Now is the university graduates to complete the graduation design, writing the graduation thesis, they tend to GuAo more than a month to finish her graduation thesis. Now it is mainly with Microsoft Word to edit paper (whether you use which version, basic function is consistent, hereinafter referred to as the Word). If can't fully Word of some of the powerful features, everybody in writing and editing longer technology paper when may often have to constantly adjust the format for trouble. Here I use the Word before summing up experience and lessons, in order to derive.

　　現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計(jì)、撰寫畢業(yè)論文的時(shí)候，大家往往要苦熬一個(gè)多月才能完成自己的畢業(yè)論文�，F(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來(lái)編輯論文(不論 各位用哪個(gè)版本，基本功能都是一致的，以下簡(jiǎn)稱Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能，大家在撰寫和編輯較長(zhǎng)篇幅的科技論文的時(shí)候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下，以求拋磚引玉。

　　一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來(lái)表達(dá)自己 思想的文字，圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

　　筆者認(rèn)為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫和排列，會(huì)起到事半功倍的效果;否則，會(huì)給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗(yàn)，向各位提供如下建議，供大家參考。

　　1、用好樣式

　　編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。如果要對(duì)排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。

　　一般情況下，不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會(huì)很方便的編寫論文了。

　　2、使用交叉引用設(shè)置編號(hào)

　　一定不要自己敲編號(hào)，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編 號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫“參見(jiàn)第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號(hào)，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。

　　3、對(duì)齊

　　一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。只有英文單詞間才會(huì)有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要通過(guò)敲回車來(lái)調(diào)整段落的間距。

　　4、繪圖技巧

　　論文中會(huì)用到很多圖表，筆者強(qiáng)烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強(qiáng)烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Profes sional 2003畫。如果不能忍受Visio對(duì)象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

　　5、編輯數(shù)學(xué)公式

　　在論文中編輯數(shù)學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器 就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng)，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號(hào)和引用功能，這樣首先有良好的對(duì)齊效果，還可以自動(dòng)更新編號(hào)。Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒論文撰寫者，如果你計(jì)算機(jī)上安裝了MathType5.0后，撰寫公式的速度非�？欤�占用少量的CPU。但是，當(dāng)你準(zhǔn)備打印論文的時(shí)候，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計(jì)算機(jī)打印，不然，我們的公式“ 不翼而飛”了。

　　關(guān)鍵詞： Word 論文 編寫 格式

　　6、參考文獻(xiàn)的編輯和管理

　　如果你在寫論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn)，就已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯(cuò)。Word沒(méi)有提供管理參考文獻(xiàn)的功能， 用插入尾注的方法也很不地道。

　　我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用(Cite while you write，簡(jiǎn)稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會(huì)為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對(duì)參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外，更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。

　　7、使用分節(jié)符

　　如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。

　　8、使用子文檔

　　學(xué)位論文至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開(kāi)、保存、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺(jué)比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

　　9、及時(shí)保存、多做備份

　　設(shè)置自動(dòng)保存，還有一有空就Ctrl+S。

　　不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里，并提供比較合并 無(wú)憂論文網(wǎng) http://www.51lunwen.com/thesis_format/2012/0110/lw201201100919426578-2.html等功能。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了，個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用。還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來(lái)不及了。

　　10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖

　　使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。

　　有人說(shuō)，碩士寫畢業(yè)論文就像干一個(gè)月苦力搬運(yùn)工一樣，累死累活，寫不了多少東西;博士寫畢業(yè)論文就像生孩子，挑燈夜戰(zhàn)也得一個(gè)春秋。上面的建議并不全面，但相信比較管用，希望各位論文撰寫者能從中有所收獲。如果還有疑問(wèn)，自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助，相信會(huì)有事半功倍的效果。