大量的項(xiàng)目交付過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目交付的進(jìn)度于計(jì)劃有較大的偏差,導(dǎo)致這種偏差的原因往往是多種多樣的,排除掉各個(gè)項(xiàng)目不同的因素之后,一般常見的引起進(jìn)度失控的原因是下面這五種錯(cuò)誤。

 錯(cuò)誤1:里程碑設(shè)置不充分

缺少里程碑,讓進(jìn)度難以控制。很多項(xiàng)目經(jīng)理的進(jìn)度設(shè)置依賴寬泛的時(shí)間范圍,比如將節(jié)點(diǎn)設(shè)置為在項(xiàng)目的結(jié)束時(shí)刻;快臨近截止交貨日期;在一個(gè)新階段的開始。

里程碑的主要作用是用來作為進(jìn)度控制和監(jiān)測的工具,它可以輕松的跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃中的關(guān)鍵點(diǎn),快速可視地查看日程安排是不是在計(jì)劃中,如果里程碑設(shè)置的不夠,那么項(xiàng)目的進(jìn)展報(bào)告就很難形成。

改進(jìn)建議:確保項(xiàng)目里程碑在整個(gè)項(xiàng)目交付過程中中均勻分布,以便定期檢查進(jìn)展情況。

錯(cuò)誤2:不考慮資源的可用性

有的時(shí)候,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃看起來很漂亮,也有明確的里程碑,項(xiàng)目經(jīng)理在做計(jì)劃時(shí)沒有犯其它常見的錯(cuò)誤,但是,真正在落實(shí)到項(xiàng)目實(shí)施的過程中的時(shí)候,出現(xiàn)了資源不可用。

在規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)候,要考慮項(xiàng)目成員是否真正的投入到這個(gè)項(xiàng)目中來,有的突然去休假,有的被安排了一段時(shí)間的培訓(xùn),還有的可能存在家庭原因?qū)е聼o法正常上班等等。

改進(jìn)建議:對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說可以采取相應(yīng)的人員調(diào)度系統(tǒng)來安排資源,同時(shí)需要將進(jìn)度計(jì)劃及時(shí)公開并傳達(dá)到每個(gè)項(xiàng)目成員,提前做好資源風(fēng)險(xiǎn)管理。

錯(cuò)誤3:不使用基線

沒有基線就沒有比較,每更新一次進(jìn)度計(jì)劃表,就要與之前的版本進(jìn)行對(duì)比,看之間存在差異。將其記錄并充分分析,下次再出現(xiàn)類似的情況就會(huì)考慮更全面。

基線的真正意義在于幫助項(xiàng)目經(jīng)理吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),達(dá)到進(jìn)行整體監(jiān)測和控制的目的。

改進(jìn)建議:重大計(jì)劃更改,項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)隨之更新基準(zhǔn)。建立變更控制管理流程,一旦出現(xiàn)變更,對(duì)原來的基線進(jìn)行備注說明,包括產(chǎn)生變更的背景、影響范圍和相關(guān)記錄。

錯(cuò)誤4:沒有定期更新狀態(tài)

很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為計(jì)劃的實(shí)用性不強(qiáng),因?yàn)橛?jì)劃趕不上變化,但實(shí)際上,這是因?yàn),他們認(rèn)為計(jì)劃是“死的”,不可變更的。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行中,做到哪一階段,項(xiàng)目整體完成情況,都是需要及時(shí)在計(jì)劃中進(jìn)行體現(xiàn)的。只有這樣,才能根據(jù)目前狀況及時(shí)完善下一步的工作計(jì)劃。

如果項(xiàng)目經(jīng)理不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行定期更新,那么一旦出現(xiàn)問題就無法對(duì)新事物做出反應(yīng)。

改進(jìn)建議:項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃不能只更新任務(wù)是否完成,需要添加更多的細(xì)節(jié),需要定期對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行了解和溝通。對(duì)計(jì)劃始終保持最新的狀態(tài)來增加準(zhǔn)確性,這樣的話會(huì)對(duì)其他的模塊產(chǎn)生同樣的好處。

錯(cuò)誤5:進(jìn)度計(jì)劃中的任務(wù)缺少關(guān)聯(lián)

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉或者跨行業(yè),導(dǎo)致對(duì)于項(xiàng)目中的具體流程不清楚,就會(huì)造成其制定的計(jì)劃存在一些邏輯上的偏差。在實(shí)際工作中,也會(huì)造成工作流程或責(zé)任分配上的麻煩。

 改進(jìn)建議:深入業(yè)務(wù)和行業(yè),聽取團(tuán)隊(duì)成員和其他部門的意見和建議,充分溝通,制定行之有效的進(jìn)度計(jì)劃表。