1.工程監(jiān)理資料是在施工監(jiān)理過程中逐步形成的，而整個(gè)項(xiàng)目施工監(jiān)理過程環(huán)節(jié)多且繁雜，專業(yè)各異。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)監(jiān)理工作服務(wù)范圍和內(nèi)容及監(jiān)理資料特點(diǎn)，做好各專業(yè)監(jiān)理工作職責(zé)明確分工，落實(shí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部資料管理責(zé)任制度。
2.項(xiàng)目總監(jiān)理工程師（總監(jiān)代表）為項(xiàng)目監(jiān)理資料的總負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目部應(yīng)指定專職或兼職資料員具體管理。項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)親自主持、指導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理工作，應(yīng)經(jīng)常審核和檢查項(xiàng)目監(jiān)理資料的填寫、收集、整理、歸檔等情況。
3.專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)隨工程項(xiàng)目的進(jìn)展和工程實(shí)際，按設(shè)計(jì)施工圖紙及施工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求負(fù)責(zé)簽認(rèn)、收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，不得接受涂改的報(bào)審資料。
4.監(jiān)理資料管理人員應(yīng)及時(shí)對各專業(yè)監(jiān)理資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和檢查驗(yàn)收，并分類、分專業(yè)建案卷盒，按規(guī)定編目、整理。監(jiān)理資料在收集過程中一般按三套（主要指監(jiān)理表頭，施工單位申報(bào)附件資料只需一套）留存；其中一套為原件移交檔案館留存；兩套為復(fù)印件，分別移交建設(shè)單位、監(jiān)理單位留存；資料紙質(zhì)幅面為A4，要求字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)齊全規(guī)范。
5.項(xiàng)目監(jiān)理人員因工作休假、調(diào)動或離職，必須做好本人工作職責(zé)范圍內(nèi)監(jiān)理資料的移交工作。項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)督促辦理監(jiān)理資料交接工作，對不作交接或交接不清楚造成的一切后果由項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)。
6.由于各地區(qū)各部門對資料管理的要求不同，因此，項(xiàng)目工程開工前，總監(jiān)應(yīng)主動與當(dāng)?shù)貦n案管理、質(zhì)監(jiān)部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求；竣工資料的編制要求，應(yīng)與建設(shè)單位、承建單位對監(jiān)理資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一致意見，以使資料管理符合有關(guān)地方和行業(yè)主管部門的規(guī)定。
7.監(jiān)理文件檔案資料的日常管理應(yīng)做到：“真實(shí)齊全、分類有序、與工程進(jìn)度同步”。監(jiān)理檔案應(yīng)真實(shí)可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛作假、擅自涂改原始記錄。
8.監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工時(shí)間的先后順序整理、分類、立卷和裝訂（或按建設(shè)單位要求），每頁要有編碼，每卷要有目錄；檔案館資料不需裝訂。每個(gè)單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱、建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、編制時(shí)間。
9.項(xiàng)目監(jiān)理資料交檔工作由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)執(zhí)行：檔案館移交單反饋返回后，項(xiàng)目部應(yīng)將反饋單復(fù)印件歸檔到交公司。
10.監(jiān)理資料的日常工作檢查，是公司工程部對項(xiàng)目部工作考核的主要內(nèi)容之一。
11.經(jīng)公司指定做監(jiān)理業(yè)績的項(xiàng)目，監(jiān)理資料交公司留存完整版（詳見監(jiān)理資料歸檔目錄），不做監(jiān)理業(yè)績的項(xiàng)目交公司留存簡化版（詳見監(jiān)理資料歸檔目錄）。項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中，工程施工階段監(jiān)理資料的收集、整理，歸檔應(yīng)按照政府部門及行業(yè)主管部門及公司管理規(guī)定執(zhí)行。
