監(jiān)理過程實質上也是信息資料管理的過程。監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎是信息。監(jiān)理資料管理是建設工程信息管理的一項重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項目目標實施“三控兩管一協(xié)調”以及安全文明施工監(jiān)督的基礎性工作的重要內容之一。監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是評定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責任的證據(jù)，可見，監(jiān)理資料的重要性不言自明。本文根據(jù)筆者在參與工程項目監(jiān)理資料管理的實踐，交流一些個人的認識和心得。

    1  明確責任、專人負責

    總監(jiān)理工程師(以下簡稱“總監(jiān)”)是監(jiān)理資料管理的責任主體。總監(jiān)應對整個監(jiān)理資料的管理提出目標要求，提出指導性意見，在實施過程中隨時檢查，關心監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔工作，同時指定專人具體實施。

    監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是難以做好這項工作的。監(jiān)理機構內部必須明確分工，如專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關監(jiān)理資料(含附件)的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監(jiān)理資料的驗收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進行，項目監(jiān)理機構應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。

    2  不斷提高資料管理員的業(yè)務能力和管理水平

    資料管理員的工作不是單會電腦操作就可以做的。懂電腦操作是開展資料管理工作的基礎。只有了解建筑工程技術資料和監(jiān)理基本知識才知道要處理什么資料；了解建筑工程技術、基本建設程序才能知道這些是什么，有什么用，資料之間有什么聯(lián)系；了解文書知識才能知道怎么收文，怎么處理文件；了解檔案管理知識才能懂得怎么整理文件。一個合格的資料管理員應掌握多方面的知識。

    2．1  及時收集，及時整理

    及時性是做好監(jiān)理資料的前提。監(jiān)理資料應隨著工程進展而及時收集、及時整理，杜絕事后突擊整理資料的作法。及時收集、及時整理可以對存在問題及時處理，不足的可以及時補上。及時收集、及時整理，資料的連續(xù)性、系統(tǒng)性好，差錯少；突擊整理則連續(xù)性、系統(tǒng)性差，差錯也多。

    2．2做好承上啟下工作

    資料管理員一定要遵循總監(jiān)的領導，吃透總監(jiān)的意圖，對資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時向總監(jiān)匯報，爭取總監(jiān)的指導和幫助。

    同時，資料員要充分調動監(jiān)理部所有成員的積極性，要求大家都來參與和關心監(jiān)理資料的收集、整理工作。廣大監(jiān)理工程師、監(jiān)理員是第一線的人員，所有監(jiān)理信息都來自他們，所有原數(shù)據(jù)都來自他們，及時向他們收集信息并及時整理、分析，并將結果向他們反饋，對其中需要進一步收集的數(shù)據(jù)向他們提出要求，確保原始資料的全面性和可靠性。

2．3  協(xié)助總監(jiān)查閱監(jiān)理日志和旁站記錄

    查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文如監(jiān)理工程師通知單、開工報告的審批、施工組織設計的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有所記載。

    2．4  對承包單位工程文件的形成、積累、立卷進行監(jiān)督檢查

    為了保證工程順利實施，承包單位也應有專人負責資料的收集、整理、歸檔工作。監(jiān)理資料員重點督促承包單位做好以下工作：

    (1)工序報驗是否跟上工程的進展；

    (2)見證取樣頻率是否滿足有關規(guī)定；

    (3)試驗檢驗報告上的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范設計規(guī)定；

    (4)資料的分類、歸檔是否符合地方檔案館有關規(guī)定；

    (5)督促承包單位及時繪制工程竣工圖。

    3  重視對工程資料的監(jiān)理工作

    在開工前就文件資料的填寫要求、份數(shù)、文件資料傳遞流程等內容在內部統(tǒng)一認識，并與建設單位、承包單位取得一致。所有監(jiān)理人員應該執(zhí)行“工程建設全過程中形成的所有文件資料，統(tǒng)一歸口傳遞到專職人員，進行集中收發(fā)和管理”的這項資料管理工作規(guī)定，以保證對監(jiān)理文件資料的有效管理。

    監(jiān)理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起的，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要工作內容。

    施工資料也是日后施工單位質量責任的證據(jù)。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在第一次工地例會上就要強調施工資料的重要性，要交待有關施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，并爭取獲得業(yè)主的理解和支持。

    4關于監(jiān)理資料的合理分類

    一個新的監(jiān)理項目，現(xiàn)場工作千頭萬緒，該如何開始資料管理工作呢?首先，資料管理員要對監(jiān)理項目的概況有一定的了解，如：工程名稱、規(guī)模、投資，是一個單位工程還是幾個單位工程，有哪些參建單位等，再了解監(jiān)理項目有什么分部工程，主要有哪些專業(yè)，如有沒有鋼結構工程、幕墻工程等。了解上述內容可以大致知道工程涉及到哪些建筑材料，有些什么檢驗、檢測項目等，并根據(jù)工程的實際情況對文件資料進行分類，以便積累資料。

    分類的方法多種多樣，但不論采用何種分類方法，卷內要反映出文件的有機聯(lián)系，卷外要有突出的特征。無論怎樣分類，都以方便工作為原則，靈活處理，便于查找。下面舉幾個分類方法。

    4．1  按機構分類

    (1)先區(qū)分各機構，再按時間先后順序排列；

    (2)上級發(fā)文放在上級各機構文件里，但項目監(jiān)理部對文件作了回復或轉發(fā)，則應留存一份復印件與項目監(jiān)理的復文或轉發(fā)文作為一份文件存放在項目監(jiān)理部的文件里，項目監(jiān)理部的復文或轉發(fā)文在前，被回復的文件或被轉發(fā)的文件(復印件)在后；

    (3)項目監(jiān)理部發(fā)文放在項目監(jiān)理部的文件里，項目監(jiān)理部向上級的請示，上級單位作了批復，則項目監(jiān)理部的請示在前，上級的批復在后；

    (4)下級的文件放在下級，但下級的請示與本級的批復作為一份文件存放在項目監(jiān)理部的文件里，項目監(jiān)理部的批復在前，下級的請示在后。

    4．2按文種分類

    按文件種類分別整理，同種文件放在一起，但要區(qū)分文件所反映的問題。如文件是針對進度(工期)的把它另放進進度(工期)管理的資料里；如文件是針對投資(造價)的，把它另放在投資(造價)管理資料里；如文件是針對涉及圖紙的，把它另放在設計文件里(為了便于查找，可多復印一份備在原種類文件中，也可在目錄中寫明另放文件地方)。

    4．3按分部工程進行分類

    對于材料報審、工程報驗資料，可區(qū)分分部工程進行分類。因為一個項目材料多，專業(yè)多、驗收多，造成的這些資料也多，這樣分類能反映工程的構造特點，保持這些資料的有機聯(lián)系。

    上述所舉的分類方法，無論哪種都必須將目錄做好，以便查找。

    總之，要做好監(jiān)理資料的管理，總監(jiān)應在提高監(jiān)理人員的素質上予以重視，完善制度，落實責任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。