1 引言
在水利工程建設(shè)監(jiān)理實(shí)施過程中，要開不少的會(huì)。會(huì)議是總監(jiān)理工程師溝通情況、協(xié)調(diào)矛盾、反饋信息、制定決策和下達(dá)指令、解決糾紛的主要方式；也是總監(jiān)對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督控制和對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行有效管理的重要工具。有些比較重要的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)做好記錄。有了記錄，可以照決議辦事，可以隨時(shí)檢查決議的執(zhí)行情況，還可以查考發(fā)言的內(nèi)容。
有的會(huì)議，不僅要做好記錄，會(huì)后還要根據(jù)記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，作為文件，印發(fā)有關(guān)方面據(jù)以貫徹執(zhí)行。為此，會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要是工程變更、簽證、延期、計(jì)量、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究等方面的重要憑證和依據(jù)；是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實(shí)行工程管理、制定措施、方案的重要參考資料；是監(jiān)理單位的產(chǎn)品，也是監(jiān)理資料的重要組成部分。
寫好會(huì)議記錄和紀(jì)要并不是一件容易的事，除了耳靈手快，具有綜合分析能力外，還要按照有關(guān)規(guī)定和要求，隨工程進(jìn)度同步進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、認(rèn)真、真實(shí)、可信。由于監(jiān)理人員參差不齊，水平不一，有的記錄和紀(jì)要還存在一定問題。
2 會(huì)議記錄、紀(jì)要常出現(xiàn)的問題
2.1 內(nèi)容不全 由于管理不善、制度不嚴(yán)、責(zé)任不清及人員素質(zhì)差，記錄時(shí)該記的內(nèi)容未記，該形成紀(jì)要的沒有形成，與會(huì)人員該簽字的沒有簽字，應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些都直接影響了資料的完整性。
2.2 真實(shí)性不夠 記錄時(shí)沒有把會(huì)議進(jìn)行的真實(shí)情況如實(shí)地記下來，任意增減或改變會(huì)議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏蓋全，隨意加修飾詞等。這種作法有悖于誠(chéng)信原則。記錄必須做到真實(shí)、準(zhǔn)確、無誤。
2.3 格式不規(guī)范 有些監(jiān)理人員不熟悉，甚至不懂記錄、紀(jì)要的書寫格式，盲目地隨意地去寫，寫出來的東西條理不清、邏輯不強(qiáng)、語言不準(zhǔn)確，沒有重點(diǎn)，雜亂無章，字跡潦草，完全脫離文體的要求，讓人難以明白其中的意思，無法據(jù)此行事。
2.4 編寫不及時(shí) 有的監(jiān)理機(jī)構(gòu)，由于對(duì)會(huì)議紀(jì)要不夠重視，或是人員安排不當(dāng)，檢查指導(dǎo)不力，使會(huì)議紀(jì)要不是不寫就是嚴(yán)重滯后于記錄的形成時(shí)間，在需要時(shí)拿不出東西，需用時(shí)突出整理，往往是粗制濫造，漏洞百出。施工階段的工程監(jiān)理記錄、紀(jì)要必須準(zhǔn)確及時(shí)地反映工程建設(shè)施工過程的管理。施工期間的不可逆性，具有時(shí)過境遷不可追憶的過程。
3 會(huì)議記錄
水利工程推行招標(biāo)投標(biāo)和建設(shè)監(jiān)理的實(shí)踐告訴我們，工程建設(shè)過程中必然會(huì)舉行眾多類型的會(huì)議，通過會(huì)議的討論研究，統(tǒng)一了思想認(rèn)識(shí)，形成決議。為使會(huì)議精神能在會(huì)后很好的貫徹執(zhí)行，順利實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)，并作為日后檢查執(zhí)行情況的根據(jù)，就有必要把會(huì)議的內(nèi)容具體記錄下來。這些記錄材料就是會(huì)議記錄。工程建設(shè)監(jiān)理會(huì)議記錄有別于其它會(huì)議記錄，有其自己獨(dú)特的格式，它所包括的兩個(gè)部分是：
3.1 會(huì)議記錄（B3-1） 由五個(gè)方面組成，即會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、記錄人和會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的主要部分，記錄方法有兩種。
（1 ）摘要記錄。只記會(huì)上報(bào)告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。一般只要在開會(huì)時(shí)認(rèn)真地記一下，事后未必整理，但也要仔細(xì)地看過、補(bǔ)遺。
（2 ）詳細(xì)記錄。要把每個(gè)人的發(fā)言都記下來，不僅要在開會(huì)時(shí)記好，而且要在會(huì)后認(rèn)真地加以整理。會(huì)后整理的記錄還要經(jīng)過主持人的審閱。以上兩種方法，究竟采用哪一種比較合適，要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、目的、要求及討論的問題來決定。一般的會(huì)議，如討論的問題比較簡(jiǎn)單，只要摘要記錄就可；討論的問題比較復(fù)雜，在討論過程中有不同意見，甚至有爭(zhēng)論的，就要詳細(xì)地記下來。
3.2 會(huì)議簽名單（B3-2 ） 會(huì)議簽名單里主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、記錄人與會(huì)議記錄相重復(fù)，書寫時(shí)必須要一致，不能有誤。工程名稱寫建設(shè)項(xiàng)目名稱，編號(hào)寫工程合同編號(hào)+B3.2+N （N 是自然數(shù)）。出席人員及職務(wù)簽名欄較為關(guān)鍵，最好在散會(huì)前討論時(shí)間里抽空簽。尤其是重要領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)時(shí)簽不上，會(huì)后再補(bǔ)很困難，往往空缺。

4 會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行的書面文件。
水利工程建設(shè)過程中，要形成全文紀(jì)要的會(huì)很多，如：技術(shù)交底會(huì)議、施工方案審查會(huì)議、基礎(chǔ)驗(yàn)收會(huì)議、工程階段驗(yàn)收會(huì)議、年度工程計(jì)劃會(huì)議、竣工驗(yàn)收會(huì)議、索賠協(xié)調(diào)會(huì)議、設(shè)備采購(gòu)會(huì)議等。這些會(huì)議雖開過后并不作出正式?jīng)Q定和決議，但對(duì)會(huì)上所討論的問題，在取得一致意見后，需要貫徹執(zhí)行，在這種情況下，就需要寫會(huì)議紀(jì)要。
會(huì)議紀(jì)要一般包括兩個(gè)方面：會(huì)議情況簡(jiǎn)述和內(nèi)容紀(jì)要。
4.1 會(huì)議情況簡(jiǎn)述 簡(jiǎn)要敘述開會(huì)目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的單位和討論的問題及討論情況。
4.2 內(nèi)容紀(jì)要 記述有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話摘要，歸納與會(huì)人員經(jīng)過討論取得一致意見的幾個(gè)問題。
4.3 注意的問題 會(huì)議紀(jì)要既然要貫徹執(zhí)行，在寫作時(shí)就必須注意以下幾點(diǎn)：
（1 ）闡述要清楚，交代要具體，否則就無法貫徹執(zhí)行。
（2 ）觀點(diǎn)要鮮明，是非要分明，對(duì)有爭(zhēng)議的問題要表明態(tài)度，以免造成障礙和損失。
（3 ）整理要忠實(shí)，要點(diǎn)要突出，抓住重點(diǎn)。
（4 ）語言要簡(jiǎn)煉，判斷要準(zhǔn)確。
（5 ）條理要清楚，概括要全面。
總之，紀(jì)要應(yīng)分條、分層敘述，避免雜亂無章、前后矛盾。寫好紀(jì)要是我們每個(gè)監(jiān)理人員應(yīng)具備的起碼素質(zhì)。