開好工地監(jiān)理會議是工程項目管理中的一項重要工作。在工程項目建設施工過程中，為保證施工進度、質(zhì)量和安全，合理調(diào)配資源，降低施工費用等，需要經(jīng)常召開工地監(jiān)理會議。建設工程監(jiān)理規(guī)范對工地監(jiān)理會議的內(nèi)容也作出了明確的規(guī)定。但在實際上由于各種原因，工地監(jiān)理例會的效果往往達不到預期目的，解決不了工程中的實際問題，使工地例會沒有起到應有的作用。因此，如何提高工地監(jiān)理會議的效率和質(zhì)量，應該引起我們的高度重視，并要進行認真的思考和探討。
　　一、工地監(jiān)理會議存在的主要問題和原因
　　工地監(jiān)理會議是經(jīng)監(jiān)理與業(yè)主代表、施工單位項目經(jīng)理協(xié)商一致，由總監(jiān)主持和定期召開的工地例會。與會人員有總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)、監(jiān)理工程師、項目經(jīng)理、各專業(yè)技術負責人以及業(yè)主代表，必要時還可邀請分包商和材料供應商參加。工地監(jiān)理會議的目的有兩個，一是協(xié)調(diào)施工組織，解決施工問題，發(fā)布施工指令；二是通過建設各方的相互溝通，達到相互理解、相互配合和相互支持。會議的任務是：對建設項目實施“三控三管一協(xié)調(diào)”(質(zhì)量、進度、費用三控制，安全、合同、信息三管理，協(xié)調(diào)關系和解決問題)，以確保工程目標的實現(xiàn)。
　　根據(jù)建設工程監(jiān)理規(guī)范的要求，工地監(jiān)理例會應包括以下主要工作內(nèi)容：檢查上次例會議定事項的落實情況，分析某些事項未完成的原因；檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進措施；檢查工程量核定及工程款支付情況；解決需要協(xié)調(diào)的有關事項；其他有關事宜。由上可知，工地監(jiān)理會議是關系到工程施工進度、質(zhì)量和費用投入是否偏離目標，以及參建各方能否協(xié)調(diào)一致，并實現(xiàn)有效合作的一個相當重要的會議。
　　1、主要問題
　　由于多種原因，工地監(jiān)理會議往往難以達到上述目的。從面上看，主要有以下幾種情況：
　　(1)隨意缺席，溝通不暢。一些承包商的應與會人員往往以種種理由缺席，或者委托其他人員充數(shù)代為參加，甚至有時到會的僅項目經(jīng)理一人，使工地監(jiān)理會議的質(zhì)量大打折扣，難以達到溝通的目的。
　　(2)施工單位在匯報時，往往對質(zhì)量和進度中存在的問題避重就輕，不反映實際情況。
　　(3)優(yōu)柔寡斷，久拖不決。同樣的問題，在會議上多次提出卻得不到及時解決，導致目標值嚴重偏離。
　　2、原因分析
　　如果對此作一番認真的思考和分析，就可以知道這些情況的出現(xiàn)有其深層次的原因：
　　(1)對召開工地監(jiān)理會議的目的意義認識不足。主要表現(xiàn)在施工單位的項目部管理人員缺乏全局觀念，有的甚至認為只要業(yè)主滿意就行，監(jiān)理滿意不滿意無所謂，對監(jiān)理的意見不予重視，甚至是置若罔聞，故而直接導致會議的質(zhì)量下降，達不到預期效果。這種現(xiàn)象若得不到及時糾正，長此以往，與會者勢必對會議召開感到厭倦疲沓，結果造成惡性循環(huán)。
　　(2)利益驅(qū)動，不顧全局。出于自身利益的考慮，一些施工單位或參建方常常不肯真實地反映施工中出現(xiàn)的某些問題，致使信息失真，決策失誤。
　　(3)事先對會議程序和匯報內(nèi)容不明確，導致與會人員匯報無主題，匯報內(nèi)容不全面、不具體、不系統(tǒng)，片面性、隨意性很大，或只講自己一方關心的事項，忽視其它；或只報流水帳，抓不住要領，重點不突出；或只講表面工作，而不談下一步打算等，致使會議主持者不能正確而全面地掌握施工進展情況，更不能果斷和準確地作出決策。
　　 (4)會前準備不足，主持人心中無數(shù)，議題漫無邊際。對前段施工情況無講評、無檢查，只能由與會人員在會上信口開河；對下階段工作無安排、無要求，即使提要求也只是泛泛而談，不明確、不具體。會議主持者猶豫不決，少有主見，這是同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時協(xié)調(diào)解決的主要原因。
　　(5)建設單位(業(yè)主)代表越俎代庖，監(jiān)理被擱置一邊。在正常情況下，明智的業(yè)主一般都會將工程中的進度、質(zhì)量、費用及安全等“三控三管一協(xié)調(diào)”的工作委托給監(jiān)理，這樣做，業(yè)主就無須建立龐大的管理機構，可把精力集中于本單位的主要工作上。然而，有的業(yè)主單位花錢請了監(jiān)理，卻不注意發(fā)揮監(jiān)理的作用，仍然習慣于原有陳舊的老套數(shù)、老辦法，自己操辦并主持會議。在工程的具體管理上，又以自我為中心，把監(jiān)理擱置于難以開展工作的地位。其實這樣做，就失去了聘請監(jiān)理的意義，發(fā)揮不了監(jiān)理單位在工程管理上的專業(yè)特長作用。
　　二、提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的對策和措施
　　1、提高對開好工地監(jiān)理會議重要性的認識
　　為開好工地監(jiān)理會議，監(jiān)理工程師應在召開第一次工地監(jiān)理會議時，即向與會人員講明召開工地監(jiān)理會議的目的、作用和意義，統(tǒng)一大家對開好會議的思想認識，并強調(diào)會議的嚴肅性，以共同促進會議效率和會議質(zhì)量的提高。只有在認識一致、目標一致的前提下，與會各方才可做到步調(diào)一致，動作協(xié)調(diào)。這不僅能提高會議質(zhì)量，而且工程的進度、質(zhì)量和費用控制及安全監(jiān)督管理也能得到保證。
　　工地監(jiān)理會議能否高質(zhì)量的召開，施工單位項目經(jīng)理起著至關重要的作用。監(jiān)理工程師應與其保持經(jīng)常性聯(lián)系，加強溝通與協(xié)調(diào)。要充分發(fā)揮項目經(jīng)理的作用，并對其提出嚴格要求，希望他們承擔起相應責任，以保證應與會專業(yè)技術人員的按時到會，并做到能毫無保留和實事求是地反映施工情況，既講成績，也談問題，既講已完成的工作情況，也要談下一步工作打算，同時針對具體問題，提出整改意見和建議。
　　2、建設單位應熟悉工程監(jiān)理工作的有關規(guī)定，支持監(jiān)理在業(yè)主的授權下行使權力并履行職責
　　從根本上來講，支持監(jiān)理的工作亦是支持建設單位自己。而有的業(yè)主代表在召開工地監(jiān)理會議時，把工程中產(chǎn)生的進度和質(zhì)量問題一味地推給監(jiān)理，使監(jiān)理人員在會上相當被動。所以，建設單位有必要在工程項目實施之前，組織工程主管及工程管理人員，尤其是工程主要負責人，學習、熟悉工程監(jiān)理方面的有關知識和規(guī)定，了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、要履行的義務和應承擔的責任。
　　當然，建設單位同時也具有對監(jiān)理工作進行檢查監(jiān)督的責任。當發(fā)現(xiàn)監(jiān)理機構在實施工程監(jiān)理過程中存在問題，如工程建設協(xié)調(diào)不到位，進度、質(zhì)量、施工費用嚴重偏離目標而不能及時糾正，或者與有關單位串通，損害業(yè)主方利益，降低工程質(zhì)量等，業(yè)主有權提出整改意見，或向監(jiān)理單位提出更換監(jiān)理人員的要求。
　　3、監(jiān)理人員應該在會前了解掌握情況，做到心中有數(shù)
　　為開好工地監(jiān)理會議，總監(jiān)理工程師和各專業(yè)監(jiān)理工程師應當十分熟悉工程建設的施工要求，全面掌握工地各方面的工作情況，具體來說，必須做到“四個充分”：
　　 (1)充分熟悉工程合同條款。要了解施工進度要求、質(zhì)量要求、技術規(guī)范和技術要求、安全要求、施工技術方案和各項工作接口，清楚業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方的責任和義務。這是正常和順利召開工地監(jiān)理會議，有效進行施工組織協(xié)調(diào)，解決施工問題的前提和依據(jù)；
　　(2)充分了解工程施工現(xiàn)場情況，做到現(xiàn)場巡視不漏項。各專業(yè)監(jiān)理工程師應按照自己的職責，深入現(xiàn)場，逐項巡查。對日進度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應，以及上次現(xiàn)場會議決定的執(zhí)行情況和整改通知書發(fā)出后的整改情況等，都應該有一個全面的了解；
　　(3)充分做好與各方的會前溝通工作。首先，要制定會議程序；其次，要明確與會各方必須向會議匯報的內(nèi)容，包括資料準備、工程進展、存在問題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項及下一步將采取的具體措施等；再次，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、施工單位(包括分包單位)等各方對工程施工進度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。經(jīng)與會各方一起討論同意后，形成文件，共同加以實施；
　　(4)充分思考，認真分析，理清和確定召開每次工地監(jiān)理會議的總體思路。因為隨著工程建設的深入，時間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都會發(fā)生變化，施工現(xiàn)場每天都有新的進展，施工組織、現(xiàn)場工作形式、涉及的工作情況、出現(xiàn)的實際問題也不同于以往，所以每次工地監(jiān)理會議都會有新的內(nèi)容和議題，召開會議的思路和方法自然也不能千篇一律。為開好每次工地監(jiān)理會議，監(jiān)理人員在會議召開之前，應在總監(jiān)理工程師的主持下召開現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)部會議。各專業(yè)監(jiān)理工程師之間應詳細交流已了解和掌握的信息，并在認真思考分析的基礎上，就如何開好工地監(jiān)理會議提出意見和建議。然后，由會議主持者歸納匯總，明確提出召開工地監(jiān)理會議的總體思路和將要解決的實際問題，以及解決問題的措施或設想。只有準備充分，監(jiān)理才有可能在召開工地監(jiān)理會議時占據(jù)主動地位，發(fā)揮主導作用，工地監(jiān)理會議才有可能達到預期的目的，取得滿意的效果。
　　4、按時開會，認真講評，發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)調(diào)解決　
　　在做好充分準備的基礎上，總監(jiān)要按照上次會議確定的時間召開工地監(jiān)理會議。會議要按程序逐項進行，避免漏項，防止內(nèi)容前后顛倒，混淆不清。會議的重點應該是：　　
　　(1)對上次會議紀要明確要處理的事項予以確認并進行講評，好的給予肯定，差的提出批評；
　　(2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書的措施落實是否到位，資料提供是否齊全；
　　(3)按照匯報內(nèi)容的要求，認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流，并對上次會議以來的工作情況進行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績，對承包商存在的差距和不足應開誠布公地指出，涉及業(yè)主方面的問題也不要回避；
　　(4)針對現(xiàn)場存在的實際問題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務清楚，工作具體，責任明確，措施切合實際，要按照“5Wlh”法，把任務和措施落到實處；
　　(5)指定專人認真做好會議記錄和會議紀要。會后，監(jiān)理應根據(jù)會議記錄，將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行整理，并形成會議紀要。記錄內(nèi)容應真實，簡明扼要。會議紀要經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱簽字后送與會各方會簽，并有簽收手續(xù)。
　　5、監(jiān)理單位對駐場監(jiān)理工程師在加強業(yè)務培訓的同時，還應加強管理知識的培訓
　　監(jiān)理人員在現(xiàn)場的工作都離不開管理，離不開同參與項目建設的各方打交道。這就要求監(jiān)理工程師，特別是總監(jiān)理工程師必須具有較好的協(xié)調(diào)能力，豐富的管理經(jīng)驗，要懂得如何進行溝通，如何進行協(xié)調(diào)，如何與合作者保持融洽的工作關系等。為此，監(jiān)理單位在注重提高監(jiān)理工程師技術水平的同時，還應創(chuàng)造條件，組織監(jiān)理人員開展必要的管理知識培訓，讓他們學些項目管理知識，學會溝通和協(xié)調(diào)，提高他們駕馭現(xiàn)場工作的本領。管理協(xié)調(diào)能力的提高，也會推動工地監(jiān)理會議水平的提高。
　　雖然提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的辦法和手段很多，但關鍵還是取決于總監(jiān)理工程師的管理水平和業(yè)務水平，取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。筆者根據(jù)自己的實踐經(jīng)驗認為，上述五個方面是提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量可走的途徑和采用的方法。且相信，有效的工地監(jiān)理會議不僅可以調(diào)動與會人員的積極性，而且可以促進各單位之間的關系更加融洽，協(xié)調(diào)各項工作進展，從而使現(xiàn)場監(jiān)理工作走上良性循環(huán)，真正實現(xiàn)對工程進度、質(zhì)量、費用的嚴格控制和對安全生產(chǎn)的監(jiān)督管理。