監(jiān)理工程師的其中一項(xiàng)重要工作就是編寫會議紀(jì)要，無論業(yè)主單位是否對會議紀(jì)要有嚴(yán)格的要求，身為監(jiān)理工程師的我們，都應(yīng)該知道編寫會議紀(jì)要的注意事項(xiàng)，并力爭編制出質(zhì)量較高的會議紀(jì)要。

會議紀(jì)要的兩大特點(diǎn)

一是紀(jì)實(shí)性，二是提要性。

撰寫會議紀(jì)要，必須依循以下要求

1 會議紀(jì)要格式。

會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。  

2 會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。  

①會議紀(jì)要概況。

主要包括會議時間、地點(diǎn)、名稱、主持人、與會人員，基本議程。  

②會議精神和議定事項(xiàng)。

一般包括會議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會議、專題會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法，今后工作的意見、措施和要求。

3 要做好會議記錄。

會議紀(jì)要是實(shí)錄性公文，紀(jì)實(shí)性是會議紀(jì)要的生命，會議紀(jì)要必須真實(shí)、全面地反映會議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會議記錄是寫好會議紀(jì)要的基礎(chǔ)，是使會議紀(jì)要真正具有紀(jì)實(shí)性的保證。此外，還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀會議材料及收集其他有關(guān)信息，以便全面掌握會議情況。

4 要突出會議要點(diǎn)。

顧名思義，“紀(jì)要”也就是記錄要點(diǎn)，提要性是會議紀(jì)要的一個重要特征。寫會議紀(jì)要不能有言必錄，面面俱到，而要在正確領(lǐng)會會議精神，全面掌握會議情況的前提下，抓住要點(diǎn)，有所側(cè)重地把會議的主要精神、重要問題反映出來。有言必錄，面面俱到，會淹沒主題，使人不得要領(lǐng)。失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。  

5 會議紀(jì)要與會議記錄的差異。

會議紀(jì)要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

6 要善于整理會議意見。

有時，在一次會議上，人們的意見相同或相近，也有時與會人員的意見不盡一致，甚至完全相反。因此，對會議所產(chǎn)生的各種意見，要認(rèn)真分析，一般應(yīng)按會議確定的宗旨和領(lǐng)導(dǎo)的意見加以歸檔整理。分歧太大的意見，除純粹報(bào)道性會議紀(jì)要外，一般不要寫入。寫會議紀(jì)要，要應(yīng)圍繞會主旨及主要成果來整理、提煉和概括。特別是指示性會議紀(jì)要，必須注重其內(nèi)容的條理性和指導(dǎo)性，切忌記流水帳，這也是會議紀(jì)要同會議記錄的一個重要區(qū)別。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特別性表現(xiàn)。