建設工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)中需要注意的幾個問題
建設工程監(jiān)理目標的實現(xiàn)，需要監(jiān)理工程師扎實的專業(yè)知識和對監(jiān)理程序的有效執(zhí)行，更需要監(jiān)理工程師具有較強的組織協(xié)調(diào)能力，這是監(jiān)理工作能否成功的關鍵。實踐證明，組織協(xié)調(diào)工作是“三控、二管、一協(xié)調(diào)”中最為重要，也最為困難的一項。只有通過組織協(xié)調(diào)，使影響監(jiān)理目標實現(xiàn)的各方主體有機配合，關系融洽，才能實現(xiàn)整個系統(tǒng)的和諧，才能使監(jiān)理工作實施和運行過程順利進行，實現(xiàn)預期的目標。本人結合工程實踐，談談對組織協(xié)調(diào)的體會和看法，以供大家討論。
1 建設工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)的概念
從理論上講，組織協(xié)調(diào)是指在一個工作系統(tǒng)內(nèi)，通過信息交換、會議溝通、函件往來、感情聯(lián)絡和研究討論等方式，消除系統(tǒng)內(nèi)機構運行產(chǎn)生的矛盾、問題和障礙，確保系統(tǒng)內(nèi)各個組織機構能夠正常運行的手段，從而保證三大目標的實現(xiàn)。
2 結合實踐，談談建設工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)中需要注意的幾個問題
(1)處理好項目監(jiān)理機構內(nèi)部的協(xié)調(diào)，這是所有工作的根本�？偙O(jiān)理工程師要與各專業(yè)工程師之間做好協(xié)調(diào)，特別要抓好人際關系的協(xié)調(diào)。要采取公開的信息政策，讓每個人都了解項目的實施情況和遇到的問題和危機，經(jīng)常性地指導工作，與各成員一起商討遇到的問題，多傾聽他們的意見和建議，鼓勵大家同舟共濟，調(diào)動他們的工作的積極性。
(2)更應該做好系統(tǒng)外部協(xié)調(diào)，這是所有工作的保障。包括與政府質檢部門、業(yè)主、設計單位、施工單位等的協(xié)調(diào)。通過本人數(shù)年工程監(jiān)理實踐的體會，與業(yè)主和施工單位的協(xié)調(diào)是重中之重。監(jiān)理目標的順利實現(xiàn)和與業(yè)主協(xié)調(diào)的好壞有很大關系，所以與業(yè)主的協(xié)調(diào)好是監(jiān)理工作的重點，也是難點。而監(jiān)理工程師對質量、進度和投資的控制都是通過承包商的工作來實現(xiàn)的，所以做好與承包商的協(xié)調(diào)工作也是組織協(xié)調(diào)工作的重要內(nèi)容。
(3)在具體協(xié)調(diào)的過程中，要提高對協(xié)調(diào)工作的敏感度、靈活性和耐心。
1)協(xié)調(diào)工作要有預見性。要善于發(fā)現(xiàn)各單位之間在結合部位上的矛盾和問題以及各專業(yè)工程交叉施工給對方造成的不利影響，要有觀察事物變化的敏感度，觀察各專業(yè)施工何時會出現(xiàn)問題及出現(xiàn)問題未及時解決會產(chǎn)生什么后果，以便提前采取預防措施，做到事前控制，各方都積極響應，將所有相互影響的部位提出來討論解決，會審后設計方立即將施工圖紙進行修改，從而保證了工程施工順利進行。
2)協(xié)調(diào)要有針對性、處理問題要及時。當矛盾和問題出現(xiàn)后，要及時了解，分析實質，抓住主要矛盾或矛盾的主要方面，有針對性地進行協(xié)調(diào)處理，使矛盾和問題得以解決，以免矛盾和問題擴大，增大協(xié)調(diào)工作難度。例如：齊魯一澗橋一期16#商住樓，施工過程中，設計院考慮減輕樓面荷載，將輕質隔墻厚度由12cm改為9cm，并且下發(fā)了設計變更。由于監(jiān)理人員沒有及時通知施工單位，造成施工單位仍然按照原設板厚進料。進場后發(fā)現(xiàn)材料不對，要求施工單位重新組織進料，耽誤工期一個多月。同時，施工單位也提出了索賠的請求。結果不僅造成了工期延誤，還造成了經(jīng)濟損失。
3)協(xié)調(diào)工作要靈活。在協(xié)調(diào)處理問題時，有時處理問題的方法，不一定能被對方所接受，這就要求監(jiān)理工程師有較強的應變能力，及時改變處理問題的方式、方法。例如：可以先讓一方提出幾種解決問題的方案，讓另一方來選擇，若不成，監(jiān)理工程師還可以提出幾種方案，供各方選擇、認可，總之要找到一個讓各方都能接受的方案，從而使問題得到解決。
4)協(xié)調(diào)工作要有耐心。有時一個問題需要多次進行協(xié)調(diào)，或者舊的問題還未解決完，新的問題又會出現(xiàn)，這就要求監(jiān)理工程師在組織協(xié)調(diào)時要有耐心，不斷地組織各方進行協(xié)調(diào)處理，直到問題解決為止。但在進度控制中，有時會因某一專業(yè)工程施工不能按計劃進行，導致整個工程進度拖后，在檢查督促無效的情況下，就要以經(jīng)濟手段來約束各方的施工行為。
5)解決問題的方式、方法都確定了，監(jiān)理工程師還要檢查、督促各方執(zhí)行，以免引發(fā)新的矛盾和問題。只有檢查落實了，協(xié)調(diào)的工作才有意義。
(4)積極利用好常規(guī)的組織協(xié)調(diào)方法，也會取得意想不到的效果。首先，會議協(xié)調(diào)是進行監(jiān)理協(xié)調(diào)的常規(guī)方法，會議協(xié)調(diào)時應注意下列事項:
1)有關單位與會人員職務應適當。要求與會人員既要了解現(xiàn)場實際，又能夠現(xiàn)場決策。職務太高不了解現(xiàn)場情況不便決策，而職務太低不能決策，因此，職務要適中，沒有必要把單位大領導都請來。例如：在為舉辦亞洲杯準備的山東省體育中心綠化工程工地中，工期緊是最主要的問題，同時加上綠化時機，這就要求在進度問題上一點都不能馬虎。因此監(jiān)理機構在每次開會都要求施工單位總經(jīng)理(決策者)和現(xiàn)場項目經(jīng)理和工長(執(zhí)行者)必須參加會議參加工地現(xiàn)場會議，會議形成的決議得到了很好地執(zhí)行，效果良好。
2)要求與會人員應做好會前準備工作。各承包商在會前應向總監(jiān)提交一份書面報告，除了列明前一階段的進度和下一階段的計劃外，要特別列明下一階段需要協(xié)調(diào)的事項內(nèi)容。只有這樣才能有的放矢，保證會議的質量和效率。
3)監(jiān)理單位不宜唱獨角戲。應由各承包商進行全面簡要匯報，讓其一口氣地談完所有問題，中途不要被打斷。而后，監(jiān)理單位、業(yè)主和各承包商就需要協(xié)調(diào)的事項逐項進行討論，形成決議�？偙O(jiān)應控制好會議進程，討論應簡明，議不及事的題外話和高談闊論應予以干預。同時，總監(jiān)應積極行使決策權。
4)書面整理好會議內(nèi)容，經(jīng)與會各方代表會簽，分發(fā)給有關單位。只有形成書面文字，才能提高決議的執(zhí)行力度，及時糾正不執(zhí)行會議決議的行為。其次，經(jīng)常性事項的程序化也是組織協(xié)調(diào)的工作之一。在具體施工過程中，監(jiān)理工程師應按科學的施工程序組織各方協(xié)調(diào)工作，要及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤的工作程序和操作程序，堅持按科學的監(jiān)理程序辦事。一定要把握好監(jiān)理的原則。
3 強調(diào)建設工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)中的幾個原則
(1)統(tǒng)攬全局的原則。監(jiān)理單位要明了工程項目的全部工作量和所有承包商的職責范圍，要了解項目的總任務和分任務，做到分任務之間的無縫銜接，消除責任真空和監(jiān)理盲點。
(2)公平和公正原則。監(jiān)理單位要站在公平和公正的立場上，以理服人。要鍛煉提高識別真假是非的能力，不被表面現(xiàn)象迷惑。當施工方之間或施工方與業(yè)主方之間發(fā)生矛盾時，監(jiān)理工程師要站在公正的立場上，不偏袒任何一方，誰違約，給對方造成損失，誰就應承擔經(jīng)濟責任。樹立監(jiān)理方在組織協(xié)調(diào)中的威信，以取得各方的配合和支持。
(3)局部服從整體的原則。當問題出現(xiàn)時一定要注意從整體的原則考慮具體的處理方式、方法。不能因為其局部利益的保證，而影響總體目標的實現(xiàn)，“撿了芝麻，丟了西瓜”得不償失。組織協(xié)調(diào)不僅僅只是一種管理技巧和藝術，更重要的是要把這些技巧和藝術應用到工程實踐中去。監(jiān)理工程師尤其是總監(jiān)應加強經(jīng)驗的積累和提高管理溝通的訓練。這一點顯得特別重要!
