管理從來(lái)沒(méi)有最好，只有最合適，采購(gòu)管理的模式因企業(yè)的規(guī)模、專(zhuān)業(yè)水平、企業(yè)文化的不同而各有千秋。伴隨天泰整體業(yè)務(wù)快速發(fā)展，特別是天泰從董事長(zhǎng)到執(zhí)委會(huì)再到項(xiàng)目總經(jīng)理的二度放權(quán)過(guò)程中，天泰企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)控制與規(guī)范管理顯得尤為迫切。采招是房企經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、效率、價(jià)值與道德融匯的重要環(huán)節(jié)，天泰從風(fēng)險(xiǎn)管理和成本最優(yōu)出發(fā)，深入推行基于總部、項(xiàng)目采購(gòu)目錄分離及發(fā)標(biāo)與定標(biāo)權(quán)責(zé)分離的兩大機(jī)制，形成快速放權(quán)過(guò)程中執(zhí)行主體和監(jiān)督主體的制約機(jī)制，降低了采購(gòu)成本，也避免了快速發(fā)展擴(kuò)張中的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

一、采購(gòu)管理：監(jiān)督主體與執(zhí)行主體分離

天泰采購(gòu)管理秉承“三公一透”(公平、公開(kāi)、公正和透明)的原則進(jìn)行規(guī)范化、精細(xì)化管控。在執(zhí)行層面，采購(gòu)管理的精細(xì)化核心體現(xiàn)在采購(gòu)職能權(quán)限清晰劃分以及監(jiān)督職能的完善上，而特色就在于推進(jìn)了采購(gòu)管理執(zhí)行主體和監(jiān)督主體的分離。在天泰，總部成本管理部門(mén)作為招投標(biāo)的管理部門(mén)，對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行整體策劃，制定采購(gòu)管理規(guī)范制度、管理流程、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同、招標(biāo)文件范本，監(jiān)督與控制采購(gòu)過(guò)程，同時(shí)建立戰(zhàn)略供方、集中采購(gòu)、供應(yīng)商評(píng)級(jí)管理、供應(yīng)商信息庫(kù)。項(xiàng)目公司是采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行主體，具體實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，編制采購(gòu)計(jì)劃，組織工程、材料和設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)。

二、采購(gòu)招標(biāo)：計(jì)劃與過(guò)程兩大分離機(jī)制

1.事前計(jì)劃分離：總部集中采購(gòu)與項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)分離

為更好提升采購(gòu)活動(dòng)的效率和專(zhuān)業(yè)化分工，天泰針對(duì)采購(gòu)實(shí)行了總部與項(xiàng)目采購(gòu)的分級(jí)管理，具體按照總部與項(xiàng)目?jī)纱缶S度劃分為總部集中采購(gòu)和項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)。前者發(fā)揮集中采購(gòu)的議價(jià)能力，成本品質(zhì)綜合最優(yōu)，后者強(qiáng)調(diào)一線(xiàn)采購(gòu)的靈活性和效率。

在落地上，天泰首先針對(duì)集中采購(gòu)和專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)的目錄進(jìn)行界定，當(dāng)項(xiàng)目合約規(guī)劃制定并開(kāi)始編制采招計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理首先將屬于總部集采目錄(比如門(mén)、地板、瓷磚、電器等)中的采購(gòu)事項(xiàng)納入整個(gè)公司的集采計(jì)劃，并與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃行程互動(dòng)關(guān)聯(lián)，保證材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)時(shí)間滿(mǎn)足施工進(jìn)度要求;做完這一步后，項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理再組織將非總部集采目錄中的事項(xiàng)編制成項(xiàng)目采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃，專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃直接從合約規(guī)劃中引入，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，如此一來(lái)，天泰基于“合約規(guī)劃—采購(gòu)計(jì)劃—項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃”的聯(lián)動(dòng)，從計(jì)劃和預(yù)算源頭就保證了采購(gòu)管理和成本管理、計(jì)劃管理的一體化。

2.事中過(guò)程分離：招投標(biāo)過(guò)程中招標(biāo)與評(píng)標(biāo)分離

在采購(gòu)招投標(biāo)的過(guò)程管理中，為更好推進(jìn)天泰采購(gòu)“三公一透”原則，有效規(guī)避天泰快速放權(quán)可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險(xiǎn)，天泰在招投標(biāo)環(huán)節(jié)特別推行“發(fā)標(biāo)與評(píng)標(biāo)相互分離”的管控機(jī)制。實(shí)踐中，天泰針對(duì)招標(biāo)過(guò)程進(jìn)行了清晰的權(quán)責(zé)劃分，總部采購(gòu)部門(mén)和項(xiàng)目公司為“招標(biāo)單位”，負(fù)責(zé)本單位工作職責(zé)范圍內(nèi)需要通過(guò)招投標(biāo)或比價(jià)形式確定供方的發(fā)起工作，并具體負(fù)責(zé)招標(biāo)計(jì)劃的編制以及招標(biāo)文件的起草、報(bào)批等工作。成本管理中心為“評(píng)標(biāo)和定標(biāo)組織單位”，即招投標(biāo)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)招標(biāo)控制價(jià)的編制、開(kāi)標(biāo)前的清標(biāo)工作、評(píng)標(biāo)小組的選擇提報(bào)、組織評(píng)標(biāo)、評(píng)標(biāo)結(jié)果的審核與報(bào)批。通常情況下，在提交各單位的投標(biāo)文件后，招標(biāo)單位相關(guān)人員不能參與評(píng)標(biāo)工作，也不能對(duì)招標(biāo)的結(jié)果施加影響，保證招投標(biāo)過(guò)程中招標(biāo)與評(píng)標(biāo)分離，規(guī)避了道德風(fēng)險(xiǎn)。

三、采購(gòu)方式界定與控制價(jià)管理

1.清晰界定采購(gòu)方式：按需選擇，實(shí)現(xiàn)效率與質(zhì)量平衡

事實(shí)上，很多房企采購(gòu)招投標(biāo)都存在嚴(yán)重不規(guī)范、不透明和高風(fēng)險(xiǎn)，表現(xiàn)在采購(gòu)方式選擇的隨意性上，要么是老板一句話(huà)決定，要么依靠對(duì)個(gè)別員工的信任來(lái)確定，還有些對(duì)大多數(shù)采購(gòu)活動(dòng)都采取同樣一種招標(biāo)方法，導(dǎo)致招標(biāo)效率、效果和后期合作都存在諸多風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，天泰成本總監(jiān)胥傳林表示：“天泰很早就對(duì)采購(gòu)方式等進(jìn)行了規(guī)范管理，主要通過(guò)直接采購(gòu)、比價(jià)、特殊確認(rèn)供方、邀請(qǐng)招標(biāo)、招投標(biāo)等多種采購(gòu)方式按需靈活選擇，保證招標(biāo)效率與質(zhì)量的平衡，同時(shí)，天泰也對(duì)不同規(guī)模的招標(biāo)進(jìn)行了權(quán)責(zé)等的規(guī)范界定。比如天泰針對(duì)一般的和小額的采購(gòu)產(chǎn)品直接采購(gòu)或是比價(jià)采購(gòu)，而對(duì)一些批量大、價(jià)值高的產(chǎn)品，采用邀約招標(biāo)或是公開(kāi)招標(biāo)。”

2.采購(gòu)控制價(jià)的規(guī)范化編審：分類(lèi)控制、權(quán)責(zé)合理、規(guī)避后期執(zhí)行混亂

在采購(gòu)控制價(jià)編制和審核上，天泰清晰的權(quán)責(zé)界定與專(zhuān)業(yè)化分工有效杜絕了后期執(zhí)行和管理可能出現(xiàn)的混亂�？刂苾r(jià)主要界定為工程類(lèi)、材料設(shè)備類(lèi)和其他類(lèi)，工程類(lèi)的招標(biāo)控制價(jià)由成本管理中心或其委托的專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司編制，然后由各項(xiàng)目成本負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核;設(shè)備類(lèi)控制價(jià)則由物資采購(gòu)中心負(fù)責(zé)編制，并有效落實(shí)控制價(jià)不超過(guò)目標(biāo)成本;除上述兩類(lèi)以外的其他招標(biāo)控制價(jià)則由相關(guān)對(duì)應(yīng)部門(mén)編制。為防止?jié)撛陲L(fēng)險(xiǎn)，成本總監(jiān)可對(duì)招標(biāo)控制價(jià)的合理性和可行性進(jìn)行審查，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

四、入圍管理：三大剛性原則保證采購(gòu)質(zhì)量

入圍管理對(duì)招投標(biāo)非常重要，直接決定后期評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的招標(biāo)質(zhì)量，天泰對(duì)于入圍投標(biāo)單位管理非常嚴(yán)格，主要有三大規(guī)則：一是基本性規(guī)則，即所有入圍投標(biāo)單位各項(xiàng)條件必須符合招標(biāo)文件要求;二是強(qiáng)調(diào)招標(biāo)的有效性和增加招標(biāo)池子的可選擇性，確定邀請(qǐng)招標(biāo)有效標(biāo)必須大于等于2N+1，N為實(shí)際需要合作的供方，比如招標(biāo)一家供方則邀約投標(biāo)單位數(shù)不少于3家;第三條是為了規(guī)避招標(biāo)各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，要求每次招標(biāo)都要有新鮮血液融入，即要求每次招標(biāo)盡量保證至少有一家從未合作過(guò)的新單位投標(biāo)。

除了上述三條規(guī)則外，胥總還強(qiáng)調(diào)，天泰要建立自身規(guī)范精細(xì)的供應(yīng)商庫(kù)，針對(duì)所有入圍的供應(yīng)商進(jìn)行審核把關(guān)，通過(guò)早期不同城市、不同項(xiàng)目合作的供方全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)供方管理有跡可循，讓化了妝又來(lái)的不合格供方首先能快速篩選出去，盡量減少城市間、項(xiàng)目間和不同人員間信息不對(duì)稱(chēng)所帶來(lái)的粗放的供方管理與合作。

五、評(píng)標(biāo)管理：利益回避機(jī)制+專(zhuān)業(yè)民主制+封閉式評(píng)標(biāo)

為實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)的“三公一透”，并保證評(píng)標(biāo)質(zhì)量，胥總表示：“天泰在評(píng)標(biāo)上堅(jiān)持三大原則，第一是專(zhuān)家民主評(píng)標(biāo)制，即由不同業(yè)務(wù)類(lèi)的專(zhuān)家組合成評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行民主制評(píng)標(biāo)，從源頭上保證了評(píng)標(biāo)的專(zhuān)業(yè)性、民主性;第二是跟評(píng)標(biāo)有利害關(guān)系的人(如投標(biāo)推薦人)必須回避，項(xiàng)目招標(biāo)中自身的項(xiàng)目總一律回避，保證評(píng)標(biāo)的合理性和公正性;第三是為更好避免評(píng)標(biāo)過(guò)程和評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的波動(dòng)性和外界干擾，天泰特別推行了‘封閉式評(píng)標(biāo)’，對(duì)于合同值大于1000萬(wàn)元的某些品類(lèi)工程，必須強(qiáng)制執(zhí)行全封閉評(píng)標(biāo)，而對(duì)于1000萬(wàn)元以下的評(píng)標(biāo)，不做強(qiáng)制，但若成本管理中心認(rèn)為必要的，也可進(jìn)行全封閉評(píng)標(biāo)。”

整體而言，天泰招標(biāo)評(píng)委人員不固定，而是基于專(zhuān)家資源庫(kù)動(dòng)態(tài)調(diào)整。對(duì)于特別重大的工程或物資采購(gòu)評(píng)標(biāo)，成本管理中心或成本總監(jiān)認(rèn)為需要時(shí)，可報(bào)天泰地產(chǎn)董事長(zhǎng)、總裁一致同意后安排招標(biāo)單位人員參加評(píng)標(biāo)。在實(shí)踐中，天泰成本管理中心會(huì)根據(jù)招標(biāo)工程的特點(diǎn)，從評(píng)標(biāo)專(zhuān)家?guī)靸?nèi)擬定評(píng)標(biāo)小組成員及組長(zhǎng)，但這個(gè)環(huán)節(jié)要求非常嚴(yán)格，在評(píng)標(biāo)類(lèi)型區(qū)隔上，天泰將技術(shù)標(biāo)和經(jīng)濟(jì)標(biāo)的評(píng)標(biāo)小組單獨(dú)分開(kāi)，互不影響，讓各自評(píng)審更加客觀公正;在評(píng)標(biāo)專(zhuān)業(yè)性上，評(píng)標(biāo)人一般都是各條專(zhuān)業(yè)線(xiàn)的專(zhuān)家，比如土建類(lèi)專(zhuān)家、安裝類(lèi)專(zhuān)家、設(shè)計(jì)類(lèi)專(zhuān)家，天泰高管基本不直接參加;另外，若出現(xiàn)某些招標(biāo)內(nèi)部缺乏相應(yīng)專(zhuān)家的特殊情況，評(píng)標(biāo)小組也可聘請(qǐng)行業(yè)外部專(zhuān)業(yè)人員參加，但外部評(píng)標(biāo)人數(shù)不得超過(guò)評(píng)標(biāo)小組成員的三分之一。在評(píng)標(biāo)人數(shù)選擇上，成本管理部要求評(píng)標(biāo)小組人數(shù)以3人以上奇數(shù)原則確定，避免后期民主投票決策的僵局;在評(píng)標(biāo)信息告知上，天泰很注意保密機(jī)制，特別評(píng)標(biāo)開(kāi)標(biāo)前一天晚上才通知，上億的項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)甚至前1小時(shí)才通知。

此外，天泰每次評(píng)標(biāo)，成本管理中心都會(huì)派一名評(píng)標(biāo)監(jiān)督人員。評(píng)標(biāo)監(jiān)督人員應(yīng)記錄評(píng)標(biāo)人員現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)和投標(biāo)人員的回答意見(jiàn)，必要時(shí)，評(píng)標(biāo)過(guò)程可現(xiàn)場(chǎng)錄音，問(wèn)答記錄和錄音資料由成本管理中心負(fù)責(zé)保管，保管期限至項(xiàng)目竣工后。

六、定標(biāo)管理：多放權(quán)一線(xiàn)、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)、多種定標(biāo)方式

1.多種定標(biāo)方式結(jié)合，強(qiáng)調(diào)適應(yīng)性

定標(biāo)是整個(gè)招投標(biāo)環(huán)節(jié)最關(guān)鍵的一步，行業(yè)中很多房企一味通過(guò)最低價(jià)中標(biāo)和不斷壓價(jià)的方式選擇供應(yīng)商，結(jié)果造成供應(yīng)商后期工程實(shí)施配合度低，變更、簽證需求多，用工期和拒交房與開(kāi)發(fā)單位討價(jià)還價(jià)等，天泰強(qiáng)調(diào)與供方雙贏，在定標(biāo)時(shí)更強(qiáng)調(diào)在滿(mǎn)足供方合理利潤(rùn)基礎(chǔ)之上的合理低價(jià)中標(biāo)。具體而言，天泰對(duì)定標(biāo)方式進(jìn)行區(qū)別化選擇，即對(duì)于通用技術(shù)且對(duì)性能標(biāo)準(zhǔn)無(wú)特殊要求時(shí)，原則上采用合理低價(jià)中標(biāo);對(duì)于技術(shù)含量高、影響重大或有特殊要求的項(xiàng)目可以采用綜合評(píng)分法。

2.放權(quán)一線(xiàn)，民主定標(biāo)實(shí)現(xiàn)分級(jí)管控

在定標(biāo)審核上，天泰定標(biāo)基本屬于平民選擇，領(lǐng)導(dǎo)最后審核，給中層較多空間和信任，即以專(zhuān)家評(píng)標(biāo)小組的評(píng)定為準(zhǔn)，特殊情況才需要再評(píng)。在審核上，為更好地放權(quán)給項(xiàng)目和城市公司，天泰實(shí)行抓大放小、分級(jí)管理，比如對(duì)合同值小于100萬(wàn)元的評(píng)標(biāo)確定，就由招標(biāo)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);而對(duì)合同值大于100萬(wàn)元小于1000萬(wàn)元的評(píng)標(biāo)確定，總裁最終批準(zhǔn);大于1000萬(wàn)的合同則由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3.現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)

在評(píng)標(biāo)效率上，天泰強(qiáng)調(diào)能夠采取現(xiàn)場(chǎng)集中統(tǒng)一開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)的，盡量采取現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，以避免由于時(shí)間、過(guò)程較長(zhǎng)，給供應(yīng)商帶來(lái)通過(guò)非正常途徑協(xié)調(diào)、活動(dòng)的余地。具體而言，天泰要求評(píng)標(biāo)當(dāng)天完成，評(píng)標(biāo)與外界完全隔離，通過(guò)純粹封閉式地不斷談判，當(dāng)天就出結(jié)果。而在評(píng)標(biāo)投票或評(píng)分結(jié)果確定后，評(píng)標(biāo)小組應(yīng)當(dāng)場(chǎng)出具《招評(píng)標(biāo)定標(biāo)意見(jiàn)書(shū)》，評(píng)標(biāo)小組全體成員簽字確認(rèn)，對(duì)于戰(zhàn)略采購(gòu)或是特別重大的評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)小組認(rèn)為必要時(shí)，可以推薦中標(biāo)單位與備選單位，由項(xiàng)目董事長(zhǎng)組織洽談后確定中標(biāo)單位報(bào)批。成本管理中心須派專(zhuān)人對(duì)每次評(píng)標(biāo)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，揭標(biāo)后如發(fā)現(xiàn)異常情況，成本管理中心監(jiān)督人員有權(quán)請(qǐng)示成本總監(jiān)或執(zhí)委會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后停止評(píng)標(biāo)。

4.定標(biāo)時(shí)，區(qū)別化選擇新老合作單位

天泰在推行戰(zhàn)略采購(gòu)或是集中采購(gòu)戰(zhàn)略協(xié)議簽訂后，過(guò)程中項(xiàng)目公司可以直接簽訂合同，整體上節(jié)約了招標(biāo)成本，并系統(tǒng)提升了招標(biāo)效率。在具體定標(biāo)上，胥總表示，“定標(biāo)時(shí)，新老單位報(bào)價(jià)相差不大，會(huì)側(cè)重選擇老單位，尤其是工程施工類(lèi)招標(biāo)，由于工程招標(biāo)和合作好壞直接影響和左右項(xiàng)目工期的快慢，因此會(huì)慎重選擇新單位，比如針對(duì)景觀、綠化總包等都盡可能使用老供方。而在主體施工上，天泰強(qiáng)調(diào)供方有競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制才能保證天泰產(chǎn)品品質(zhì)和友好合作，天泰常年保持與三四家主體施工單位的合作。”

七、沒(méi)有最好，只有更優(yōu)：總部與項(xiàng)目采購(gòu)權(quán)限動(dòng)態(tài)優(yōu)化

在整個(gè)供應(yīng)商合作中，胥總強(qiáng)調(diào)：“天泰發(fā)展已經(jīng)18年，未來(lái)希望能跟有限的供方打交道，互信雙贏，長(zhǎng)期合作，最終將天泰采招、成本的工作重點(diǎn)從關(guān)注招標(biāo)評(píng)標(biāo)過(guò)程管理到關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量和工程現(xiàn)場(chǎng)成本控制，真正將人員解放到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。”

關(guān)于采購(gòu)招標(biāo)，沒(méi)有最好的管控方式，適合企業(yè)發(fā)展不同階段業(yè)務(wù)與管理需要才為最好，伴隨總部對(duì)項(xiàng)目一線(xiàn)放權(quán)的邊界越來(lái)越大，在保證風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，未來(lái)會(huì)不斷將采購(gòu)權(quán)限分階段、分步驟、分范圍下放到項(xiàng)目一線(xiàn)，減少集團(tuán)的審批環(huán)節(jié)，最終提升項(xiàng)目一線(xiàn)效率，成就和服務(wù)項(xiàng)目成為更大更強(qiáng)的利潤(rùn)中心。