現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計(jì)、撰寫(xiě)畢業(yè)論文的時(shí)候,大家往往要苦熬一個(gè)多月才能完成自己的畢業(yè)論文。現(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來(lái)編輯論文(不論各位用哪個(gè)版本,基本功能都是一致的,以下簡(jiǎn)稱(chēng)Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能,大家在撰寫(xiě)和編輯較長(zhǎng)篇幅的科技論文的時(shí)候,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下,以求拋磚引玉。

  一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),內(nèi)容是指文章作者用來(lái)表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,表現(xiàn)則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

  筆者認(rèn)為,論文“表現(xiàn)”的編輯,是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫(xiě)論文之前,做了各方面的準(zhǔn)備,并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫(xiě)和排列,會(huì)起到事半功倍的效果;否則,會(huì)給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫(xiě)碩士論文的體驗(yàn),向各位提供如下建議,供大家參考。

  1、用好樣式

  編寫(xiě)論文,一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設(shè)定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式,這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。如果要對(duì)排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由 Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。

  一般情況下,不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文,相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求,給論文撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求。比如,要求宋體、小四,行間距17磅等等。這樣,論文的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)論文前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定,這樣就會(huì)很方便的編寫(xiě)論文了。

  如筆者用Microsoft Office Word 2003進(jìn)行樣式設(shè)計(jì)如下圖:

  2、使用交叉引用設(shè)置編號(hào)

一定不要自己敲編號(hào),推薦使用交叉引用,否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn),表格和圖形的編號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫(xiě)“參見(jiàn)第x章、如圖x所示”等字樣時(shí),不要自己敲編號(hào),應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后,當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí),所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新,無(wú)需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。

  3、對(duì)齊

  一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。只有英文單詞間才會(huì)有空格,中文文檔沒(méi)有空格。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格,一定要謹(jǐn)慎,想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免

。同理,一定不要通過(guò)敲回車(chē)來(lái)調(diào)整段落的間距。

  4、繪圖技巧

  論文中會(huì)用到很多圖表,筆者強(qiáng)烈建議論文撰寫(xiě)者分清論文中的圖形和表格,表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫(xiě),很簡(jiǎn)單,這里就不再贅述了?驁D和流程圖的編輯,筆者強(qiáng)烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Profes

sional 2003畫(huà)。如果不能忍受Visio對(duì)象復(fù)制到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。

  5、編輯數(shù)學(xué)公式

  在論文中編輯數(shù)學(xué)公式,個(gè)人建議使用MathType5.0,其實(shí)Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后,Word會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng),其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號(hào)和引用功能,這樣首先有良好的對(duì)齊效果,還可以自動(dòng)更新編號(hào)。Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒論文撰寫(xiě)者,如果你計(jì)算機(jī)上安裝了MathType5.0后,撰寫(xiě)公式的速度非?,占用少量的CPU。但是,當(dāng)你準(zhǔn)備打印論文的時(shí)候,要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計(jì)算機(jī)打印,不然,我們的公式就“

不翼而飛”了。

  6、參考文獻(xiàn)的編輯和管理

  如果你在寫(xiě)論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn),就已經(jīng)太遲了,但總比論文寫(xiě)到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的,而且很容易出錯(cuò)。Word沒(méi)有提供管理參考文獻(xiàn)的功能,用插入尾注的方法也很不地道。

  我建議使用Reference Manager,它與Word集成得非常好,提供即寫(xiě)即引用(Cite while you write,簡(jiǎn)稱(chēng)Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記,它會(huì)為你生成非常美觀和專(zhuān)業(yè)的參考文獻(xiàn)列表,并且對(duì)參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范,減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外,更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō),本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用,從而一勞永逸。

  7、使用分節(jié)符

  如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式,可以插入分節(jié)符,并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。

  上述七點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議,還是要強(qiáng)調(diào)一遍,作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作,一定要停下來(lái)學(xué)一下Word的幫助,因?yàn)閃ord 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。

  8、使用子文檔

  學(xué)位論文至少要幾十頁(yè),且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里,打開(kāi)、保存、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間,且不保險(xiǎn)。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔,而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件

小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個(gè)人感覺(jué)比先寫(xiě)子文檔再插入到主控文檔要好。

  9、及時(shí)保存、多做備份

設(shè)置自動(dòng)保存,還有一有空就Ctrl+S。

  不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能,將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里,并提供比較合并等功能。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了,而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了,個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用。還是多處備份吧。另外提醒一下,插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來(lái)不及了。

  10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖

  使用大綱視圖寫(xiě)文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便。

  使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。

 

  有人說(shuō),碩士寫(xiě)畢業(yè)論文就像干一個(gè)月苦力搬運(yùn)工一樣,累死累活,寫(xiě)不了多少東西;博士寫(xiě)畢業(yè)論文就像生孩子,挑燈夜戰(zhàn)也得一個(gè)春秋。上面的建議并不全面,但相信比較管用,希望各位論文撰寫(xiě)者能從中有所收獲。如果還有疑問(wèn),自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助,相信會(huì)有事半功倍的效果。