監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場，除了依照國家有關(guān)建設(shè)工程的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質(zhì)量、進(jìn)度、費用、安全等問題外，還要讓這些工作的情況在監(jiān)理資料上真實地反映出來。
01監(jiān)理資料的分類
按施工階段監(jiān)理資料來源大致可以分為三大類：
第一類，即建設(shè)工程的基本文件。
第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。
第三類，即項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。
第一類資料主要來源于建設(shè)單位。主要包括：各類合同；勘察設(shè)計文件及圖紙等。這些資料主要是原件，項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要及時收集并妥善保存.
第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質(zhì)量、安全驗收以及進(jìn)度、費用審核表格。這些資料由施工單位提供，資料員要根據(jù)施工進(jìn)度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。
第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細(xì)則；旁站方案；安全監(jiān)理方案；監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單；旁站記錄；實測實量；會議紀(jì)要；監(jiān)理月報；工程質(zhì)量評估報告；專題報告；監(jiān)理日記；監(jiān)理工作總結(jié)等。此外，還有上級主管部門以及公司制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分資料由項目部編寫、紀(jì)錄、傳遞、整理歸檔。
02監(jiān)理資料員基本要求
應(yīng)掌握以下的知識：
（1）了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序，加深對工程建設(shè)的理解，從而知道自己處理的是什么資料，有什么用處，資料之間有什么關(guān)系，以便清楚掌握資料管理工作。
（2）了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案；掌握檔案分類的基本方法；熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍，以便能指導(dǎo)施工承包單位的施工技術(shù)資料技術(shù)整理工作。
（3）掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)》的基本內(nèi)容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關(guān)系；掌握各個層次質(zhì)量驗收地的合格條件；掌握分項、分部工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗收的程序。
（4）了解與《統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容，材料、構(gòu)配件驗收試驗、工程檢測等的有關(guān)規(guī)定。
（5）掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力；熟悉電腦操作和有關(guān)軟件；對信息化管理有一定的理解；有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。
03監(jiān)理資料的管理要求
(一)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理文件資料，做到“明確責(zé)任，專人負(fù)責(zé)”。
(二)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應(yīng)及時分類整理自己負(fù)責(zé)文件資料，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行管理，監(jiān)理文件資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整。
(三)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件資料應(yīng)為原件，若為復(fù)印件，應(yīng)加蓋報送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。
(四).監(jiān)理文件資料涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。
(五).項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理。
04監(jiān)理資料的分冊管理依據(jù)
1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理資料按六冊分類整理。
2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013
發(fā)布:2013年5月13日 實施：2014年3月1日
3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13（J）/T161--2014
發(fā)布:2014-06-25 實施：2014-08-01
第一冊（共7項內(nèi)容）
1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標(biāo)的應(yīng)附監(jiān)理中標(biāo)通知書)；工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。
2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)
3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表
4、施工許可證
5、項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1) 及監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。
6、合同爭議處理意見
7、合同變更資料
第二冊（共8項內(nèi)容）
l、勘察設(shè)計文件
2、設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要
3、工程變更單(C.0.2)
4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報審表(B.0.3)
5、施工組織設(shè)計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)
6、分包單位資格報審表(B.0.4)
7、施工機(jī)械和設(shè)施/計量設(shè)備報審表(B.0.8)
8、試驗室報審表(B.0.6)
第三冊（共14項內(nèi)容）
1、監(jiān)理規(guī)劃
2、監(jiān)理實施細(xì)則
3、監(jiān)理月報
4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)
5、工程質(zhì)量評估報告
6、監(jiān)理工作總結(jié)
7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會
8、工程質(zhì)量事故報告單
9、工程質(zhì)量事故處理方案報審
10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)
11、監(jiān)理通知單(A.0.3) 監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單 (B.0.11)
12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4) 監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單 (B.0.11)
13、施工單位申請表
14、監(jiān)理日志
第四冊（共5項內(nèi)容）
l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)
2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審 (B.0.7)
(有見證取樣送檢資料的附在相應(yīng)的報審表后)
3、報審、報驗單(B.0.9)
4、分部工程報驗單(B.0.10)
5、旁站記錄(A.0.7)
第五冊（共6項內(nèi)容）
l、工程款支付報審表(B.0.13)
2、工程款支付證書(A.0.9)
3、索賠意向通知書(C.0.4)
4、費用索賠報審表(B.0.15)
5、施工進(jìn)度計劃報審表(B.0.14)
6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)
第六冊（共5項內(nèi)容）
l、監(jiān)理臺帳
2、收、發(fā)文登記表
3、工程資料的照片及聲像資料
4、其它監(jiān)理資料(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理資料)
5、D類表(項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)考核評價用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161-2014)
05監(jiān)理資料的移交
依據(jù)：《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》
需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理資料
1、工程開工報審表(B.0.2)
2、工程復(fù)工報審表(B.0.3)
3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)
4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)
5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審 (B.0.7)
6、工程質(zhì)量事故報告單；
7、工程質(zhì)量事故處理方案報審表；
8、工程暫停令(A.0.6)
9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)
10、監(jiān)理規(guī)劃
11、監(jiān)理實施細(xì)則
12、合同爭議處理意見
13、合同變更資料
14、工程質(zhì)量評估報告
15、監(jiān)理工程總結(jié)
16、工程變更單(C.0.2)
17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔資料
