一、 資料的分類
根據(jù)資料的性質(zhì)把資料進行分類,存放于不同的資料盒中,并在資料盒外貼上具體分類標簽.
1、勘察、測繪、設(shè)計文件
1)工程地質(zhì)勘察報告 2）初步設(shè)計圖紙和說明 3）技術(shù)設(shè)計圖紙和說明 4）審定設(shè)計方案通知書及審查意見 5）施工圖及說明 6）設(shè)計計算書 7）政府部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見
2、招投標文件
      1) 勘察設(shè)計招投標文件 2）勘察設(shè)計承包合同 3）施工招投標文件 4）施工承包合同 5）工程監(jiān)理招投標文件 6）監(jiān)理委托合同
3、開工審批文件
1)建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件 2）建設(shè)工程開工審查表 3）建設(shè)工程施工許可證 4）工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)
4、建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人
1)工程管理機構(gòu)及負責(zé)人名單 2）工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人 3）工程項目施工管理機構(gòu)及負責(zé)人
5、監(jiān)理文件
1)監(jiān)理規(guī)劃 2）監(jiān)理月報表中的有關(guān)質(zhì)量問題 3）質(zhì)量控制 4）分包資質(zhì)審核 5）監(jiān)理通知  6）合同及其它事項的管理 7）監(jiān)理工作總結(jié)
6、施工文件
1)施工組織設(shè)計及其它專項方案 2）圖紙會審紀要 3）施工日志 4）工程圖紙變更記錄 5）工程質(zhì)量檢查評定記錄 6）質(zhì)量事故及處理記錄
7、竣工驗收文件
1)單位工程質(zhì)量驗收記錄 2）竣工驗收證明書 3）竣工驗收報告 4）竣工驗收備案表 5）工程質(zhì)量保修書
8、竣工圖
1)建筑竣工圖 2）結(jié)構(gòu)竣工圖 3）裝修工程竣工圖 4）電氣工程竣工圖 5）給排水工程竣工圖 6）采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖 7）燃氣工程竣工圖
9、來往函件
      1)監(jiān)理公司來往函件 2)與施工單位來往函件
10、現(xiàn)場簽證資料
    1）工程量收方記錄   2）零星記工
二、資料的收集與整理
檔案資料應(yīng)由工程部專職或兼職資料員進行統(tǒng)一收集與整理，并妥善保管。
1、檔案資料管理人員應(yīng)主動收集齊全所有工程資料原件。
2、所有資料應(yīng)根據(jù)分類建立查閱目錄，并即時進行編碼登記，編碼須按順序用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。
3、檔案資料整理時書寫的字體必須是仿宋體且字跡清晰工整。
三、資料的收發(fā)
1、須下發(fā)的公司文件或資料由檔案管理員在發(fā)文簿上登記下發(fā)給相關(guān)單位資料管理人員并要求簽字。收到的設(shè)計類、技術(shù)類文件由檔案管理人員簽收并登記，其它涉及經(jīng)濟、工期的相關(guān)文件及函件由工程部經(jīng)理審閱同意后簽收。
2、檔案資料管理員在收到文件后，應(yīng)立即將文件交工程部經(jīng)理審閱，并根據(jù)需要復(fù)印送達相關(guān)人員。
四、資料的保管
1、檔案資料收集整理后應(yīng)立即放入檔案柜，不得放置于其外。2、檔案資料柜的鑰匙由檔案管理人員保管，不得外借他人。
3、工程部其它人員須使用或借閱檔案資料的，應(yīng)在檔案管理員處登記，并及時歸還。
4、工程完工備案后，應(yīng)將本工程檔案資料完整移交公司檔案庫封存。