合同管理流程
編制日期 ：
審核日期：
批準(zhǔn)日期：
修訂記錄：
2 流程目的
健全公司合同管理規(guī)范，規(guī)范公司合同管理程序，控制公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高合同審批效率。
3 適用范圍
適用于公司項(xiàng)目開(kāi)發(fā)涉及的經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同（不包含銀行貸款合同、其他融資合同、房屋銷售合同、商業(yè)租賃合同、人事合同等）的管理工作。
4 流程責(zé)任人
經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人。
5 術(shù)語(yǔ)和定義
5.1 合同經(jīng)辦部門：是合同起草、報(bào)審、簽訂的主責(zé)部門。
1） 工程類合同——工程部/ 經(jīng)營(yíng)部
2） 設(shè)計(jì)類合同——總工室/ 經(jīng)營(yíng)部
3） 營(yíng)銷類合同——經(jīng)營(yíng)部
4） 商業(yè)類合同——經(jīng)營(yíng)部
5.2 合同執(zhí)行部門：是合同具體實(shí)施的執(zhí)行部門，通常與合同經(jīng)辦部門相同，工程戰(zhàn)略采購(gòu)類合同除外。
6 工作程序
6.1 合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制
1） 根據(jù)合約規(guī)劃，經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)編制各類合同標(biāo)準(zhǔn)模板，經(jīng)營(yíng)部組織各經(jīng)辦部門核實(shí)職責(zé)范圍內(nèi)的合
同標(biāo)準(zhǔn)文本。合同經(jīng)辦部門擬制完成后填寫《宣城市大唐萬(wàn)安置業(yè)有限公司合同評(píng)審會(huì)簽表》，交審計(jì)部、法務(wù)部和財(cái)務(wù)部會(huì)簽，分管副總審核，執(zhí)行董事審批，總經(jīng)理審批。
2） 經(jīng)辦部門根據(jù)審核部門的審核意見(jiàn)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂， 修訂完成的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由相應(yīng)部門分管副總裁審批。
3） 批準(zhǔn)后的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由經(jīng)營(yíng)部保留正本并公布使用。
4） 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)及時(shí)修改合同標(biāo)準(zhǔn)文本，合同標(biāo)準(zhǔn)文本修改同編制程序。
6.2 合同擬定及簽署
1） 合同擬定及洽談
a) 同除即時(shí)結(jié)清者外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
b) 合同的起草工作應(yīng)爭(zhēng)取由我方或以我方為主承擔(dān)。合同經(jīng)辦部門擬定合同文本（包括電子版） ，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的， 應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的， 經(jīng)雙方協(xié)商， 可對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款。
c) 政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用政府有關(guān)部門要求的合同文本。
d) 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)， 應(yīng)參照以往相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。
e) 合同所有條款都必須具體、明確、完整，用詞準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，不能含糊不清、模棱兩可。手寫部分字體要工整、認(rèn)真，不得隨意涂改。
f) 當(dāng)通過(guò)招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同談判單位后， 合同經(jīng)辦部門應(yīng)在談判前對(duì)合同談判對(duì)象的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)需求、產(chǎn)品/ 服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查。對(duì)方委托代理人簽訂合同的， 經(jīng)辦人必須要求對(duì)方代理人出具有對(duì)方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權(quán)委托書，同時(shí)要對(duì)授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核。
g) 重大的或涉外的合同談判，應(yīng)由法務(wù)人員和經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等專業(yè)人員參加。
重大合同是指： （1）法律關(guān)系復(fù)雜的合同，或（ 2）其簽訂和履行將對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同；或（ 3）公司對(duì)外簽訂的標(biāo)的額在500 萬(wàn)元以上的合同。
h) 合同經(jīng)辦部門在合同洽談前，需就以下談判準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排：
① 確定談判的目標(biāo)；
② 確定必要時(shí)可作出的讓步；
③ 確定我方及對(duì)方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件；
④ 準(zhǔn)備初步的談判日程及談判內(nèi)容的先后次序；
⑤ 確定談判的人選、分工和談判的原則等。
2） 合同審批
a) 與合作方洽談一致后， 合同經(jīng)辦部門按照《合同會(huì)簽表》的要求， 將草擬好的合同分別報(bào)相關(guān)部門審核， 各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書面， 經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見(jiàn)整理出最終的合同文本，各審核部門根據(jù)最終的合同文本在《合同會(huì)簽表》上簽署意見(jiàn)；
b) 審核部門可根據(jù)需要， 要求合同經(jīng)辦部門提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料， 承辦人應(yīng)予以配合。如審核部門對(duì)合同主要內(nèi)容提出修改意見(jiàn)， 合同經(jīng)辦部門需重新組織與供方的洽商， 必要時(shí)各意見(jiàn)提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后再對(duì)合同文本進(jìn)行修改。
c) 非商業(yè)類合同審核審批程序?yàn)椋?待定）：
d) 商業(yè)類合同審核審批程序（ 待定）：
符號(hào)說(shuō)明： 1234, 表示流程起點(diǎn)及審核順序，○表示參與、會(huì)簽，√表示最終審批
e) 審核意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意” 、“基本可行”等模糊性語(yǔ)言，一旦使用，視為未對(duì)合同審核。
f) 合同對(duì)方履約能力或資信狀況有瑕疵的， 原則上不應(yīng)與其訂立合同， 必須訂立同時(shí)， 應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保。其中， 以保證形式作出的擔(dān)保， 其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人進(jìn)行必要的審查。
3） 合同簽署
a) 公司對(duì)外合同應(yīng)由授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表在簽訂合同前， 應(yīng)到人力行政部法務(wù)人員處辦理書面授權(quán)委托書，授權(quán)委托書必須明確委托范圍、權(quán)限和期限，禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。
b) 公司各部門不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同， 如因業(yè)務(wù)需要， 必須以部門名義對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)由授權(quán)代表授權(quán)。
c) 合同審批完成后， 一般雙方同時(shí)簽字蓋章， 不能同時(shí)簽字蓋章的， 應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章。人力行政部根據(jù)合同審批表及授權(quán)代表在合同書上的簽字直接蓋章， 無(wú)須再辦理用印申請(qǐng)。若合同條文有修改，需合同訂立雙方在修改處加蓋公章或合同專用章。
d) 合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章。
e) 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的， 或者需要登記備案的， 經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
f) 合同作為公司對(duì)外活動(dòng)的重要的法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
6.3 合同歸檔
1） 合同簽訂完成后， 公司原則上應(yīng)保留至少四份原件（1 份正本、3 份副本），分別由法務(wù)部（正本）、合同執(zhí)行部門（副本） 、財(cái)務(wù)部（副本）和經(jīng)營(yíng)部（副本）各留存合同原件一份。工程、材料設(shè)備采購(gòu)合同副本應(yīng)為4 份，審計(jì)部/ 財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部分別保留合同副本一份。
2） 辦公室負(fù)責(zé)公司的合同管理存檔，公司各部門負(fù)責(zé)本部門的合同管理。合同的立卷、編號(hào)等管理按公司的檔案管理制度執(zhí)行。
3） 對(duì)合同履行過(guò)程中，各種經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件材料，也應(yīng)作為合同附件及時(shí)歸檔。
4） 涉及訴訟或仲裁的合同， 相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個(gè)月內(nèi)交人力行政部存檔保存。
5） 經(jīng)營(yíng)部定期組織合同經(jīng)辦部門、合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部開(kāi)展合同臺(tái)帳核對(duì)工作。
6） 各部門借閱合同資料應(yīng)在公司內(nèi)借閱，并履行登記手續(xù)，退還時(shí)人力行政部應(yīng)檢查所查閱合同資料是否完整； 外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信并經(jīng)公司法定代表人同意后方可辦理借閱手續(xù)。
6.4 合同履行
1） 合同訂立后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行部門進(jìn)行合同交底。
2） 合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立合同臺(tái)帳，并監(jiān)督合同的履行，有義務(wù)及時(shí)處理合同履行過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
3） 合同執(zhí)行部門注意收集保存合同履行過(guò)程中相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)、證明材料等，進(jìn)行對(duì)方履約情況評(píng)價(jià)，為建立公司合格供方提供依據(jù)。
4） 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，合同執(zhí)行部門應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)法務(wù)人員審核，并報(bào)經(jīng)營(yíng)部備案。合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)事件情況進(jìn)展，將相關(guān)情況及時(shí)告知采購(gòu)管理中心。
5） 合同履行過(guò)程中，需妥善保管與合同履行有關(guān)的書面簽證、來(lái)往信函、文書、電報(bào)等。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。
6） 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定，一般應(yīng)以標(biāo)的物交付完畢、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。
6.5 合同變更或解除
1） 根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，如公司認(rèn)為確需變更合同內(nèi)容或解除合同的，經(jīng)合同各方協(xié)商一致，可進(jìn)行合同變更或解除，合同變更或解除的通知或協(xié)商意見(jiàn)應(yīng)采用書面形式。合同變更和解除依照合同的簽訂流程進(jìn)行審批。
2） 合同執(zhí)行部門在收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知后， 應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部人員處理。
3） 合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行的，合同執(zhí)行部門應(yīng)做好終止或解除記錄，收集履行過(guò)程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來(lái)和合同結(jié)算工作，并辦理解除合同的手續(xù)。
4） 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
a) 主體變更、解除，應(yīng)征得合同各方同意。
b) 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。
c) 經(jīng)登記、批準(zhǔn)、鑒證、見(jiàn)證、公證的合同，變更協(xié)議應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、鑒證、見(jiàn)證、公證。
d) 合同中訂有保密條款或附有保密協(xié)議的， 合同解除后， 其效力并不受影響； 合同變更時(shí)， 如果涉及到雙方當(dāng)事人的變更或合同內(nèi)容的變更，應(yīng)變更保密條款或保密協(xié)議。
e) 聯(lián)營(yíng)、承包經(jīng)營(yíng)、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理。
6.6 合同糾紛處理
1） 糾紛發(fā)生后，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)人員遞交合同糾紛說(shuō)明，同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)
（原件）：
a) 合同文件（包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽(tīng)資料、廣告、授權(quán)委托書，介紹信及其他有關(guān)資料等） 。
b) 送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)。
c) 貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)資金管理賬目。
d) 作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等。
e) 證人證言。
f) 其他證據(jù)材料。
2） 法務(wù)人員根據(jù)情況，在3－5 日內(nèi)提出處理意見(jiàn)，最終提交公司總經(jīng)理審批。
3） 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成處理意見(jiàn)的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋公章或合同章。
4） 對(duì)經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的糾紛，經(jīng)公司總經(jīng)理同意，法務(wù)人員可向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁或向人民法院起訴。
5） 糾紛處理完畢后，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)向公司總裁報(bào)告；重大合同的糾紛處理，應(yīng)隨時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告進(jìn)展情況。
6.7 合同款支付
1） 合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫《合同付款審批表》。審批參照如下權(quán)限進(jìn)行：
a) 非商業(yè)類合同付款審批（ 待定）：
b) 商業(yè)類合同付款審批程序（ 待定）：
符號(hào)說(shuō)明： 1234, 表示流程起點(diǎn)及審核順序，○表示參與、會(huì)簽，√表示最終審批。
2） 財(cái)務(wù)部根據(jù)《合同付款審批表》付款后， 在表中最下行填寫實(shí)際付款額并保留《合同付款審批表》原件，合同執(zhí)行部門和成本管理中心/ 成本采購(gòu)部保存復(fù)印件。
7 支持性文件
7.1 采購(gòu)管理流程
7.2 合約框架管理作業(yè)指引
8 相關(guān)記錄
8.1 《合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表》
8.2 《合同審批表》
8.3 《合同付款審批表》
