建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法（施工階段）
為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。
第一條 建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。
第二條 建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。
第三條 監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。
第四條 為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：
D J 2 0 1 0 2 0 1
第1位：D 含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；
第2位：填寫字母J或S。J 含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；
第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示。“1” 代表工程準備階段文件；“2” 代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4” 代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；
第4、5 位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等 。
第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。
第8、9位：為文件流水號。
本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。
第五條 一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：
1 工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責人名單；
2 施工合同文件及委托監(jiān)理合同；
3 勘測設(shè)計文件；
4 施工許可證和安全許可證；
5 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；
6 分包單位資格報審表；
7 設(shè)計交底及圖紙會審會議紀要；
8 施工組織設(shè)計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表；
9 工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；
10 測量核驗資料；
11 工程進度計劃及控制資料；
12 工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料；
13 施工試驗資料；
14 設(shè)計變更和工程變更資料；
15 隱蔽工程驗收記錄；
16 工程計量單和工程支付證書；
17 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；
18 各種報驗申請表；
19 監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；
20 質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；
21 檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；
22 索賠文件資料；
23 竣工結(jié)算審核意見書；
24 工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告；
25 監(jiān)理工作總結(jié)；
26 鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應保存的文件內(nèi)容。
第六條 歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。
第七條 監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。
第八條 監(jiān)理檔案應有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。
第九條 外單位來所查閱或復印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經(jīng)所主管領(lǐng)導批準。
