摘要:
本文根據(jù)自己參建的項目過程中有關(guān)管理經(jīng)歷,在簡單介紹總承包項目相關(guān)部門的作用后,在總承包項目中洽商、簽證及索賠的不同管理思路的指引下,淺析洽商、簽證及索賠的各種具體操作,目的為了使項目管理過程中有關(guān)洽商、簽證及索賠能有正確的執(zhí)行和管理,以便為項目的中間過程結(jié)算和最終結(jié)算做好基礎(chǔ)工作,完善成本管理過程,確保成本控制,實現(xiàn)項目應(yīng)有的經(jīng)濟效益,從而促進項目各方面的進度正常進行,使最終項目參與各方都取得滿意的效果。本文在研究過程中采用管理思路的過程進行闡述,以使讀者更貼切項目管理過程,以便更好的解讀此文。
關(guān)鍵詞:洽商 簽證 索賠 管理
1 前言
有關(guān)本文的研究背景、國內(nèi)研究現(xiàn)狀以及研究的目的和意義。
1.1研究背景
進入20世紀90年代后,我國經(jīng)濟高速發(fā)展,國家建設(shè)欣欣向榮,全國各地的工程建設(shè)遍地開花。而在這工程建設(shè)項目的大潮中,施工作為一個重要的環(huán)節(jié),存在很多種工程承包方式,而在其中諸多承包方式中,總承包方式無疑占據(jù)了比較大的比重。而在總承包方式中,由于涉及的承包范圍廣、專業(yè)多、技術(shù)難題多等諸因素招標(biāo)的時候不可能面面俱到。而在不能面面俱到的情況下,項目洽商、簽證及索賠就隨之產(chǎn)生。而在一個項目的合約成本管理中,處理這些問題的出現(xiàn)就比較棘手,因為它們都具有出現(xiàn)突發(fā)性、處理具有技巧性、效果具有影響性,能否處理得當(dāng)、效率是否高效都對工程項目的最終完好執(zhí)行和最終項目利潤有很大的影響。
1.2國內(nèi)研究現(xiàn)狀
目前國內(nèi)對此項課題有些專著,這其中又以索賠居多,而索賠中又以國際上涉及通用的FIDIC條款的比較多,主要針對國內(nèi)大面積的總包項目管理的涉及較少。國內(nèi)專業(yè)書刊也有些從現(xiàn)場角度出發(fā)的文章發(fā)表;诖,本人也是從現(xiàn)場實務(wù)出發(fā),做些簡單的分析,希望能為日后的這些專題研究大海添些水滴。
1.3研究的目的和意義
為了對于總承包管理項目過程中出現(xiàn)的洽商、簽證及索賠的管理有個實用、高效的解決思路,為了項目的中間過程結(jié)算和最終結(jié)算奠定基礎(chǔ)作用,總承包合同得到良好的執(zhí)行,促進工程項目的順利進展,對提升總承包企業(yè)的最終經(jīng)濟效益,對于總承包項目的洽商、簽證及索賠的管理思路淺析目的在于此。
本文基于上述目的,結(jié)合本人參與總承包管理的甲項目的具體過程,淺析施工總承包管理項目洽商、簽證及索賠的管理思路,也希望拋磚引玉,希望讀者和有關(guān)方面抓家可以提出更有深度的見解和觀點,也為國內(nèi)在此方面的課題研究提供一些有值得參考和引用的思路和論據(jù),使本文的研究具有課題研究參考的意義。
2 施工總承包項目部相關(guān)部門簡述
目前施工總承包項目大都實行項目經(jīng)理部管理模式,在本人參建的項目(以下簡稱甲項目)中的項目經(jīng)理部中主要設(shè)有以下部門:合約采購部、設(shè)計技術(shù)部、工程部、質(zhì)量部、安全部等。這其中其中合約采購部、設(shè)計技術(shù)部、工程部和洽商、簽證及索賠密切相關(guān),在此過程中起著不同的作用。以上三部門在洽商、簽證及索賠中的作用如下;
2.1合約采購部
負責(zé)審核工程部、設(shè)計技術(shù)部轉(zhuǎn)交的相關(guān)文件,判斷文件涉及范圍、證據(jù)是否充分以及對各類單價進行分析;對分包上報的各類文件進行核算;編制對發(fā)包人的有關(guān)現(xiàn)場洽商、簽證及索賠的文件。合約采購部必須多重視對合約價格的組成,且多收集有關(guān)洽商、簽證及索賠資料的收集,以便使以上工作順利得到解決,而保證經(jīng)濟效益。
2.2設(shè)計技術(shù)部
主辦對發(fā)包人洽商的工作,對工程洽商記錄中的材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標(biāo)、施工方法負責(zé),并將確認后的的各類設(shè)計技術(shù)文件及時轉(zhuǎn)交給各相關(guān)部門。設(shè)計技術(shù)部也要多對圖紙和規(guī)范、施工方案等方面進行考究,以便及時提出,既不延誤工程項目的進行,也不會影響費用的追溯。
2.3工程部
主辦對發(fā)包人及對分/供商的現(xiàn)場工程量計量簽認單。對施工過程中發(fā)生的合同外工作量的事由、工作范圍、工作內(nèi)容負責(zé),對工日、機械臺班、工程數(shù)量負責(zé);對施工過程中發(fā)生的合同外零星用工、機械臺班使用以及額外工作量簽字確認并及時轉(zhuǎn)交合約采購部。
3 對發(fā)包人的洽商、簽證及索賠管理的思路及淺析
在施工總承包管理項目中,除了中間過程結(jié)算和最終結(jié)算,項目結(jié)算中碰到最多的就是洽商、簽證和索賠了。對于三者的定義,以下做個簡單的解釋:
洽商[7]主要是指承包方就施工圖紙、設(shè)計變更所確定的工程內(nèi)容以外,施工圖預(yù)算或預(yù)算定額取費中未包含而施工中又實際發(fā)生費用的施工內(nèi)容所辦理的洽商。而簽證[7]是指在施工過程中承發(fā)包雙發(fā)就額外費用補償或工期延長等達成一致的書面證明材料和補充協(xié)議,可以直接作為工程款結(jié)算或最終增減工程造價的依據(jù)。另外索賠[7]是通常情況下指承包人在合同實施過程中,對非自身原因造成的工程延期、費用增加而要求發(fā)包人給予補償損失的一種權(quán)利要求。在以上三者中,洽商比較常見,簽證其次,索賠較少。就影響金額來說,索賠雖然發(fā)生較少,但是其涉及的金額卻可能是最多甚至決定性的。
下面就本人在參建的甲項目的具體實施中,施工總承包中針對發(fā)包人的洽商、簽證及索賠管理的思路及流程分別進行簡述和淺析。
3.1對發(fā)包人洽商管理思路及淺析
3.1.1對發(fā)包人洽商管理思路
首先,設(shè)計技術(shù)部記錄整理洽商資料,編制洽商單并及時反饋合約采購部。工程洽商記錄單應(yīng)包括材料、工藝、功能、構(gòu)造、尺寸、技術(shù)指標(biāo)、施工方法等。其次, 合約采購部從合約商務(wù)角度判斷洽商理由充分性、證據(jù)有效性及措詞合理性,對洽商內(nèi)容給出意見,并初步核算費用,確保成本在控制范圍內(nèi)。之后,設(shè)計技術(shù)部根據(jù)合約采購部意見整理工程洽商記錄單并報發(fā)包人、監(jiān)理人確認,同時在合約采購部留底。待確認后將正式工程洽商單轉(zhuǎn)交合約采購部;洽商提交發(fā)包人7日內(nèi)未確認或回復(fù),主辦工程師應(yīng)立即上報總工程師。最后各專業(yè)估算工程師對收到的工程洽商記錄單,計算變更費用(如果有)等,起草因工程洽商引起的費用變更(如果有)等文件。合約助理負責(zé)對工程洽商引起的費用變更等文件進行收集、整理并登記歸檔,以便日后調(diào)用等。
3.1.2對發(fā)包人洽商管理淺析
從以上的思路,我們可以做一下簡單的分析,并明確各個思路應(yīng)把握的細節(jié)。首先,技術(shù)部在整理洽商資料過程中,應(yīng)盡量考慮洽商產(chǎn)生的原因。就目前來說,洽商產(chǎn)生的原因主要就是材料采購的限制、工藝的改變、功能和技術(shù)指標(biāo)的變動、施工方案的影響、已經(jīng)施工條件的變化等。設(shè)計技術(shù)部只有吃透以上的變化以及可能帶來的影響,對洽商予以正確提出和完整表述,也應(yīng)盡可能貼近合同的執(zhí)行,或者能讓合同可以作為重要參考。在設(shè)計技術(shù)部的前段工作下,合約采購部根據(jù)合同約定以及市場的有關(guān)人工、材料、機械等造價信息,做出合理判斷,并核算費用,確保成本的可控性,以免影響項目的經(jīng)濟效益。在甲項目的施工過程中,項目經(jīng)理部就按照以上淺析的思路就高效完成了一個洽商,達到了良好的效果。
在甲項目施工進行過程中過程中,由于業(yè)主單位及業(yè)主要求,標(biāo)準層(3-18層)新風(fēng)機房內(nèi)應(yīng)有新風(fēng)機房設(shè)備基礎(chǔ),而原圖紙沒有設(shè)計,在圖紙會審過程中也沒有提及。這個時候的解決方式就是從設(shè)計技術(shù)部牽頭,根據(jù)實際的新風(fēng)機的相關(guān)參數(shù),設(shè)計出設(shè)備基礎(chǔ)的尺寸及數(shù)量先呈合約采購部進行判斷,判斷增加設(shè)備基礎(chǔ)的充分性、證據(jù)的有效性等。合約采購部給出了可以根據(jù)此洽商向業(yè)主方提出增加新增設(shè)備基礎(chǔ)的費用,且可以參考原合同中對應(yīng)的價格清單進行增加,不會另外增加成本。之后,設(shè)計技術(shù)部就整理好洽商資料,在建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位四方簽字后轉(zhuǎn)發(fā)一份給合約采購部。合約采購的估算工程師計算由于此變更增加的變更費用上報給監(jiān)理單位和建設(shè)單位。在得到監(jiān)理單位和建設(shè)單位簽字認可后存檔,并在當(dāng)月或者下月上報進度款申請時附上此部分費用一并申請。
在甲項目的實際實施過程中又有一個例子可以讓我們認識到洽商管理思路的程序性。在甲項目開始實施的基坑支護階段過程中,我們總包管理單位和分包商均從實際測量的數(shù)據(jù)中,得出地下工程應(yīng)加強剪切的荷載設(shè)計,增加抗浮錨桿的施工內(nèi)容。我方和分包的技術(shù)人員經(jīng)過多次計算和論證,得出最終結(jié)論應(yīng)增加抗浮錨桿的設(shè)計并施工。這時候設(shè)計技術(shù)部并將此提議提交合約采購部進行初步測算,這部分可能會產(chǎn)生的追加費用,以便設(shè)計技術(shù)部在和設(shè)計單位及業(yè)主溝通的時候可以進行有效商討,并且認為這份洽商應(yīng)該增加的費用。于是以我們總包單位的名義,我們提出了有關(guān)增加抗浮錨桿設(shè)計并施工的洽商函件給監(jiān)理、設(shè)計單位、及業(yè)主,最終在他們確認后形成四方確認的函件。設(shè)計技術(shù)部將此四方確認的函件給合約采購部,進行費用追加計算,并上報監(jiān)理及業(yè)主進行確認。確認后,合約采購部并將此部分存檔以便日后查閱及結(jié)算整理,并在下個月的進度款的申請中予以加入。這就完成了一個洽商管理的過程。
從上面的流程來看,通過設(shè)計技術(shù)部和合約采購部的良好配合,一個有理有據(jù)且能保證經(jīng)濟效益不受影響的洽商就可以形成了。這里需要注意的是,洽商主導(dǎo)的是設(shè)計技術(shù)部,因為主要是涉及技術(shù)方面的細節(jié)多些,而合約采購部則是從效益和費用的角度進行重要參考。
3.2對發(fā)包人簽證管理思路及淺析
3.2.1對發(fā)包人簽證管理思路
首先工程部責(zé)任工程師第一時間記錄整理簽證資料,編制現(xiàn)場工程量計量簽認單[4](詳附錄表1)并及時反饋合約采購部。現(xiàn)場工程量計量簽認單應(yīng)包括計量依據(jù)、現(xiàn)場情況描述、具體計量及支持證明材料等。其次仍然是合約采購部從合約商務(wù)角度判斷現(xiàn)場工程量計量簽認單理由充分性、證據(jù)有效性及措詞合理性,對簽證方式、內(nèi)容給出意見,并初步核算費用,確保成本在控制范圍內(nèi)。之后工程部責(zé)任工程師根據(jù)合約采購部意見整理現(xiàn)場工程量計量簽認單(一式三份,需呈工程經(jīng)理審核)并報監(jiān)理人、發(fā)包人對簽證進行確認,待監(jiān)理人、發(fā)包人確認后將現(xiàn)場工程量計量簽認單轉(zhuǎn)交合約采購部一份,用于辦理現(xiàn)場簽證表[4](詳附錄表2),F(xiàn)場工程量計量簽認單應(yīng)在簽證事件發(fā)生后3日內(nèi)提交監(jiān)理人、發(fā)包人。監(jiān)理人、發(fā)包人3日內(nèi)未確認或回復(fù),主辦責(zé)任工程師應(yīng)立即上報工程經(jīng)理。最后各專業(yè)估算工程師對收到的現(xiàn)場工程量計量簽認單根據(jù)合同約定計算相關(guān)費用,將現(xiàn)場工程量計量簽認單作為必備附件,辦理正式現(xiàn)場簽證表至監(jiān)理人處監(jiān)理人、發(fā)包人7日內(nèi)未確認或回復(fù),主辦專業(yè)估算工程師應(yīng)立即上報合約采購經(jīng)理。合約助理負責(zé)對簽證文件進行收集、整理并登記歸檔,以便日后調(diào)用等。
3.2.2對發(fā)包人簽證管理淺析
簽證是指在施工過程中承發(fā)包雙發(fā)就額外費用補償或工期延長等達成一致的書面證明材料和補充協(xié)議,可以直接作為工程款結(jié)算或最終增減工程造價的依據(jù)[14]。因此其對工程結(jié)算的造價非常直接。在簽證管理思路中,工程部是作為主辦的,因為簽證發(fā)生的具體情況、實際數(shù)量等都是
由工程部進行整理的。而且后續(xù)的許多資料都是在工程部主辦的工程量計量簽認單的基礎(chǔ)上取得,是取得有效簽證的最主要依據(jù)。
在甲項目施工進行過程中,接到設(shè)計單位出具的設(shè)計變更,要求我方對備注樓20層消防豎井進行拆除重新施工(在此之前我方已經(jīng)全部完成該處的砌筑施工)。工程部的責(zé)任工程師在接到這個通知單后,就在拆除過程中叫上了監(jiān)理單位一起現(xiàn)場確認,然后根據(jù)實際拆除情況填寫現(xiàn)場工程量計量簽認單,具體中體現(xiàn)了拆除數(shù)量發(fā)生的人工數(shù)量。在之后,工程部責(zé)任工程師將現(xiàn)場工程量簽認單呈于監(jiān)理單位及業(yè)主進行確認,最后工程部責(zé)任工程師呈一份原件給合約采購部。合約采購部的估算工程師根據(jù)工程量簽認單確認內(nèi)容和數(shù)量辦理進行估算、套價,編制簽證簽證表,并同時將現(xiàn)場工程量計量簽認單附后,作為支持性文件。這樣,一個簽證的管理就工作就完成了。這里需要提醒的是,辦理簽證的時候,一定要有監(jiān)理或甲方代表在現(xiàn)場旁證,可以采取現(xiàn)場拍照等有效方式獲得各方的認可,只有這樣才能保證后續(xù)簽證管理工作的正常進行。其次,是合約采購部仍然發(fā)揮其在費用測算的專業(yè)技術(shù)能力,根據(jù)合同約定以及市場的有關(guān)人工、材料、機械等造價信息初步核算費用,確保成本控制在范圍內(nèi),為項目爭取更多的經(jīng)濟效益。在獲得發(fā)包人和監(jiān)理人認可的現(xiàn)場工程量計量簽認單后,在規(guī)定的時間內(nèi)辦理正式的簽證表。
這里需要提醒讀者的是,由于簽證直接涉及到費用,因此監(jiān)理人和發(fā)包人有時會多考慮,有可能拖延現(xiàn)場工程量計量簽認單和現(xiàn)場簽證表的回復(fù)。在此,無論是工程部還是合約采購部在自己的資料發(fā)出后,均應(yīng)及時跟蹤對方回復(fù),以免拖延,造成簽證管理效率的降低,不利于簽證的管理。
3.3對發(fā)包人索賠管理思路及淺析
3.3.1對發(fā)包人索賠管理思路
發(fā)包人的索賠管理工作,和前二者最大不同就是,始終由合約采購部獨立完成。首先合約采購部依據(jù)項目實際執(zhí)行情況,結(jié)合有關(guān)資料、合同中的具體約定以及合同中有關(guān)索賠的依據(jù)條文、當(dāng)?shù)卦靸r信息等相關(guān)資料,進行索賠報告和文件的起草、計價,列出索賠明細。合約采購部在草稿經(jīng)審核后的定稿簽字蓋章后由合約采購部將費用索賠申請(核準)表[4](詳附錄表3,一式四份,回存一份)發(fā)放至監(jiān)理人。監(jiān)理人、發(fā)包人10日內(nèi)未確認或回復(fù),主辦專業(yè)估算工程師應(yīng)立即上報合約采購經(jīng)理。最后合約助理負責(zé)對索賠文件進行收集、整理并登記歸檔。
3.3.2對發(fā)包人索賠管理淺析
由于索賠管理工作,是由合約采購部獨立完成,因此在處理上要更加考慮全面。首先要了解索賠的處理原則,其原則為[14]:(1)索賠必須以合同為依據(jù);(2)及時、合理的處理索賠;(3)加強主動控制,減少合理索賠。其次要注意索賠的計算,要知道根據(jù)合同的不同情況,了解索賠包含哪些費用,并不是簡單的人工費、材料費、機械費、規(guī)費、稅金等,還應(yīng)考慮保函手續(xù)費、延遲付款利息、保險費、管理費、利潤等等。還有就是索賠的計算方法[11],是采取實際費用法還是修正的總費用法還是其他方法,這些都是要認真考慮。
在甲項目進行到精裝修階段,根據(jù)業(yè)主要求施工出一處樣板房。由于業(yè)主對于衛(wèi)生間的格局不滿意,因此要重新設(shè)計。基于此,業(yè)主發(fā)出關(guān)于暫停衛(wèi)生間管道及電氣施工的通知給項目部,要求總包單位立即停止所有預(yù)知有關(guān)的給排水、電氣施工。這個時候,合約采購部在接到這個甲方指令后,立即根據(jù)指令內(nèi)容向業(yè)主因停工造成的工程延誤、窩工等的索賠意向書,在確認收到重新設(shè)計后計算相關(guān)索賠明細。之后合約采購部就組織電氣、給排水的估算工程師,就當(dāng)時停工時間節(jié)點的實際進度,進行資料收集。在收到業(yè)主重新設(shè)計后的圖紙后,合約采購部就計算出由于此變更造成的實際費用、工期延誤等匯總的索賠明細,并最終形成索賠申請(核準)表上報業(yè)主。上報業(yè)主后在時間限期快到時,和業(yè)主指定的造價咨詢單位通力配合,要回了業(yè)主的審核意見書,是項目的多發(fā)生費用得到及時有效的轉(zhuǎn)移。在這里特別要提醒的是,索賠不僅僅是費用索賠,還有工期索賠,從某種角度考慮,工期索賠更能幫助索賠所獲得的利益。
下面就舉出另外一個例子,來述說一下索賠的思路整理及過程。甲工程項目由于裙樓設(shè)計為鋼結(jié)構(gòu),鋼結(jié)構(gòu)占的比重比較大,所以鋼結(jié)構(gòu)的焊接工作成為工作中的重點,無論在工廠制作中還是現(xiàn)場安裝中。眼看裙樓鋼結(jié)構(gòu)主體工程就要全部結(jié)束的時候,業(yè)主提出要對鋼結(jié)構(gòu)焊接的質(zhì)量進行檢測。按理,現(xiàn)場安裝焊接部分要求檢測無可非議,但是業(yè)主要求全部予以檢測,就存在重復(fù)檢測的問題。因為現(xiàn)場的鋼結(jié)構(gòu)絕大部分的制作是在工廠里完成的,而工廠已經(jīng)進行過檢測,更由于檢測機構(gòu)已經(jīng)報監(jiān)理備案,監(jiān)理同意檢測機構(gòu)的結(jié)果。合約采購部對以上的思路進行了整理,并且認定存在索賠費用的事宜。因此在接到業(yè)主的指令后,合約采購部立即根據(jù)此情況向業(yè)主發(fā)出重復(fù)檢測而產(chǎn)生費用的索賠意向書。之后我方也按業(yè)主的指令要求進行了以上的所有現(xiàn)場檢測工作。這樣,在業(yè)主及監(jiān)理的旁站下,對現(xiàn)場的焊縫進行了檢測,由于數(shù)量較多,我們和監(jiān)理、檢測方通力配合,表明了那些是現(xiàn)場安裝的焊縫,那些是工廠制作的焊縫,以此區(qū)別,并進行了統(tǒng)計。最后我們?nèi)匀痪痛耸乱水a(chǎn)生的重新檢測費用在合理的時間里進行了索賠,并附了索賠基礎(chǔ)資料(原先工廠檢測機構(gòu)的備案資料、原先工廠制作的焊縫探傷的數(shù)量、現(xiàn)場檢測方出具的報告、和監(jiān)理核對的現(xiàn)場安裝的實際數(shù)量、和檢查方的檢測委托合同等),業(yè)主也在造價咨詢公司審核的基礎(chǔ)上對我方的索賠(總計5萬多)予以了認可。
在以上索賠管理思路中,同樣要提醒的是,索賠是有時效的,必須按照合同的具體要求進行監(jiān)督和跟蹤,以免過了最后的時間,最后導(dǎo)致應(yīng)有的利益得不到保障。
4 在洽商、簽證、索賠管理過程中應(yīng)注意的一些細節(jié)
在處理洽商、簽證、索賠管理的過程中除了按以上思路執(zhí)行外,要注意一些細節(jié)。因為一些細節(jié)看似普通,卻對執(zhí)行效果產(chǎn)生很大的影響,如下簡言:
首先無論是洽商、簽證還是索賠管理都應(yīng)嚴格執(zhí)行合同中的約定上報時間。洽商、簽證、索賠三者的時間各不相同,應(yīng)嚴格區(qū)分,以免延誤上報時間,讓發(fā)包人可以以此為由拒絕,那樣肯定對項目的效益會產(chǎn)生很大的影響。其次一定要注意有關(guān)此各類文件的完整性,應(yīng)力求在上報之前收集完整有效,使發(fā)包人不會找理由推遲回復(fù),否則造成效率的低下。還有就是在溝通過程中一定要注意方式,注意溝通的靈活性,以獲得發(fā)包人良好的配合,高效完成有關(guān)洽商、簽證、索賠的管理工作。
5 結(jié)論與建議
以上也是本人參建甲項目后對于向發(fā)包人洽商、簽證及索賠的管理過程中形成的簡單思路,也在執(zhí)行過程中取得了不錯的效果,為項目的中間結(jié)算和最后結(jié)算做了基礎(chǔ)工作,也確保了經(jīng)濟效益的實現(xiàn),同時從根本上也促進了工程項目的進展。實際上土木工程日新月異發(fā)展的今天,對于洽商、簽證、索賠的管理思路也是各有千秋,并非千篇一律。只是無論面對何種思路,我們作為項目管理人員都要意識到,洽商、簽證、索賠的正確高效處理對于整個施工總承包項目的管理的重要性,對于執(zhí)行過程管理思路的任何一個細節(jié)要重視,都不能隨便敷衍。只有這樣我們才能在保證整個項目正常進行實施下,不至于自身的經(jīng)濟效益受到影響,也使最后參加工程項目各方都能得到滿意的效果。在本文中,本人如有闡述不合理或者錯誤的地方,敬請讀者予以指正,并提供探討和參考。
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