fā)揮主導作用，工地監(jiān)理例會才有可能達到預期的目的，取得滿意的效果。
3．4按時開會，認真講評，發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)調(diào)解決
做好充分準備，按照規(guī)定的時間召開工地監(jiān)理例會。會議要按程序逐項進行，避免漏項。
(1)對上次會議紀要明確要處理的事項予以確認并進行講評，好的給予肯定，差的提出批評。
(2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書的措施落實是否到位，資料提供是否齊全。
(3)按照匯報內(nèi)容的要求，認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流，并對上次會議以來的工作情況進行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績，對承包商存在的差距和不足應(yīng)開誠布公地指出，涉及業(yè)主方面的問題也不要回避。
(4)針對現(xiàn)場存在的實際問題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務(wù)清楚，工作具體，責任明確，措施切合實際，把任務(wù)和措施落到實處。
(5)指定專人認真做好會議記錄和會議紀要。記錄內(nèi)容應(yīng)真實，簡明扼要，會議紀要經(jīng)總監(jiān)審閱簽字后送與會各方會簽，并留簽收手續(xù)。
提高工地監(jiān)理例會效率和效果的辦法和手段很多，關(guān)鍵還是取決于總監(jiān)的管理水平和業(yè)務(wù)水平，取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。