很久之前，寫過一篇有關(guān)Word的文章，叫做《如何成為Word高手》。從搜索的情況來看，這篇文章被搜到的次數(shù)相當(dāng)高，而且在各大搜索引擎也是放在第一頁，甚至是第一條搜索結(jié)果，這是我所未預(yù)料到的�；仡^讀一讀這篇文章，文理還算好，只是字少而言未盡。下午的時候已經(jīng)寫過一篇文章了，今晚本沒打算再寫，不過剛剛有同學(xué)問到了這個問題，并費(fèi)勁地向他演示了一番，而且又參透了一個以前一直困擾的問題，因而這會兒才想到有必要寫一下，可以給他人帶來些便利之外，權(quán)當(dāng)記錄一下，免得后來忘記了。

　　雖說畢業(yè)論文都有模板，但在我看來，這樣的模板根本就不是模板的樣。模板應(yīng)該是很容易讓人根據(jù)自己的內(nèi)容修改，而且版式方面不會因內(nèi)容的改變而有太大的變化，版式變形的機(jī)率越小越好�；�于這樣的情況考慮，對于模板的用法，我覺得應(yīng)該是按照論文模板應(yīng)有內(nèi)容或章節(jié)的前后順序新建一份文檔，其他所有都拋棄，包括格式、樣式等。完成論文之后，再根據(jù)《論文格式說明》之類的文檔，設(shè)置各部分的格式。我認(rèn)為這是最好的做法，要不然直接往模板內(nèi)填充論文內(nèi)容，然后修改格式，非讓你暴跳如雷不可，何況模板本身就做得不好。

　　因而完成一篇論文可遵循以下步驟：

　　1、完成論文內(nèi)容。主要任務(wù)是在Word中盡情的打字，把論文的所有文字、引用、圖片、題注、腳注、尾注、索引這些元素都加入文檔中，只不過這些元素要按照論文模板的順序放置。至于交叉引用，需要在參考文獻(xiàn)一節(jié)完成之后，就可以在輸入論文內(nèi)容的時候設(shè)置了。注意在這個階段，不應(yīng)理會格式。不管是章節(jié)號、標(biāo)題，統(tǒng)統(tǒng)和正文的格式一樣，使用這種方式比邊寫邊排版有顯著的快速、省時效果。這里邊需要注意的是，引用、題注、腳注、尾注、交叉引用、索引都要使用Word中“插入”菜單中提供的功能，而不要采用手動編號的方式，否則當(dāng)論文內(nèi)容被修改時，你將可能要修改所有的編號。

　　2、排版。主要任務(wù)是根據(jù)《論文格式說明》設(shè)置論文的版式�？煞譃橄旅鎺讉�小步驟：

　　A、插入封面、開題報告、檢查報告、誠信聲明等前置內(nèi)容。當(dāng)然這些內(nèi)容你可以依次打開相應(yīng)的封面、開題報告、檢查報告、誠信聲明文檔，然后粘貼復(fù)制。但是，有更快捷的方法，就是使用“插入”->“文件"功能，你只需按照順序插入文件即可。

　　B、設(shè)置論文內(nèi)容格式。按照《論文格式說明》設(shè)置論文標(biāo)題、章節(jié)標(biāo)題、正文、圖片等的格式。這個步驟是排版的最主要工作。一般來說需要完成的設(shè)置包括內(nèi)容文字格式、圖片格式、目錄、頁碼。而這幾個當(dāng)中，又屬設(shè)置內(nèi)容文字格式是重中之重。不要以為文字格式無非是字體、字號、首行縮進(jìn)、行距這幾個內(nèi)容，這里邊包含的東西相當(dāng)多，會直接關(guān)系到目錄、頁碼、頁眉、頁腳的設(shè)置。當(dāng)然首先是應(yīng)該設(shè)置字體、字號、首行縮進(jìn)、行距這些內(nèi)容，但是在設(shè)置過程中，需要適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用“大綱級別”和“插入”->“分隔符"中的那些版式符，以完成對目錄、頁碼、頁眉、頁腳的預(yù)先配置。當(dāng)需要另起一頁時，不要使用連續(xù)大量的回車(段落符)完成換頁，而是應(yīng)該使用“插入”->“分隔符”中的“分頁符”。這個對話框中還有“分行符”、“分欄符”。分欄符比較好理解，如果結(jié)合分節(jié)符中的版式符號，可以實現(xiàn)多樣的分欄設(shè)置，如不同頁面的分成不同欄數(shù)。分行符(按Shift+回車Enter鍵)區(qū)別于段落符(按回車Enter鍵)，簡單地理解，分行只是新行，而不是新的段落。

　　生成目錄：大綱級別是針對生成目錄的，因為目錄的生成需要知道各章節(jié)標(biāo)題之間的等級層次關(guān)系。Word本身提供了一些默認(rèn)的章節(jié)標(biāo)題樣式，如標(biāo)題1、標(biāo)題2……如果你要簡單些，也可以使用這些樣式。不過，建議還是自己來搞比較有修改。大綱級別可在“工具欄“空白處按右鍵，選擇“大綱”調(diào)出“大綱級別”工具欄。然后你要做的工作就是設(shè)置各個章節(jié)標(biāo)題的層次級別了，如1級、2級、……、9級、正文文字。設(shè)置完這些你已經(jīng)可以為論文生成目錄。只是一般說來，還應(yīng)為章節(jié)標(biāo)題設(shè)置章節(jié)號，這可以通過“格式”->“項目符號與編號”來設(shè)置。注意在多級編號的自定義對話框中，章節(jié)標(biāo)題的級別與章節(jié)號的級別是一樣的，即是說1級章節(jié)標(biāo)題的章節(jié)號由級別為1的格式控制。

　　設(shè)置頁碼、頁眉、頁腳：很多情況下，論文的正文使用1, 2, 3……這樣的頁碼，而對于封面、開題報告等內(nèi)容的頁面則使用其他形式的頁碼，如羅馬字母等，甚至有些不使用頁面，如目錄頁等。對于頁眉、頁腳也一樣，可能需要不同的頁設(shè)置不同的頁眉頁腳。所有這些功能都需要依賴于“插入”->“分隔符”中的分節(jié)符的運(yùn)用。所以需要先介紹一下有哪些分節(jié)符以及可以設(shè)置的格式類型：

　　分節(jié)符就是將文檔分為幾節(jié)，然后根據(jù)需要對每節(jié)設(shè)置不同的格式。

　　“下一頁”：插入一個分節(jié)符，新節(jié)從下一頁開始。

　　1、頁邊距

　　2、紙張大小或方向

　　3、打印機(jī)紙張來源

　　4、頁面邊框

　　5、垂直對齊方式 (對齊：文本、圖形以及其他對象位置的一致性。對齊的類型包括左對齊、右對齊以及兩端對齊。)

　　6、頁眉和頁腳 (頁眉和頁腳：頁眉可由文本或圖形組成，出現(xiàn)在一節(jié)中每頁的頂端。頁腳出現(xiàn)在每頁的底端。頁眉和頁腳經(jīng)常包括頁碼、章節(jié)標(biāo)題、日期和作者姓名。)

　　7、分欄

　　8、頁碼編排

　　8、行號

　　9、腳注和尾注

　　切記分節(jié)符控制其前面文字的節(jié)格式。例如，如果刪除某個分節(jié)符，其前面的文字將合并到后面的節(jié)中，并且采用后者的格式設(shè)置。請注意，文檔的最后一個段落標(biāo)記 (段落標(biāo)記：按 Enter 結(jié)束一個段落后，Microsoft Word 插入的非打印符號。段落標(biāo)記存儲應(yīng)用于段落的格式設(shè)置。) 控制文檔最后一節(jié)的節(jié)格式(如果文檔沒有分節(jié)，則控制整個文檔的格式)。

　　對文檔完成分節(jié)的設(shè)置之后，就可以在插入頁碼時選擇“續(xù)前節(jié)”還是“重新編號”。續(xù)前節(jié)就是繼續(xù)使用前節(jié)的頁碼，重新編號就是從新節(jié)開始新的頁碼。

　　到此為止，論文的格式編排已經(jīng)完成。更多的技巧請參考候捷先生的《Word排版藝術(shù)》。最后推薦幾個非常有用的快捷鍵：

　　Shift+F1：查看光標(biāo)所在處或所選內(nèi)容的格式

　　Ctrl+Shift+<：縮小字號

　　Ctrl+Shift+>：增大字號

　　Alt+Shit+左方向鍵：若選中內(nèi)容，快捷鍵功能是使用標(biāo)題9->標(biāo)題1的樣式。若是在文檔結(jié)構(gòu)圖中，則是調(diào)整大綱級別從9級->1級

　　Alt+Shit+右方向鍵：與Alt+Shift+左方向鍵相反

　　如有不明白之處，可與我探討。