在項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行中，項(xiàng)目經(jīng)理花在溝通上的時(shí)間占據(jù)全部工作的75%-90%。項(xiàng)目經(jīng)理能夠獲得足夠的信息、第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)問題，進(jìn)而協(xié)調(diào)項(xiàng)目各方面，良好的溝通至關(guān)重要。
01規(guī)劃溝通管理
規(guī)劃溝通管理是根據(jù)相關(guān)方的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況，制定合適的項(xiàng)目溝通方式和計(jì)劃的過程。本過程的主要作用是，識(shí)別和記錄與相關(guān)方的最有效率且最有效果的溝通方式。
規(guī)劃溝通管理：輸入、工具與技術(shù)和輸出
規(guī)劃溝通管理的數(shù)據(jù)流向圖
1.1 溝通需求分析
在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目相關(guān)方（干系人）分析。
所有這些人員各自需要的信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。例如，有的客戶希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶除周報(bào)外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到。
02管理溝通
管理溝通是根據(jù)溝通管理計(jì)劃，生成、收集、分發(fā)、儲(chǔ)存、檢索及最終處置項(xiàng)目信息的過程。本過程的主要作用是，促進(jìn)項(xiàng)目相關(guān)方之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。
管理溝通：輸入、工具與技術(shù)和輸出
管理溝通的數(shù)據(jù)流向圖
03控制溝通
控制溝通是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中對(duì)溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過程，以確保滿足相關(guān)方對(duì)信息的需求。本過程的主要作用是，隨時(shí)確保所有溝通參與者之間的信息流動(dòng)的最優(yōu)化。
控制溝通：輸入、工具與技術(shù)和輸出
控制溝通的數(shù)據(jù)流向圖
04兩條關(guān)鍵原則
盡早溝通：
• 盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，很多潛在問題也能暴露出來
• 溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大
主動(dòng)溝通：
• 建立項(xiàng)目經(jīng)理與用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員的緊密聯(lián)系
• 表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與
• 使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利
05保持暢通的渠道
溝通看似簡(jiǎn)單，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。
如果深層次剖析溝通，其實(shí)可以用一個(gè)模型來表示：
使用項(xiàng)目雙方認(rèn)可的溝通渠道：比如與用戶之間通過正式的報(bào)告溝通，與項(xiàng)目成員之間通過電子郵件溝通；
建立溝通反饋機(jī)制：任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況，不斷加以調(diào)整。
說句大家都憧憬的狀態(tài)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效、人心齊，每個(gè)人都有比較高的職業(yè)素質(zhì)，都清楚的知道自己的職責(zé)，都以結(jié)果為導(dǎo)向，溝通根本不要什么模式。一切回歸最簡(jiǎn)單，效率也最高，效果也最好。
